Datenspeicherung: Massiver Anstieg durch Remote Work verursacht hohe Kosten

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Die durch die Pandemie bedingte Zunahme an Remote Work hat zu einem explosionsartigen Anstieg der Datenspeicherung in Microsoft SharePoint und Teams geführt. Wie eine aktuelle Analyse von Veritas Technologies zeigt, besteht die Gefahr, dass die Datenmengen und damit verbundenen Kosten außer Kontrolle geraten.

• Wie eine Analyse von Veritas Technologies zeigt, hat die Pandemie und die daraus entstandene Zunahme von Remote Work zu einem explosionsartigen Anstieg der Datenspeicherung in Microsoft SharePoint und Teams geführt.

• Aufgrund fehlender integrierter Optionen zur Datenarchivierung stoßen die Unternehmen an die Grenzen der Speicherkapazität.

• Es besteht Handlungsbedarf, sonst kann das 20-Fache an Kosten für die Datenspeicherung entstehen.

Mit dem Ende der Pandemie stehen Unternehmen hohe Kosten bevor, da sie die verstärkte Nutzung von Collaboration-Tools einholt. Davor warnt Veritas Technologies, Anbieter von Multi-Cloud-Datenmanagement. Der Einsatz von Cloud-Collaboration-Diensten wie Microsoft SharePoint hat sich zu Beginn der Pandemie rapide beschleunigt. Allerdings gibt es nur bei wenigen Anbietern solcher Tools auch Optionen für die Archivierung von Daten. Dadurch besteht in vielen Unternehmen die Gefahr, dass ihre Datenmengen außer Kontrolle geraten. Und so auch die damit verbundenen Kosten für die Datenspeicherung.

Denn wer seine nicht benötigten Daten nicht archiviert, muss für deren Speicherung zahlen. Und da die Unternehmen derzeit mit steigenden Energiekosten, Lieferkettenproblemen und dem Arbeitskräftemangel zu kämpfen haben, wiegen diese zusätzlichen Kosten umso schwerer. Das Problem ließe sich zwar mit Lösungen von Drittanbietern zur automatischen Archivierung von alten Daten aus Cloud-Diensten beheben. Dies ist vielen Firmen aber nicht bewusst.

Datenspeicherung: Collaboration-Tools ohne Archivierungsfunktion

 „Zu Beginn der Pandemie setzten viele Unternehmen auf Cloud-Collaboration-Tools, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, remote zu arbeiten. Infolgedessen ist die Zahl der SharePoint-Konten bis Ende 2020 auf über 200 Millionen angestiegen“, erklärt Ralf Baumann, Country Manager Germany bei Veritas Technologies. „Die Firmen hätten einen Großteil der Daten, die in der Pandemie angefallen sind, inzwischen längst archiviert. Wenn diese auf den eigenen Servern liegen würden. Da aber viele Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud einschließlich SharePoint keine native Archivierungsfunktion haben, sammeln sich die Daten auf teuren, sogenannten Hot Data Storages. Das bedeutet, dass Unternehmen dafür bezahlen, jeden Team-Chat von jedem Mitarbeiter jahrelang auf der teuersten Speicherebene zu sichern.“

Hot Storage verursacht hohe Kosten

Hot Storage bezieht sich auf Speichermedien, die einen schnellen und einfachen Zugriff auf Daten bieten. Diese basieren in der Regel auf Premium-Hardware mit hoch-optimierter Konnektivität. Bei Cold Storage dagegen kommen kostengünstigere Medien wie Bänder zum Einsatz, um Daten für Compliance-Zwecke zu speichern. In der Regel werden diese offline aufbewahrt und sind nur wenigen Mitarbeitern zugänglich.

Baumann erläutert: „Collaboration-Lösungen wie SharePoint und Teams haben den Unternehmen geholfen, die Pandemie zu überstehen, und die Art und Weise verändert, wie wir arbeiten. Niemand sollte aus Kostengründen darauf verzichten, sie weiter zu nutzen. Sinnvoller ist es, sie erschwinglich und praktisch einzusetzen – mithilfe der Archivierung durch Drittanbieter. Auf diese Weise lassen sich ungenutzte Daten in einen Cold Storage verschieben, während sie gleichzeitig durchsuchbar und zugänglich bleiben.“

Datenspeicherung mit Cloud-basiertem Datenmanagement

Mit Cloud-Datenmanagement-Tools wie NetBackup SaaS Protection von Veritas Technologies lassen sich archivierungsfähige Daten problemlos auf kostengünstigere Speicherebenen verschieben – auch innerhalb der Cloud-Plattform, die das Unternehmen bereits für seine aktuellen Daten nutzt.  Alle Anforderungen an den Datenschutz und die Datensouveränität werden dabei eingehalten.

„Der Speicherplatz ist schätzungsweise bis zu 22-mal billiger, wenn ein Unternehmen nicht mehr für zusätzliche Kapazität in SharePoint bezahlt, sondern seine Daten auf kostengünstigeren Speicherebenen archiviert“, erläutert Baumann. Seine Angabe basiert auf dem gängigen monatlichen Preis von 153 US-Dollar pro TB für SharePoint-Overages im Vergleich zu den angegebenen Kosten von 676 US-Dollar für 100 TB gebuchte Azure-Storage- Kapazitäten über drei Jahre in einem Cold Tier.

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