IT-Systeme: Warum Informationssilos Mitarbeiter nerven

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Mitarbeiter, egal ob im Homeoffice oder im Büro, erwarten eine reibungslos funktionierende IT-Systeme, die ihre Arbeitsabläufe unterstützen. Dazu gehört auch ein schneller und gezielter Zugang zu Informationen. Daran hapert es aber bei vielen Unternehmen noch. Abhilfe kann von unerwarteter Seite kommen.

Nach über 30 Jahren mit PCs am Arbeitsplatz haben Mitarbeiter kaum noch Verständnis für schlecht funktionierende IT-Systeme. Sie hassen es, wenn sie in ihren Abläufen unterbrochen werden, weil sie mühsam Daten von einem System ins andere kopieren müssen. Oder eine Anwendung wegen langer Lade- oder Antwortzeiten ewig auf sich warten lässt. Zumal sie von Cloud-Tools, mobilen Apps im privaten Bereich und nicht zuletzt der Arbeit im Homeoffice wissen, wie gut IT eigentlich reibungslose Übergänge unterstützen kann.

Besonders ausgeprägt ist die Aversion gegen holprige IT-Systeme bei den Digital Natives. Diese machen einen immer größeren Anteil an den Belegschaften von Unternehmen aus. Sie sind bei digitalen Tools von Anfang an nichts anderes gewohnt als eine „Seamless Experience“. In ihrem Privatleben übertragen sie ganz selbstverständlich einen Termin, den sie auf der Website ihres Arztes vereinbart haben, per Fingertipp in ihren Smartphone-Kalender. Oder sie bezahlen Online-Einkäufe direkt in der Umgebung des Shops per Digital Payment. Und verschicken ein gerade aufgenommenes Video mal schnell per WhatsApp an einen Freund. Warum, fragen sie sich da zurecht, sollte das in der Arbeit anders laufen?

IT-Systeme müssen Informationen bereitstellen

Natürlich wissen Unternehmen das alles und arbeiten deshalb mit Hochdruck daran, ihren Mitarbeitern reibungslos funktionierende IT-Systeme zu bieten. Ein Bereich, der dabei aber häufig noch zu kurz kommt, ist die Bereitstellung von Informationen. Ob Verträge, Rechnungen, Anträge, Angebote, Berichte, Präsentationen, E-Mails, Videos oder Social-Media-Posts: Praktisch alle Unternehmen sehen sich heute mit riesigen und stetig ansteigenden Bergen an Dokumenten und Informationen konfrontiert, die über die unterschiedlichsten Systeme und Speicherorte verteilt sind. Und zwar von internen Datenbanken, Filesystemen, ERP-Systemen, Unternehmensportalen oder Wikis bis hin zu Filesharing-Diensten in der Cloud.

Diese Silos machen es Mitarbeitern schwer, die Informationen zu finden, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeiten benötigen. Oft wissen sie gar nicht einmal, wo sie mit ihrer Suche überhaupt beginnen sollen. Das hält sie auf, raubt ihnen Zeit und hindert sie daran, ihren eigentlichen, wertschöpfenden Aufgaben nachzugehen. Im schlimmsten Fall sind sie sogar gezwungen, das Rad neu zu erfinden. Sie erstellen eine Kundenpräsentation von Grund auf neu, nur um dann kurz darauf per Zufall festzustellen, dass ein Kollege von ihnen vor kurzem bereits eine Präsentation zu einem ganz ähnlichen Thema vorbereitet hat.

Enterprise-Search-Systeme bieten mehr als Volltextsuche

Abhilfe kann aus einer Ecke kommen, die Unternehmen vielleicht gar nicht auf dem Schirm haben, weil sie sie falsch einschätzen. Nämlich von Enterprise-Search-Systemen. Viele Unternehmen verbinden diese IT-Systeme immer noch mit bloßer Volltextsuche. Doch es gibt längst High-End-Lösungen, die als zentrale Infrastruktur für nahtlose Informationsbereitstellung fungieren können. Sie ermöglichen es nicht nur, die unterschiedlichsten Quellen zu integrieren. Sie bringen auch fortschrittliche Textanalyse-Verfahren mit, beherrschen Methoden der Künstlichen Intelligenz, vernetzen Informationen mit semantischen Modellen oder Graph-Datenbanken und reichern Daten automatisiert mit Metadaten an.

Diese Technologien ermöglichen es moderner Enterprise-Search-Software, alle vorhandenen Quellen in kürzester Zeit effizient zu durchsuchen. Zudem können die Suchmechanismen auf die individuellen Anforderungen von Personen oder Abteilungen zugeschnitten werden. In intelligenten Cockpits führen sie alle vorhandenen Informationen, die für die aktuellen Aufgaben der Mitarbeiter relevant sind, zusammen und bereiten sie übersichtlich und damit schnell nutzbar auf. Stupides, nervtötendes und allzu oft auch erfolgloses Suchen gehört der Vergangenheit an. Das freut die Digital Natives genauso wie die alten Hasen. Und nicht zuletzt auch die Führungskräfte, denn erhöhte Sucheffizienz, schnellere Reaktionszeiten und der erweiterte Zugriff auf den Wissensschatz des Unternehmens sind handfeste Wettbewerbsvorteile.

Über den Autor: Franz Kögl ist Vorstand der IntraFind Software AG, Lösungsanbieter für Enterprise Search und künstliche Intelligenz mit Hauptsitz in München. Mit seinen Lösungen unterstützt das Softwareunternehmen seit über 20 Jahren Organisationen jeder Größe dabei, ihre strukturierten und unstrukturierten Daten zu durchsuchen, zu verknüpfen und zu analysieren. Unabhängig davon, in welcher Quelle diese gespeichert sind. Dafür setzt IntraFind auf KI- und Machine-Learning-Verfahren sowie Natural Language Processing. (sg)

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