Anbieter zum Thema

FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

d.velop AG

Esker Software Entwicklungs-und Vertrieb

Effizienz im Beschaffungsprozess verbessert

Dank der cloudbasierten Systeme haben die Prozesse rund um Bestellbestätigungen und Lieferavise nochmals an Effizienz gewonnen. Eingehende Auftragsbestätigungen werden nun automatisch ins SAP-System importiert und den entsprechenden Bestellungen zugeordnet, die Einleserate ist dabei deutlich verbessert. „Die Erkennungsergebnisse werden nun nicht mehr nur durch klassisches OCR, also optische Zeichenerkennung, erzielt, sondern mit Hilfe von KI-Modellen weiter aufbereitet“, so Stemig. „So erreichen wir eine verbesserte Positionsfindung und reduzieren den manuellen Aufwand.“

FIS/edc für Bestellbestätigungen kann nun zuverlässig E-Mails, PDFs und EDIs auslesen – obschon Lieferanten kein einheitliches Template benutzen, die Daten also immer an anderer Stelle in den Dokumenten stehen. „Die Lernfähigkeit des Systems ist hervorragend. Wir müssen dem System nur ein-, zweimal zeigen, an welcher Stelle im Dokument die nötigen Informationen stehen, und dann weiß es das für die Zukunft“, betont Braun. Die Software gleicht die Informationen – Artikelnummern, Stückzahl, Preise, Liefertermine – dann mit denen im SAP-System ab und verbucht die Bestätigung bei Übereinstimmung automatisch. Passt etwas nicht, weist FIS/edc Cloud für Bestellbestätigungen die Mitarbeiter beim Beschaffungsprozess auf die Unstimmigkeiten hin. „Wir können das dann gezielt und in kurzer Zeit überprüfen“, so Braun.

FIS/edc Cloud ermöglicht einheitliche Datenbasis

Mit Hilfe der Cloud-Lösung werden die Auftragsbestätigungen nun zentral gespeichert und revisionssicher archiviert. FIS/edc Cloud für Bestellbestätigungen ist zudem nahtlos in SAP S/4HANA integriert, sodass eine einheitliche Datenbasis gegeben ist und relevante Informationen zentral abgerufen werden können. „Wir haben jetzt alle nötigen Informationen beieinander und so einen besseren Überblick über unseren Arbeitsaufwand“, beschreibt Kunz.

Generell hat sich der Aufwand für die Mitarbeitenden deutlich reduziert, und dass bei gleichzeitig schnellerer Reaktion auf Abweichungen. Ein weiterer Mehrwert: Trotz standardisierter Prozesse und hoher Automatisierungsquote behält das Beschaffungsteam die nötige Flexibilität im Arbeitsalltag. Denn je Lieferant lassen sich Toleranzwerte und Verarbeitungsregeln individuell festlegen. „Weicht zum Beispiel eine Zahlung um fünf Tage ab, bucht das System das je nach Lieferanten trotzdem durch. Das nimmt uns viel Arbeit ab“, weiß Braun.

Beschaffungsprozess: Internen Service verbessert

Dank des neuen FIS/edc Cloud für Lieferavis funktioniert nun auch die Zusammenarbeit zwischen Beschaffung und Logistik reibungsloser. Auch bei der Erfassung der Lieferavise fallen manuelle Aufwände weg, die Dokumente werden automatisch erfasst, sofort geprüft und stehen den Mitarbeitenden in Echtzeit zur Verfügung. Dadurch verkürzen sich Wartezeiten, der Warenfluss wird beschleunigt und die Lieferkette verlässlicher. „Wir als Beschaffer verstehen uns als interner Dienstleistung für unsere Logistik“, beschreibt es Kunz. „Durch die neue Lösung konnten wir unseren Service deutlich verbessern, unsere Logistik weiß nun genau, welche Ware wann kommt.“ Der Ablauf im Wareneingang ist so reibungsloser, wodurch letztlich auch die Lieferanten profitieren.

70 Mitarbeiter bei Richter+Frenzel nutzen derzeit die neuen Lösungen, deren Akzeptanz inzwischen hoch ist. „Am Anfang waren die Reaktionen gemischt, weil es eben neue Oberflächen waren, an die sich einige erst gewöhnen mussten“, sagt Braun. Doch schnell stellte sich die Erkenntnis ein, dass die neuen Lösungen besser funktionieren als ihre Vorgänger und das Team erheblich entlasten. Da die Benutzeroberfläche dem SAP Designkonzept Fiori folgt, fiel die Umstellung den meisten Mitarbeitenden leicht. Braun: „Die Oberfläche ist wirklich selbsterklärend und sehr nutzerfreundlich.“

Gute Zusammenarbeit zwischen Richter+Frenzel und FIS

Es gab keine nennenswerten Stolpersteine  während der Implementierung. „Das lag auch an dem Anbieter“, betont Kunz. „FIS kennt die Großhandelsprozesse und hat ein großes Verständnis, da müssen wir nicht mehr alles erklären.“ Feste Ansprechpartner und kurze Wege sorgten für reibungslose Absprachen, Probleme löste FIS schnell und unkompliziert. „Das ist wirklich eine gute Zusammenarbeit. Wir sind eher ein Team als Dienstleister und Kunde“, beschreibt Kunz. Auch auf Sonderwünsche ging FIS ein und setzte diese rasch um: So wünschten sich Kunz und sein Team beispielsweise eine übersichtlichere Anzeige von Abweichungen zwischen Bestellbestätigung und Daten im SAP-System. „Die Fehler wurden vorher nur im Meldeportal angezeigt, jetzt haben wir Icons und erkennen sofort, was nicht stimmt“, erklärt Braun.

Die Einführung der modernen Cloud-Lösungen FIS/edc für Bestellbestätigungen und FIS/edc für Lieferavise hat den Beschaffungsprozess des Großhändlers Richter+Frenzel deutlich effizienter, transparenter und zuverlässiger gemacht. Durch Automatisierung, zentrale Datenhaltung und lernfähige Systeme werden manuelle Aufwände reduziert und Fehler schneller erkannt. Gleichzeitig verbessert sich die Zusammenarbeit mit der Logistik spürbar, was zu einem reibungsloseren Warenfluss führt. Insgesamt stärkt die Digitalisierung nicht nur die interne Effizienz, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit und Servicequalität des Unternehmens.