Intelligente Dokumentenanalyse: 5 Use Cases für eine höhere Prozesseffizienz

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Document-Intelligence-Software extrahiert relevante Informationen aus beliebigen textbasierten Dateien und Anwendungen. In interne wie externe Workflows integriert, kann sie die Effizienz maßgeblich steigern. Fünf Use Cases zeigen die Vorteile einer intelligenten Dokumentenanalyse.

Der Wert von Daten erschließt sich nicht immer auf den ersten Blick: Oft sind wichtige Informationen in Dokumenten tief verborgen. Da der Datenfundus in Organisationen immer schneller wächst, ist der Einsatz KI-basierter Document-Intelligence-Software heute beinahe obligatorisch. Die Software-Lösung stellt Entscheidungsträgern wertvolle Informationen aus allen Dokumenten und Bereichen von Organisationen zur Verfügung und optimiert textbasierte Arbeitsprozesse. Wir stellen hier fünf Aufgaben vor, bei denen die intelligente Dokumentenanalyse ihre Vorteile ausspielen kann.

1. Dokumentenanalyse: Automatische Antragsprüfung

Behörden und Versicherungen bieten heutzutage das Einreichen von Anträgen über Kunden- oder Bürgerportale im Internet an. Eine Document-Intelligence-Software prüft Antragsunterlagen automatisch auf Korrektheit, Vollständigkeit und Plausibilität. Richtig in das Portal integriert, gibt die Künstliche Intelligenz oft schon während der Dateneingabe in Online-Formulare relevante Hinweise. Sie verhindert so, dass Nutzer ihre Anträge falsch oder unvollständig einreichen und beschleunigt damit die Antragsbearbeitung.

2. Mit Dokumentenanalyse gesetzliche Anforderungen erfüllen

Document-Intelligence-Lösungen prüfen auch große Vertragsbestände sehr schnell auf ihre Gültigkeit, etwa wenn Gesetzesänderungen anstehen. Auch bei der Einhaltung der DSGVO hilft die Software: Sie findet schnell und zuverlässig datenschutzrechtlich relevante Informationen. Unternehmen beugen so Verstößen gegen die DSVGO vor und halten ihre Geschäftsdaten frei von nicht-relevanten personenbezogenen Inhalten.

3. Sortieren und Weiterleiten von E-Mails

Eingehende E-Mails untersucht moderne Software für Dokumentenanalyse automatisch auf inhaltliche Themen. Anschließend kategorisiert die KI die digitale Post und leitet sie zur Beantwortung an die entsprechende Fachabteilung weiter oder unterstützt bei der automatischen Anfragebeantwortung.

4. Dokumentenanalyse unterstützt das Recruiting

In Bewerbungsverfahren müssen Organisationen viele Dokumente sichten und daraufhin analysieren, ob Bewerber für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert sind. Document-Intelligence-Software identifiziert Kenntnisse und Fähigkeiten in Lebensläufen automatisch und gleicht sie mit den Anforderungen aus der Stellenausschreibung ab. Die passendsten Bewerbungen gibt die KI dann nach Übereinstimmungsgrad sortiert an die Personalabteilung für die Fortsetzung des Einstellungsverfahrens weiter und minimiert somit deren Aufwand.

5. Automatisierte Verschlagwortung

Auch in Redaktionen oder Verlagen bietet sich der Einsatz einer Lösung für Dokumentenanalyse an, da bei der täglichen Arbeit naturgemäß viele Texte anfallen – egal ob aus eigener Produktion oder für die Recherche. Mühsame organisatorische Aufgaben wie Themenklassifizierung und Verschlagwortung für Nachrichtenarchive übernimmt die KI, sodass Redakteure und Lektoren mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben.

„Document Intelligence leitet ein neues Zeitalter ein. Die Fähigkeiten moderner KI-basierter Document-Intelligence-Software sind vielseitig einsetzbar und beschleunigen dokumentenbasierte Arbeitsprozesse erheblich. Organisationen steigern mit ihnen ihre Effizienz, verbessern ihren Kundenservice und bleiben wettbewerbsfähig“, kommentiert Franz Kögl, Vorstand bei der IntraFind Software AG.

Die IntraFind Software AG ist Anbieter für Enterprise Search und Künstliche Intelligenz mit Hauptsitz in München. Mit ihren Lösungen unterstützt das Softwareunternehmen seit über 20 Jahren Organisationen jeder Größe dabei, ihre strukturierten und unstrukturierten Daten zu durchsuchen, zu verknüpfen und zu analysieren. Unabhängig davon, in welcher Quelle diese gespeichert sind. Dafür setzt IntraFind KI- und Machine-Learning-Verfahren sowie Natural Language Processing ein. Mit diesen Technologien ermöglicht das Unternehmen nicht nur relevante Such- und Analyseergebnisse aus großen Datenbeständen, sondern auch die Automatisierung und Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse. (sg)

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