Datenvisualisierung: Wie Unternehmen das Ausgabenmanagement optimieren

Anbieter zum Thema

FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

d.velop AG

Esker Software Entwicklungs-und Vertrieb

Manuelle Unternehmensprozesse sind mühsam und teuer. Vor allem die Buchhaltung scheint häufig noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen. So verschicken Unternehmen noch immer ein Drittel ihrer Rechnungen in Papierform. Ob Post oder Fax – das ist nicht gerade nachhaltig und bindet Arbeitszeit durch manuelle Prozesse.

Durch Digitalisierung und Datenvisualisierung manueller Prozesse lassen sich die Kosten der Datenadministration erheblich reduzieren. Außerdem helfen diese Ansätze bei der weiteren Kostenoptimierung. Ein geringer Verwaltungsaufwand und hohes Interpretationspotenzial sind die Leitlinien eines erfolgreichen Datenmanagements.

Unternehmen, die das Ziel des Kostencontrolling durch Digitalisierung verfolgen, sind gut beraten einem Prinzip zu folgen: Den Verwaltungsaufwand klein halten und dabei das größtmögliche Interpretationspotenzial entfalten. Besonders in der Buchhaltung kann dieses Prinzip der Umstrukturierung zu nachhaltigem Erfolg verhelfen. Diesem Prinzip folgend lassen sich vier zentrale Impulse identifizieren, die zu einem digitalen und effizienteren Arbeitsalltag führen können:

1. Datenvisualisierung: Mehr Offenheit für mehr Produktivität

Durch umfassende Transparenz der Daten lassen sich die Entscheidungswege verkürzen. Wenn die Informationshoheit bei allen Mitarbeitern liegt, dann liegt auch die Verantwortung für die Daten bei allen Beteiligten. Zu diesem Zweck müssen alle Daten zentral gespeichert werden. Der Zugriff sollte allen Mitarbeitern gleichermaßen möglich sein. So werden die richtigen Personen mit den richtigen Daten versorgt. Auf diese Weise kann das Wissen des Einzelnen zum Wissen des gesamten Unternehmens werden - wovon jeder Einzelne in seinem Arbeitsalltag profitiert. Hat beispielsweise das Management direkten Zugriff auf Datenanalysen aus der Buchhaltung, dann lassen sich daraus schnell und unkompliziert Handlungsoptionen ableiten.

2. Empowerment für Team und Unternehmenskultur

Mit dem Zugriff auf die Daten geht auch eine Übertragung der Verantwortlichkeiten einher. Das gilt es zu berücksichtigen, wenn jede*r Mitarbeiter*in am Datenmanagement beteiligt ist. Ohne eine Unternehmenskultur, in der jede Person zur Mitarbeit befähigt wird, kann keine Datentransparenz gelingen. Wenn alle Daten produzieren, dann muss auch jeder in der Lage sein diese zu interpretieren. Es reicht nicht aus, die Informationen in unübersichtlichen Tabellen den Mitarbeiter*innen zur Verfügung zu stellen. Die Daten müssen visualisiert werden, sodass sie für jeden greifbar sind. Denn nur wer die Daten verstehen kann, ist befähigt mitzuarbeiten.

3. Neue Arbeitsmodelle – mobil und dezentral

Die Corona-Pandemie hat einmal mehr verdeutlicht, dass dezentrales Arbeiten in Zukunft einen immer größeren Teil unseres Arbeitsalltages einnehmen wird. Eine Studie der DAK zeigt auf, dass die Mehrheit der Mitarbeiter im Homeoffice produktiver arbeitet als im Büro. Trotzdem können sich die Vorteile des Arbeitens im hybriden Arbeitsmodell nur voll entfalten, wenn die wichtigen Daten visualisiert werden. Mithilfe der Datenvisualisierung sind Mitarbeiter auch von Zuhause, aus dem Café nebenan oder aus dem Zug in der Lage, wichtige Daten einfach zu verstehen und mit diesen zu arbeiten.

4. Durch Datenvisualisierung Synergien schaffen

Es ist ein altbekanntes Problem: Man bekommt Daten aus einer anderen Abteilung oder einem fachfremden Bereich und weiß nicht, was deren Kerninformation ist. Ermüdende Tabellen und Listen oder Grafiken, deren Aussagen sich einem nicht erschließen, können zu Verständigungsproblemen zwischen den Fachbereichen führen. Datenvisualisierung kann dabei helfen, komplexe Sachverhalte zu verstehen. Auch Fachfremden fällt es so leichter Zusammenhänge zu erfassen und die Daten zu interpretieren. So entstehen Synergien zwischen einzelnen Abteilungen: Budgets und Strategien lassen sich abteilungsübergreifend abstimmen. Zum Beispiel lassen sich auch durch übersichtliches Data-Sharing zwischen Marketing und Sales Synergien nutzen: Die visualisierten Marketingdaten helfen der Sales-Abteilung Kunden zielgerichteter anzusprechen und den effizientesten Weg zum Geschäftsabschluss zu finden. Denn noch immer sagen 42 Prozent der Konsumenten, dass Online-Werbung nicht auf sie persönlich zugeschnitten ist.

Durch digitalisierte Prozesse Kosten einsparen

Es gibt viele Möglichkeiten, aus brachliegenden Daten wertvolle Wettbewerbsvorteile zu erzielen: Durch Digitalisierung und Datenvisualisierung sind diese leicht verständlich und können einer breiten Masse an Mitarbeitern leicht bereitgestellt werden. So lässt sich ein adäquater Überblick gewinnen. Eine Übersicht über die Ausgaben ist hilfreich, um Opportunitäten zu erkennen: Wo geben Mitarbeiter Geld aus? Wo laufen Subscriptions, die vielleicht nicht nötig wären? Welche Zulieferer sind die Hauptkostentreiber und würden sich Nachverhandlungen lohnen? Durch eine verständliche Übersicht lassen sich Ausgaben in der Buchhaltung und anderen Bereichen schlank und effizient gestalten. Unnötige Ausgaben werden früh erkannt und gestoppt, wichtige Ressourcen für die Zukunft des Unternehmens geschaffen. (sg)

Lesen Sie auch: Kostenmanagement: IT-Bereich spürt den langen Schatten von Covid-19

Über den Autor: André Reimers ist Head of Sales Deutschland bei Pleo. Pleo ist Anbieter einer intelligenten Plattform für alle Unternehmensausgaben und bietet Mitarbeitern virtuelle und physische Pleo-Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets. Excel-basierte Spesenabrechnungen, Barkassen und fehlende Belege gehören damit der Vergangenheit an. Manager und Buchhalter erhalten eine Übersicht sämtlicher Ausgaben in Echtzeit und können alle Daten inklusive der Belege über einen Export oder eine nahtlose Integration ins Buchhaltungssystem überführen. (sg)