Digitalisierungsstrategie: 3 Ansätze, die den höhsten ROI versprechen

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Digitalisierung ist notwendig – ohne Frage – aber wie lassen sich Digitalisierungsinitiativen möglichst effektiv anpacken, damit sie nicht zum Fass ohne Boden werden? Ansätze für eine effektive Digitalisierung.

Die große Mehrheit der Unternehmen sieht eine Digitalisierungsstrategie mittlerweile als Notwendigkeit an und die Digitalisierung generell als Chance. Trotzdem stehen mehr als die Hälfte der Unternehmen noch am Anfang der Umsetzung. Daher stellt sich die Frage, wo man am besten ansetzt. Um bei den Budgetverantwortlichen sowie bei der Belegschaft Fürsprecher zu gewinnen, empfiehlt es sich, Digitalisierungsprojekte zu priorisieren und mit Bereichen zu starten, bei denen mit überschaubarem Aufwand ein schnell sichtbarer Nutzen erzielt werden kann. Ein schnell erzielter return on investment (ROI) fördert auch die Akzeptanz der Technologie im Unternehmen.

1. Digitalisierungsstrategie: Elektronische Rechnungen

In vielen Unternehmen quellen nach wie vor die Ablagen mit Eingangsrechnungen in Papierformat über, was die Verarbeitung und Freigabenaufwändig macht. Rechnungen müssen manuell erfasst, den richtigen Bestellungen zugeordnet und für die Freigabe zugeteilt werden. Die Folgen sind lange Bearbeitungszeiten, hohe Fehlerquoten und unnötig hohe Kosten – unter anderem verursacht durch nicht in Anspruch genommene Skonti. Daher ist die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ein beliebter Ansatzpunkt.

Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile: Neben einem geringen Papierverbrauch entfallen Versand- und Archivierungskosten, Archivierungspflichten sind leichter umzusetzen und Verteil- und Freigabeworkflows werden vereinfacht. Bei einer digitalen Erfassung von Papierdokumenten sowie bei digital eingehenden Dokumenten, werden eingehende Rechnungen mit Hilfe einer OCR-Komponente (Texterkennung) analysiert, die Belegdaten automatisch extrahiert und den jeweiligen Rechnungen zugeordnet. Anschließend wird die Rechnung automatisch an den jeweils verantwortlichen Kostenstellenleiter zur Prüfung weitergeleitet. Nachdem dieser die Rechnung freigegeben hat, werden Beleg und Buchungssatz automatisch an die Finanzbuchhaltungs-Software übergeben, wo die Rechnung entsprechend verbucht wird und nachliegende Prozesse angestoßen werden können.

Neben kürzeren Durchlaufzeiten gewährleistet diese Digitalisierungsstrategie eine bessere Übersicht über den aktuellen Rechnungseingang sowie eine höhere Transparenz und Auffindbarkeit der Belege. Außerdem können die Prozesse standortübergreifend schnell und effizient ablaufen.

2. Digitales Vertragsmanagement

Ein weiterer Ansatzpunkt ist ein digitales Vertragsmanagement. Unternehmen erhalten so die volle Kontrolle über den Lebenszyklus all ihrer Verträge: Von der Vertragserstellung, über die geordnete Ablage bis zur Archivierung ist alles strukturiert. Mitarbeiter finden umgehend die Daten und Dokumente, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen – und das standortübergreifend.

Insbesondere wenn innerhalb der Vertragsakte auch Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten hinterlegt werden, wird der Mehrwert der digitalen Vertragsverwaltung deutlich: das System kann die verantwortlichen Mitarbeiter frühzeitig und proaktiv informieren und so das Risiko, eine Kündigungsfrist zu versäumen oder einen ablaufenden Vertrag nicht rechtzeitig zu verlängern, entsprechend reduzieren. Die gesetzeskonforme Archivierung der relevanten Vertragsdokumente wird dabei quasi „nebenbei“ sichergestellt. Auch Änderungen an den Vertragsdokumenten – insbesondere während der Entstehung neuer Verträge – sowie auch Vertragsfreigaben lassen sich in der digitalen Vertragsakte leicht und transparent nachvollziehen. Interessant kann auch eine mögliche Prozessanbindung sein – beispielsweise eine Einbindung der Vertragsakte in „Purchase-to-Pay-Prozesse“, bei denen häufig bereits bei der Bestellanforderung (BANF) oder auch in der Genehmigungsphase ein Zugriff auf Lieferantenverträge notwendig ist. Auch hier kann eine nahtlose Integration zu kürzeren Durchlaufzeiten, weniger Medienbrüchen und vor allem zu einer höheren Entscheidungssicherheit führen.

3. Digitale Personalakten

Bei Personalunterlagen sammeln sich buchstäblich Berge aus digitalen und Papierdokumenten. Hier den Überblick zu behalten, ist schwierig: Fehlt bei einem Mitarbeiter noch der Versicherungsnachweis oder die Verschwiegenheitserklärung? Welche Dokumente liegen in welcher Akte? Sind alle Pflichtdokumente vorhanden? Sind die strengen Vorgaben in Bezug auf die Aufbewahrung und auch die Löschung erfüllt? Eine Digitalisierungsstrategie mit Einbindung in ein Dokumentenmanagementsystem schafft weitreichende Vorteile. Nahe­liegend ist der schnelle Zugriff auf Informationen ohne Gang in den Akten-Keller – mit intelligenten Suchfunktionen anstatt des manuel­len Durchforstens von Papierbergen. Hinzu kommt die rechtssichere Archivierung unter Berücksichtigung aller Compliance-Vorgaben als weiteres Argument. Das Management von Fristen für die Aufbewahrung oder die Löschung von Daten ist digital wesentlich besser umsetzbar.

Als zusätzlicher Nutzen lässt sich die Übersicht über die Belegschaft verbessern: etwa in Bezug auf die bestehenden Qualifikationen von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen, was im Hinblick auf den Fachkräftemangel und interne Weiterbildung immer wichtiger wird. Auch für eine mögliche Einbindung der Personalakte in weitere digitale Prozesse stellt die digitalisierte Personalakte einen wesentlichen Baustein dar. Beispiele dafür sind das ERP-System, das Workforce-Management oder ein System für Mitarbeiterentwicklung und Schulungen

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Der Autor Manfred Terzer ist Gründer und CEO von Kendox.