Dokumentenmanagementsystem: Proxess bringt Release mit Integrationstool für Drittsysteme

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Mit dem Release 2022 R1 optimiert Proxess sein Dokumentenmanagementsystem Proxess DMS für effiziente Prozesse in Unternehmen. User profitieren von vielfältigen Modifikationen für ein vereinfachtes Handling, aber auch durch eine Integration von Drittsystemen sowie die Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Im Zuge des Updates hält das Dokumentenmanagementsystem Proxess DMS zahlreiche Neuerungen bereit, durch die Unternehmen ihre digitale Transformation noch effizienter gestalten: Allen voran der neue Dokumentradar. Über diesen lassen sich mit einem Klick alle mit einem ausgewählten Dokument in Verbindung stehenden Dokumente anzeigen, wie etwa zu einem Auftrag gehörende Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen oder Korrespondenz. Der Dokumentradar erweitert so die eigentliche Trefferliste um einen 360 Grad-Blick rund um das ausgewählte Dokument.

Zudem hat Proxess die gesamte grafische Oberfläche für die Webserver-Einstellungen modernisiert, was die Einrichtung intuitiver und nutzerfreundlicher macht. Vor allem Administratoren dürften sich über neue Business Tools, wie den Proxess Job Server, die Proxess E-Rechnung und die Verarbeitung von XRechnungs- und ZugFerd-Formaten freuen, die das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen abrunden.

Dokumentenmanagementsystem: Integration in Microsoft Office 365

Auch die Integration in die Microsoft Office 365 Suite wurde ausgebaut. Anwender können neben E-Mails aus Outlook 365 nun auch Dateien aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint 365 direkt archivieren. Den Funktionsumfang der Add-Ins haben die Entwickler ebenfalls erweitert. Schnellablagen und der Rückgriff auf Stammdaten machen die individuelle Ablage hier noch komfortabler und schneller. Die Integrationen für die 365-Programme sind als kostenlose Add-Ins im Microsoft Store verfügbar. Ebenfalls kostenfrei kann die App über den Apple App Store oder den Google Play Store auf das eigene Mobilgerät heruntergeladen werden.

Mit Proxess ist nun die qualifizierte Signatur von Scan-Dokumenten möglich. Um den rechtlichen Anforderungen einiger EU-Länder Rechnung zu tragen, lassen sich Papierdokumente über den Proxess Scan Client einscannen, automatisiert mit einer digitalen, qualifizierten Signatur versehen und archivieren.

Neue Integrationsplattform Proxess Hub

Das Proxess DMS wird strategisch um ein neues Integrationstool für Drittsysteme wie ERP und FIBU erweitert. Basierend auf der Technologie des Microsoft BizTalk Servers bietet das neue Tool Proxess Hub gerade in hybriden Umgebungen die perfekte Lösung zur einfachen Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, für die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten aus und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Dabei gibt sich PROXESS Hub äußerst flexibel: Je nach Anforderung ist das Tool On-Premises oder via Cloud im Einsatz und arbeitet wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-Live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem Proxess Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

Dokumentenmanagementsystem: Integration in Microsoft Dynamics 365

Auf dieser Basis wurde auch ein neues Modul für Microsoft D365 Business Central geschaffen. Mit der Integration von Proxess DMS in Business Central werden ein- oder ausgehende Dokumente rechtssicher und GoBD-konform in Proxess archiviert. Die Dokumente können anschließend sowohl in der gewohnten Business-Central-Oberfläche als auch standortunabhängig und ohne ERP-Zugriff über den Web Client recherchiert und angezeigt werden. Die neue Integration unterstützt nicht nur die Ablage und den Zugriff, sondern bildet auch den gesamten digitalen Eingangsrechnungsprozess ab. Und zwar von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU.

Zusätzlich lassen sich einzelne Belege per Drag & Drop einem Vorgang oder Dokument in Business Central – wie E-Mails, technischen Zeichnungen oder Anleitungen – als Zusatzinformationen beifügen und archivieren. Als besonders praktisch erweist sich das einfache Customizing-Tool. Dadurch kann der Anwender unterschiedliche ERP-Belegarten für die Archivierung aktivieren, mappen und die Übergabe von Daten zeitlich steuern. In der Verwaltungskonsole behält er stets den Überblick über Datenströme und den Bearbeitungsstand von Dokumenten.

Die Proxess GmbH ist Anbieter des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems. Proxess unterstützt vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse von morgen. Das Unternehmen entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und Habel – zwei Pionieren des Dokumentenmanagementsystems. Der Hauptsitz liegt in Rietheim-Weilheim, weitere Niederlassungen sind in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und Thayngen in der Schweiz. Der Name Proxess steht übrigens für die Kombination von „Progress“ und „Success“. (sg)

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