Bestellbestätigungen Beschaffungsprozess: Wie Richter+Frenzel diesen optimieren konnte

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Großhändler wie Richter+Frenzel haben den Anspruch, ihre Kunden schnell und zuverlässig zu versorgen – und dabei Waren von hoher Qualität zu einem guten Preis zu liefern. Daher nimmt der Beschaffungsprozess eine besondere Rolle in der Wertschöpfungskette des Unternehmens ein.

Um die Anforderungen im Beschaffungswesen zufriedenstellend zu erfüllen, dürfen strategische Aufgaben wie Bedarfsanalyse und Lieferantenauswahl aber nicht aufgrund von Ineffizienzen im Tagesgeschäft hintenüberfallen. Richter+Frenzel, einer der führenden Großhändler für Sanitär, Heizung, Klima, Tiefbau und Werkzeug, hat im Zuge der digitalen Transformation deshalb Cloud-basierte Lösungen für Bestellbestätigungen und Lieferavise eingeführt und dadurch den internen Beschaffungsprozess deutlich verbessert.

Bindeglied zwischen Lieferanten und Logistik

Ein Novum ist die Digitalisierung der Prozesse für Richter+Frenzel nicht. Der Großhändler setzt bereits seit vielen Jahren in verschiedenen Unternehmensbereichen auf digitale Lösungen, um Prozesse zu beschleunigen und zu verbessern. An 190 Standorten ist der Großhändler in den Sparten Sanitär, Heizung, Klima, Tiefbau und Werkzeug vertreten. Längst gehört Richter+Frenzel mit ihrer 100-jähriger Firmengeschichte zu den führenden Großhändlern in der Branche. Ein Grund dafür sind die Verlässlichkeit und hohe Expertise der über 4.500 Mitarbeitenden. Ein anderer liegt in der digitalen Logistik, dank der die Kunden zügig ihre Waren erhalten.

Dem Beschaffungsteam kommt hier eine besondere Bedeutung zu, ist es doch ein wichtiges Bindeglied zwischen Lieferanten und Logistik. Seit einigen Jahren nutzt das Team bereits Softwarelösungen wie den FIS/edc Bestellbestätigungsmonitor (BBM) und einen für Lieferavise (LAM), um im Beschaffungsprozess effizient arbeiten zu können. Bis vor Kurzem setzte es dabei auf On-Premises-Lösungen, die zum Teil selbstentwickelt waren, und klassische Add-Ons, also On-Premises-installierte Erweiterungen. Nun ging es den Schritt in die Cloud – und spürt seitdem nochmals eine erhebliche Verbesserung bei der Bearbeitung von Bestellbestätigungen und Lieferavise.

Einführung des FIS-Monitors für Bestellbestätigungen

„Noch vor einigen Jahren mussten wir jede Auftragsbestätigung, die damals üblicherweise noch per Fax reinkam, händisch ins System eingeben“, berichtet Andreas Kunz, Leiter Bestandsmanagement und KVP bei Richter+Frenzel. Diese Zeiten waren bereits mitder Einführung des FIS-Monitors für Bestellbestätigungen vorbei, fortan ließen sich Bestellbestätigungen digital und zum Teil automatisiert im SAP-System verarbeiten.

„Es gab aber noch Verbesserungspotenzial“, erklärt Kunz. So war es zwar beispielsweise dank OCR-Erkennung möglich, PDF-Dokumente automatisiert auszulesen. Die Einleserate war aber nicht so hoch wie gewünscht, sodass die Mitarbeitenden oft manuell nacharbeiten mussten. Die Berücksichtigung mehrerer Rabatte funktionierte ebenfalls nicht zuverlässig. Zusätzlich war keine zentrale Datenhaltung gegeben, da das Team eine On-Premises-Version nutzte. Zudem fehlte für die digitale Bearbeitung von Lieferavisen eine adäquate Lösung. „Wir hatten da eher eine Notlösung im Einsatz, die intern entwickelt worden war“, so Kunz.

Cloud-Lösung für SaaS-basierten Beschaffungsprozess

Im Zuge der Implementierung von SAP S/4HANA war deshalb klar: Für die Bearbeitung von Bestellbestätigungen muss eine moderne Cloudlösung her. Letztlich entschied sich Andreas Kunz gemeinsam mit dem zweiten Teilprojektleiter Alexander Braun, operativer Mitarbeiter in der Beschaffung bei Richter+Frenzel, wieder für eine Lösung des zertifizierten SAP-Gold-Partners FIS Informationssysteme und Consulting GmbH. Mit diesem arbeitet der Großhändler bereits seit Jahrzehnten zusammen, eine Zwangsläufigkeit war die Entscheidung für eine Lösung aus dem Hause FIS dennoch nicht. „Wir sind eben Einkäufer und haben viele Anbieter und deren Lösungen verglichen“, erzählt Kunz augenzwinkernd. 

Das Gesamtpaket von FIS überzeugte Kunz und Braun erneut, im Oktober 2024 begann schließlich das Implementierungsprojekt, das im SAP S/4HANA-Transitions-Projekt mitlief: Neu eingeführt wurden der FIS/edc Cloud für Bestellbestätigungen sowie FIS/edc Cloud für Lieferavis. „Wir haben nach und nach getestet, Dinge umgesetzt und gegengetestet“, beschreibt Braun. Bereits im Juni 2025 gingen FIS/edc für Bestellbestätigungen und FIS/edc für Lieferavis jeweils in der Cloud an drei Standorten des Großhändlers live, aus den Fachbereichen heraus wurden im Live-Betrieb weitere Optimierungen vorgenommen.„Abgeschlossen wurde das Pilotprojekt dann Ende Februar 2026, nun sollen die Lösungen schnellstmöglich unternehmensweit ausgerollt werden“, berichtet Braun.

Beschaffungsprozess: Nutzung einer Clean-Core-Entwicklung

Die neuen Lösungen werden als Software-as-as-Service (SaaS) über die Business Technology Platform (BTP) von FIS bereitgestellt. „Richter+Frenzel konsumiert einen Service von uns“, erklärt Daniel Stemig, Head of Enterprise Information Management bei FIS und Leiter des Implementierungsprojekts. Der Großhändler nutzt also einen sogenannten Consumer Account auf der BTP von FIS, der mit dem SAP-S/4HANA-System des Unternehmens über einen Cloud-Connector verbunden ist. Die Anwendungen kapselt FIS dabei aus dem Core der Software aus – getreu dem Cloud-Gedanken der SAP und dem MottoClean-Core-Entwicklung. Da FIS die Anwendungen regelmäßig aktualisiert, steht für Richter+Frenzel stets die aktuelle Software bereit. Große Releasewechsel sind dabei obsolet und damit auch Testaufwände auf Seiten des Großhändlers. „Wir liefern die Updates mehrmals im Jahr mit einer entsprechenden Information Out-of-the-box aus“, beschreibt Stemig einen großen Vorteil der Cloud-Lösungen.