Nachweisgesetz: E-Signatur ist bei Arbeitsverträgen weiterhin gültig

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Das seit dem 1. August geltende Nachweisgesetz stellt Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Prozessabläufe und Musterverträge erneut zu überprüfen. Arbeitsverträge dürfen aber weiterhin elektronisch signiert werden.

Nachdem der Bundestag Änderungen im Nachweisgesetz verabschiedet hat, die seit dem 1. August dieses Jahres gelten, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre bestehenden internen Prozessabläufe und Musterverträge zu überprüfen. Hintergrund der Neuerung des Nachweisgesetzes war die Frist zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union, die bereits 2019 veröffentlicht wurde.

Nachweisgesetz: Details zu Arbeitsbedingungen schriftlich mitteilen

Der Zweck dieser Richtlinie liegt in der Verbesserung der Arbeitsbedingungen, indem diese dem Arbeitgeber bestimmte Informationsverpflichtungen zum Arbeitsverhältnis auferlegt. Unternehmen müssen hierbei dem Arbeitnehmer bestimmte Details zu Arbeitsbedingungen und Arbeitsdauer schriftlich mitteilen. Während die EU-Richtlinie diese Mitteilungen im elektronischen und Papierformat erlaubt, überlasst sie den EU-Mitgliedstaaten das Recht, die Formalitäten der Richtlinie selbst festzulegen.

Traditionell hat Deutschland eine eher strikte Position bei solchen Mitteilungen und den entsprechenden Formaten eingenommen. So wurde in der Vergangenheit darauf bestanden, dass diese Nachweise lediglich in Papierform und mit händischer Unterschrift erlaubt sind. In der Mehrzahl der EU-Staaten sind solche Mitteilungen und Unterschriften auch elektronisch und digital zulässig.

Gastautorin Daniela Becker von Docusign, erklärt nachfolgend, ob und inwiefern diese Gesetzesänderungen Auswirkungen für Unternehmen hat, die sich im digitalen Transformationsprozess befinden oder diesen gerade abgeschlossen haben.

Nachweisgesetz: Sorge der Unternehmen über Anforderungen

Verständlicherweise hat das neue Nachweisgesetz bei Unternehmen Bedenken ausgelöst, wie viel Bürokratie nun nötig ist, um den Nachweisanforderungen Folge zu leisten. Dazu kommt die Sorge über eventuelle Bußgelder bis zu 2.000 Euro, die nun drohen können. Die erweiterten Anforderungen sollten jedoch nicht beeinflussen, wie Unternehmen digitales Signieren zu ihrem Vorteil nutzen können:

Obwohl das neue Nachweisgesetz den Beginn des Arbeitsverhältnisses etwas komplexer macht, schließen diese Neuregelungen digitale Signaturen beim Abschluss von Arbeitsverträgen nicht aus. Digitale Signaturen – unter Berücksichtigung der relevanten lokalen Anforderungen – bleiben nach wie vor ein solides Format für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen.

Informationspflicht auf Papier und mit händischer Unterschrift

Die Verpflichtung zur schriftlichen Mitteilung der wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses bezieht sich nicht auf die eigentlichen Arbeitsverträge, sondern nur auf die Bedingungen. Grundsätzlich gilt es, zwischen dem Arbeitsvertrag selbst und der Informationspflicht des Nachweisgesetzes zu unterscheiden. Während Arbeitsverträge weiterhin elektronisch geschlossen und unterschrieben werden können, muss die Informationspflicht auf Papier und mit händischer Unterschrift des Arbeitgebers erfolgen. Dies muss nicht zeitgleich mit dem Arbeitsvertrag geschehen, laut Nachweisgesetz aber spätestens am ersten Arbeitstag. In der Realität bedeutet dies, dass der angeforderte Nachweis einfach ein Teil der Onboarding-Materialien des neuen Mitarbeiters sein kann. Ein wesentlicher Aspekt ist zudem, dass der Arbeitgeber den Nachweis, nicht aber der Arbeitnehmer signieren muss.

Das Nachweisgesetz und die Anforderungen an den Arbeitgeber sind nicht neu: Die EU-Richtlinie ist lediglich eine Aktualisierung der europäischen Richtlinie von 2019, die mehr oder weniger dieselben Informationsanforderungen enthält. Bereits die bisherige Version des Nachweisgesetzes, die jetzt am 1. August 2022 ersetzt wird, hat das digitale Mitteilungsformat schon nicht zugelassen. Neu ist allerdings, dass die Behörden Verstöße erstmals sanktionieren können.

Über die Autorin: Daniela Becker ist Area Vice President EMEA bei DocuSign. Der Anbieter unterstützt Unternehmen bei der Verknüpfung und Automatisierung aller Prozesse zur Vorbereitung, Unterzeichnung, Umsetzung und Verwaltung von Verträgen und Vereinbarungen. Als Teil der DocuSign Agreement Cloud bietet DocuSign eSignature an. Die Lösung unterstützt elektronische Signaturen von praktisch jedem Gerät aus. (sg)

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