Rechnungsmanagement: Wie Mitarbeiter dadurch entlastet werden

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Digitale Hilfsmittel sind heute nicht mehr wegzudenken. Doch jeder vierte Mitarbeiter erwartet laut einer Umfrage einen höheren Arbeitsaufwand durch neue Anwendungen. Wie Rechnungsmanagement die Mitarbeiter entlasten kann.

In einer Umfrage von 2021 erklärten vier von fünf Mitarbeitenden sehen in der dadurch gestörten Work-Life-Balance einen Kündigungsgrund. Häufig liegt dies aber an fehlenden Schulungen oder den falsch gewählten Mitteln. Die richtigen Tools sollen Abhilfe schaffen: Zeitmanagement lässt sich optimieren und so das Arbeitspensum senken. Lästige Aufgaben wie Buchhaltungsgänge mit dem Pendelordner oder das Verfassen diverser Erinnerungsmails für fehlende Rechnungen sollen obsolet werden. Ein KI-gesteuertes Rechnungsmanagement in Verbindung mit digitalen Kreditkarten für Mitarbeitende kann die Selbstständigkeit der Teammitglieder durch digitales Ausgabenmanagement fördern und das Zugehörigkeitsgefühl steigern. Die führt dazu, dass Mitarbeitende langfristig entlastet und Unternehmen Schritt für Schritt digitaler werden.

Laut einer Umfrage von 2021 waren rund 25 Prozent der Arbeitnehmer der Meinung, dass die Arbeitsbelastung durch die Digitalisierung gestiegen sei.  Beschleunigung der Arbeit und Multitasking sind Faktoren, die Arbeitnehmende Kraft kosten können. Dazu kommt, dass das Gefühl der „getanen Arbeit“ häufig ausbleibt. Auch die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes durch die technologische Entwicklung ist in den vergangenen Jahren stetig gestiegen. Viele sehen die Work-Life-Balance in Gefahr, was für fast 80 Prozent der Befragten einen Kündigungsgrund darstellt. 

KI-basiertes Rechnungsmanagement entlastet Mitarbeiter

„Software soll dazu dienen, Mitarbeitende zu unterstützen, statt ihnen unnötig mehr Workload aufzubürden“, betont Christian Ritosek, CEO von Candis. Der Einsatz einer KI-basierten Software für Rechnungsmanagement macht es deutlich: „Früher mussten firmenintern Buchhalter oft fehlenden Belegen hinterherlaufen. Haptische Kreditkarten für Besorgungen wurden umhergereicht oder erst Wochen im Voraus beantragt. Der Einsatz der Lösung von Candis vereinfacht den Büroalltag massiv und erspart Mitarbeitenden die unliebsamen Gänge mit dem Pendelordner. Wie auch das Verfassen diverser Erinnerungsmails für fehlende Rechnungen oder das wochenlange Warten auf bewilligte Kreditkarten. Die Ressourcen der Beschäftigten werden dank künstlicher Intelligenz neu vergeben und papiergebundene Mehraufwände obsolet“, erklärt Ritosek. Die Beispiele zeigen, dass ein richtig eingesetztes Rechnungsmanagement die Mitarbeitenden entlastet und deren Zufriedenheit steigern kann.

Selbstständigkeit der Mitarbeitenden fördern

Firmeninterne Beschaffungen von Produkten oder die Bezahlung von externen Dienstleistern müssen häufig zentral freigegeben werden – sofern Zahlungsmittel für Mitarbeitende zur Verfügung stehen. Im Vergleich zur Spesenerstattung ist die Verwendung einer persönlichen Kreditkarte mit deutlich weniger Aufwand verbunden und entlastet Finanzverantwortliche enorm. Das steigert auch die Selbstständigkeit von Teammitgliedern: Büromaterial, Marketingkosten oder Geschäftsessen – das Rechnungsmanagement ist so individuell möglich mit vorher festgesetztem Budgetrahmen.

So lassen sich Benefits für Mitarbeitende einfacher umsetzen in Form von Reisebudgets, Verpflegungsgeldern oder Budgets für Büroausstattungen im Homeoffice. Mithilfe der digitalen Kreditkarten lassen sich Ausgaben durch individuelle Limits steuern. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch individuelle Leistungen des Arbeitgebers.

Neue Kreditkarten fördern Selbstständigkeit

Jüngst hat Candis sein Angebot um Kreditkarten erweitert, die intern und für Kunden des Unternehmens Echtzeitmanagement und mehr Selbstständigkeit ermöglichen sollen. „Das Konzept ist einfach: Jedes Teammitglied erhält eine eigene virtuelle Kreditkarte, die mit einer Software zur Rechnungsverwaltung verbunden ist. Budgets und Limits können individuell festgelegt werden. Niemand muss in Vorleistung gehen, denn das Unternehmen zahlt“, erläutert der FinTech-Gründer. Der Beleg für die Transaktion wird direkt per Smartphone gescannt, hochgeladen und von der Software automatisch ausgelesen. Anschließend können Beleg und Kreditkartentransaktion mit einem Klick verknüpft werden.

Candis ist Lösungsanbieter für digitales Rechnungsmanagement mit künstlicher Intelligenz. Dank dem automatisiertem Rechnungsmanagement erledigen sich Rechnungen wie von selbst und werden zudem lückenlos und prüfungssicher in der Cloud dokumentiert. Die Software ist innerhalb von wenigen Minuten einsatzbereit und so benutzerfreundlich, dass sie Buchhaltungsprofis und andere Mitarbeiter ohne Einführung nützen können. (sg)

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