Datenmanagement: So behalten Unternehmen den Überblick

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Die weltweit produzierte Datenmenge steigt im Minutentakt um mehrere Petabyte. Bis 2025 soll sie auf 145 Zettabyte anwachsen. Für Unternehmen ist es daher wichtig, trotz dieser Datenflut den Überblick zu behalten und das Beste aus ihren Datenschätzen herauszuholen. Die Refratechnik Gruppe hat zur Professionalisierung des Datenmanagements eine zentrale SAP BW/4HANA und SAP-Analytics-Cloud-Lösung aufgebaut.

Die Refratechnik Gruppe, ein globales Unternehmensnetzwerk im Bereich Feuerfestindustrie mit 27 Standorten und ca. 2.000 Mitarbeitern, treibt die Digitalisierung ihrer Systeme und Prozesse mit Hochdruck voran. Nachdem Datenharmonisierungen zur effizienten Informationsgewinnung erfolgten, standen als nächstes die Themen Business Analytics, zentrale Datenhaltung und zeitgemäße Analytics-Prozesse im Fokus. Ziel war es, kombinierte Analysen über verschiedene Themenbe­reiche hinweg zu ermöglichen, um die Kunden sowie die eigenen Prozesse besser zu verstehen. Geschäftsführer und -führerinnen weltweit sollten im Ergebnis mobil in Echtzeit auf Berichte zugreifen können.

Anforderungen erfüllen, Herausforderungen meistern

Durch die Datenharmonisierungen, die Refratechnik in den vergangenen Jahren durchgeführt hat, war die ­Ausgangslage für das Projekt vergleichsweise gut. Die Herausforderung bestand darin, ein Business Intelli­gence Tool einzuführen, das mit den bestehenden SAP-ERP-System und weiteren SAP-Cloud-Systemen, aber auch mit anderen Systemen (wie z.B. einer SQL-Datenbank) hochgradig integrierbar ist. Dieses Tool sollte zudem für die Zielgruppe, dem Top-Management und leitenden Positionen in den Tochtergesellschaften, intuitiv und einfach zu bedienen sein. Außerdem fiel die Entscheidung auf eine Live-Daten-Anbindung, durch die das Projekt hinsichtlich der Datenmodellierung auch zu einer gewissen Pionierarbeit wurde.

Bei der Evaluierung der Anforderungen wurde klar, dass die Lösung SAP Analytics Cloud hier eine beeindruckende Visualisierung ermöglicht. Um aber das gesamte Potential dieser Lösung zu nutzen, war es zudem notwendig, eine Data Warehouse-Lösung zu implementieren. Hier wurde zusätzlich die Implementierung einer SAP BW/4HANA als strategische Software-Lösung gewählt.

Obwohl Refratechnik in den vergangenen Jahren diverse SLO-Projekte (System Landscape Optimization) umgesetzt hat und über einheitliche Finanz-, Material- und Vertriebsdaten verfügte, mussten die Stammdaten dennoch für jedes Datenmodell, das an SAP BW/4HANA angebunden wurde, auf globaler Ebene geprüft und falls nötig von den Fachabteilungen überarbeitet werden. Denn neben einem einheitlichen Materialstamm gibt es noch andere entscheidende Merkmale, die man im Zuge eines Projekts strukturieren muss. Beispielsweise können die Daten zwar einheitlich angelegt sein, aber nicht in einer einheitlichen Sprache vorliegen. Refratechnik traf hier u.a. die strategische Entscheidung, sämtliche Texte durchgängig auf Englisch in das SAP Business Warehouse zu laden. Gerade diese Setzung ermöglicht es, die erstellten Analytics-Modelle mit einer hohen Geschwindigkeit in die ausländischen Konzern­gesellschaften auszurollen.

Datenmanagement: Herausforderungen und Lösungen

Eine weitere Herausforderung bereitete das FI-Modell. Da im SAP ECC noch das alte Hauptbuch im Einsatz war, gab es für die Integration in das SAP BW/4HANA 2.0 kein durchgängiges Datenmodell. Daher musste ein neuer Ansatz entwickelt werden, mit dem sich die Bilanz- und G&V sowohl in kumulierter als auch in periodengerechter Abgrenzung in gewünschter Form darstellen lassen.

SAP ist zwar Vorreiter bei der Bereitstellung von innovativen und integrierten Software-Lösungen, aber es kann vorkommen, dass der Reifegrad von neuen Software-Releases und Features noch nicht durchgängig bei 100% liegt. Bei der Implementierung der gewählten SAP Analytics Cloud inklusive Live-Datenanbindung war dies der Fall: Die Lösung hatte zum Zeitpunkt der Einführung noch keinen kompletten Reifegrad. Es wurden sukzessive neue Funktionalitäten eingeführt oder weiterentwickelt – zuerst im zweiwöchigen, danach im quartalsweisen Rhythmus. Marianne Hennies, Manager Controlling bei der Refratechnik Holding GmbH, war von der Entscheidung dennoch überzeugt: „Auch wenn die Live-Datenanbindung zum Zeitpunkt der Einführung noch nicht alle Funktionalitäten in der SAP Analytics Cloud unterstützte, kristallisierte sie sich als zukunftsträchtige Lösung heraus.“

Um den genannten Herausfor­derungen zu begegnen, ist ein gewisses Maß an Antizipation, seriösem Testmanagement und Agilität im Projektvorgehen notwendig. Es sollte bewusst die Flexibilität gewahrt bleiben, Software-Features für einen moderaten Zeitraum in der Außensicht zurückzustellen, um diese tatsächlich erst nach erfolgreichem Test und Vertrauen in deren Usability frei zu geben. Denn letztlich soll die Anwendung von Anfang an intuitiv, performant und stabil funktionieren und nicht schon beim Start haken.

Mehrwert für die Wertschöpfung

Durch den Aufbau der Datenmanagement- und Analyselösung sind nun kombinierte Analysen über verschiedene Themenbereiche hinweg möglich. Die Effizienz konnte dank sehr kurzer Datenladezeiten (Prozessketten) unter 15 Minuten, einer mehrfach täglichen Aktualisierung für Vertriebsdaten sowie einer reinen Query-Responsezeit von in der Regel unter ein bis zwei Sekunden gesteigert werden. Das Zusammenspiel der Lösungen ist somit hoch performant.

„Unsere Geschäftsführer weltweit können nun mobil über die Live-Datenanbindung auf die SAP Analytics Cloud-Berichte zugreifen. Aufgrund der stündlichen Aktualisierung der Auftragseingänge im BW gibt es in der SAP Analytics Cloud quasi eine Live-Berichterstattung. Damit sind wir schneller und effizienter und können mit dem gewonnenen Wissen unsere Unternehmensziele effizienter verfolgen“, so Silke Denecke, Geschäftsführung der Refratechnik Holding GmbH.

Datenmanagement in den kommenden Jahren

Das Thema IT-Sicherheit wird auch in den nächsten Jahren zunehmend an Bedeutung gewinnen. Unternehmen müssen kontinuierlich sicherstellen, dass ihre Systeme und Daten sicher sind. Es ist zudem sehr wahrscheinlich, dass Unternehmen Herausforderungen in den Bereichen Kunden- und Marktschnittstellen sowie Datenqualität erleben werden. Sie müssen stetig bewerten, welche Anforderungen der Markt in Bezug auf digitale Lösungen stellt und ob es Änderungen gibt, die das Geschäftsmodell beeinflussen. Doch neben intelligenten Lösungen muss die Konsistenz in der Datenqualität gewährleistet werden. Dies umfasst sowohl die Klarheit bei der Auswahl der richtigen Steuerungskennzahlen als auch die Konsistenz der Berechnungen.

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Der Autor Alexander Bätz ist Management Consultant der msg treorbis GmbH.