E-Invoicing: Wie sich kleinere Unternehmen optimal darauf vorbereiten

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Ab November 2020 müssen Unternehmen Rechnungen an den Bund elektronisch ausstellen. Diese Regelung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße für alle Auftragnehmer. Dennoch unterscheiden sich große und kleinere Unternehmen deutlich beim Einsatz von E-Invoicing. Dies ist das Ergebnis einer Umfrage von Comarch.

Der Stichtag rückt näher: Am 27. November 2020 tritt die nächste Stufe der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Kraft. Nach jetzigem Stand müssen dann alle Zulieferer öffentlicher Behörden auf Bundesebene sowie in Bremen ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Der Experte Christian Brestrich, Geschäftsführer der B&L Management Consulting GmbH erläutert Status und Herausforderungen beim E-Invoicing zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand: „Im B2B-Bereich sind Lösungen zur elektronischen Rechnungsbearbeitung bereits weit verbreitet. Dort geht es mittlerweile eher um Themen wie die konsequente Umsetzung des Purchase-to-Pay (P2P) Prozesses bis hin zum Aufbau gemeinsamer Austauschportale mit Lieferanten.“

„Die Lieferung von strukturierten Datenformaten an öffentliche Auftraggeber sehe ich daher als überschaubare Herausforderung für viele Unternehmen. Natürlich wird auch hier wieder der Bereich der kleinen und mittelständischen Unternehmen vor eine große Herausforderung gestellt, da dort oft noch eine Fakturierung über MS-Office-Produkte erfolgt“, so Christian Brestrich weiter.

E-Invoicing: kleinere Unternehmen haben Nachholbedarf

Das Ergebnis der aktuellen Umfrage von Handelsblatt Reserach Institute, YouGov und Comarch bestätigt diese Einschätzung. So setzt jedes dritte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern bereits auf elektronischen Rechnungsversand. Bei den kleineren Firmen ist es nur jeder fünfte Betrieb. Bei großen Unternehmen ist nur eine Minderheit von zehn Prozent nicht von der EU-Richtlinie betroffen, während es bei den kleineren Unternehmen jeden Dritten nicht trifft.

„Grundsätzlich zeigen die Ergebnisse, dass insbesondere im Bereich der elektronischen Ausgangsrechnungen in Deutschland noch sehr viel Potenzial vorhanden ist. Nicht wenige Unternehmen haben keine Fakturierungslösung und erstellen ihre Rechnungen teilweise sogar mit Office-Produkten. Aus unseren Erfahrungen kommt das aber auch daher, dass diese Unternehmen kaum nennenswerte Mengen an Ausgangsrechnungen haben und entsprechende Lösungen einfach nicht wirtschaftlich sind“, kommentiert Brestrich zur aktuellen Umfrage von Comarch.

Christian Brestrich weiter: „Wünschenswert am Markt wäre daher eine standardisierte und mittelpreisige Lösung, die insbesondere KMUs den Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung erleichtert. In größeren Unternehmen und Konzernen ist dagegen sehr oft schon eine Lösung zur elektronischen Fakturierung vorhanden. Herausforderung dort ist üblicherweise nur die Einrichtung neuer Übertragungswege und Formate wie jetzt zukünftig die XRechnung.“

Standardisierte Cloud-Lösung von Comarch

Auch beim Softwarehersteller Comarch ist man über die Ergebnisse der Umfrage nicht überrascht. Aus seinen Kontakten mit deutschen Unternehmen kann Paul Gerstenberger, Business Development Manager bei Comarch, die Ergebnisse bestätigen: „Zahlreiche große Unternehmen haben bereits umfassende Projekte zur Digitalisierung ihres Rechnungswesens mit uns gestartet. Wir werden in Zukunft aber auch mittelständische Betriebe bei E-Invoicing unterstützen und bringen eine standardisierte Cloud-Lösung auf den Markt. Das Cloud-Modell ermöglicht mit einem monatlichen Festpreis auch jenen Firmen einen leichten Einstieg, die nur wenige E-Rechnungen verschicken müssen. Zugleich können sich die Anwender auf Funktionalitäten einer professionellen Lösung verlassen.“

Zur Methodik der Umfrage: Die Daten basieren auf einer Online-Umfrage der YouGov Deutschland GmbH, an der 523 Personen zwischen dem 10. und 16. Dezember 2019 teilnahmen. Die Ergebnisse wurden gewichtet und setzen sich repräsentativ nach Beschäftigtenanteil pro Unternehmensgröße zusammen. Der Fragebogen wurde vom Handelsblatt Research Institute zusammen mit der Comarch Software und Beratung AG konzipiert. Die Trend Analyse „Wie weit sind deutsche Unternehmen mit der Umsetzung neuer EU-Regeln, die 2020 in Kraft treten? Internet of Things, ESEF & E-Invoicing“ steht auf der Comarch-Webseite zum Download bereit. (sg)

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