Social Media am Arbeitsplatz: Das sind die Chancen und Risiken

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Social Media während der Arbeit nutzen? Wer beim Lesen dieser Frage reflexartig in Richtung „Kommt mir nicht in die Tüte!“, „Ist das überhaupt erlaubt?“, „Spielkram“ oder „Zeitverschwendung“ denkt, gehört einer aussterbenden Art an. Und Arten sterben vor allem aus, wenn sie den Herausforderungen eines sich wandelnden Umfelds nicht mehr gewachsen sind.

Social Media am Arbeitsplatz: Welche Chancen sich in der beruflichen Verwendung sozialer Medien bieten und welche Konsequenzen Unternehmen daraus ziehen sollten, zeigen Ergebnisse der aktuellen Studie „Social-Media-Atlas 2021“. 54 Prozent aller Erwerbstätigen unter den Deutschen mit Zugang zum Internet setzen nach eigenen Angaben Soziale Medien wie Twitter, Facebook oder Blogs nicht nur bei, sondern für ihre Arbeit ein. Innerhalb eines Jahres ist dieser Anteil um zehn Prozentpunkte angestiegen. Damit bilden die Social-Media-Nutzer 2021 im Berufsleben zum ersten Mal gegenüber den Nicht-Nutzern die Mehrheit.

Ja, wo kommunizieren sie denn? – Top-Kanäle am Arbeitsplatz

Besonders häufig sind WhatsApp und YouTube im Arbeitsumfeld anzutreffen: Aus der Grundgesamtheit aller Onliner ab 16 Jahren in Deutschland nutzen mit jeweils 29 Prozent fast ein Drittel den Gruppenmessenger aus dem Hause Zuckerberg oder Googles Do-it-yourself-Videoportal nach eigenen Angaben beruflich. Ebenfalls im Arbeitsalltag weit verbreitet sind Facebook, das 26 Prozent der Onliner im Job einsetzen, sowie Instagram mit 22 Prozent.

Realität akzeptieren, Chancen wahrnehmen, Risiken minimieren

Die Sozialen Medien werden immer stärker ein selbstver­ständlicher, integraler Teil unseres Alltags und unserer Kommunikationsgepflogenheiten. Zu dieser neuen Selbstverständlichkeit gehört auch: Einerseits, dass Geschäftspartner, Fachkräfte und Kunden erwarten, ihre Ansprechpartner in Unternehmen auch über Social-Media-Kanäle erreichen zu können. Und andererseits, dass sich im Social-Media-Zeitalter viel mehr Mitarbeiter öffentlich im Zusammenhang mit ihrer Arbeit äußern als früher üblich – und dabei auch präzedenzlos größeres Publikum finden können. Versuche, dies komplett zu unterbinden, sind ein riskantes Abenteuer.

Firmen müssen sich anpassen, indem sie die Chancen, die sich durch die Social-Media-Kommunikation eröffnen, identifizieren und wahrnehmen. Und parallel dazu Risiken ermitteln und minimieren. Zu den Chancen gehört zum Beispiel, dass sich in den Sozialen Medien besonders aktive und versierte Mitarbeiter zu exzellenten, authentischen Botschaftern ihres Betriebs im Social Web entwickeln und so die Reputation des Unternehmens im öffentlichen Online-Diskurs stärken können. In vielen Konstellationen kann es sich sogar lohnen, diese Mitarbeiter zum Beispiel im Rahmen von unternehmenseigenen Corporate Blogs gezielt zu fördern.

Social Media am Arbeitsplatz: Richtlinien für Mitarbeiter festlegen

Im öffentlichen Gedächtnis des Internets verewigte, missglückte Äußerungen aus der eigenen Belegschaft in den Sozialen Medien können zwar prinzipiell auf das Unternehmen und seine Reputation negativ zurückschlagen. Aber dieses Risiko sollte auch nicht überbewertet werden. Zumal sich den gängigsten Fehltritten und Problemen dieser Art im Social Web durch relativ einfache Maßnahmen vorbeugen lassen. Dazu gehört an allererster Stelle die Festlegung grundlegender Richtlinien für die Social-Media-Kommunikation für alle Mitarbeiter.

Dort hinein gehört unter anderem natürlich auch eine übersichtliche und unmissverständliche Liste von Verboten hinsichtlich Social Media am Arbeitsplatz – klare (und nicht unsinnig ausufernde) Regeln, was „Off-Limits“ ist. Betriebsgeheimnisse und ungefragt geknipste Fotos von Kollegen haben auf Facebook, Twitter & Co natürlich nichts zu suchen. Ebenfalls unzweideutig klarzustellen ist: Rassistische, kriminelle oder beleidigende Posts stellen einen Kündigungsgrund dar.

Überwiegen sollten in den Social-Media-Richtlinien positive, unterstützende Handreichungen. Gebote statt Verbote. Zum Beispiel, dass sich Betriebsangehörige klar solche als zu erkennen geben sollten, wenn sie sich in den Sozialen Medien zu Themen rund um ihre Firma äußern. Und dass sie ihrem Gegenüber dabei auch im Web 2.0 grundsätzlich mit Wertschätzung, Integrität und Höflichkeit begegnen sollten. Wer seine Mitarbeiter mit dem nötigen Rüstzeug ausstattet, kann zuversichtlich auf das Social-Media-Zeitalter blicken. Und hat keinen Grund, sich vergebens in eine vergangene Ära zurückzuwünschen.

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Über den Autor: Dr. Roland Heintze ist Reputationsexperte und geschäftsführender Gesellschafter des Faktenkontors.