Produktivität durch KI KI-Assistenten: So werden diese im Arbeitsalltag erst richtig wertvoll

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Spezialisierte KI-Assistenten schöpfen das Potenzial von generativer KI voll aus – indem sie Mitarbeiter bei Aufgaben gezielt unterstützen. Wie diese von einem allgemeinen Werkzeug zu maßgeschneiderten Produktivitäts-Boostern für Unternehmen und Behörden werden.

Generative KI-Tools eignen sich hervorragend für allgemeine Tätigkeiten und kreative Denkanstöße. Im Büroalltag entfaltet die Technologie ihren größten Wert jedoch durch spezialisierte KI-Assistenten, die gezielt auf konkrete Aufgaben zugeschnitten sind. Realisieren lassen sich solche Assistenten, indem Sprachmodelle mit System-Prompts vorab präzise ausgerichtet oder über RAG-Architekturen (Retrieval-Augmented Generation) mit organisationseigenen Daten verknüpft werden. IntraFind zeigt einige Beispiele von KI-Assistenten, durch deren Einsatz Unternehmen und Behörden profitieren können.

KI-Assistenten für verschiedene Einsatzzwecke

1. HR-Assistent: Mitarbeitende erhalten einen schnellen Zugriff auf interne Richtlinien, Prozesse oder Formulare und Antworten auf Fragen zu Zuständigkeiten, Prozessen oder Dienstwegen. Die Nutzenden können Fragen zu gefundenen Dokumenten stellen und sich per Chat Schritt für Schritt zu den gewünschten Informationen führen lassen. Die HR-Abteilung wird dadurch von häufig wiederkehrenden Anfragen befreit und neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schneller im Unternehmen zurecht.

2. IT-Support-Assistent: Er hilft Mitarbeitenden aus den Fachabteilungen bei einfachen IT-Problemen – vom Zurücksetzen des Passworts über den Zugang zu VPN und Cloud-Diensten bis hin zur Bedienung von Collaboration-Tools oder internen Fachanwendungen. Bei Bedarf stellt er automatisch passende Formulare oder weitere Informationen inklusive Download-Links bereit. Im Best Case können Mitarbeitende damit sich selbst helfen, bevor ein Helpdesk-Ticket eröffnet wird. Das entlastet den IT-Helpdesk, reduziert Wartezeiten und steigert die Produktivität im gesamten Unternehmen.

3. Besprechungs-Assistent: Meetings sind oft schlecht vorbereitet oder werden unzureichend nachbearbeitet. Mit einem Besprechungsassistent lassen sich im Vorfeld relevante Dokumente sammeln, Projektstände zusammenfassen und Agenden vorbereiten. Während oder nach dem Meeting erfasst der Assistent die Kernaussagen, dokumentiert Entscheidungen und arbeitet klare To-Dos heraus. Unproduktive Meetings gehören dadurch der Vergangenheit an.

4. Vermerk-Assistent: Er unterstützt Sachbearbeitende in Behörden bei der Erstellung von Aktenvermerken. Inhalte, die auf mehreren Quell-Dokumenten basieren können, werden automatisch analysiert und bewertet und der Sachverhalt zusammengefasst. Die abschließende Bewertung und Empfehlung bleibt dabei in der Verantwortung der Mitarbeitenden, aber ihr Schreibaufwand sinkt und sie haben mehr Zeit für die eigentliche Sachbearbeitung.

5. Bürgerservice-Assistent: Von ihm erhalten Bürgerinnen und Bürger Antworten auf Fragen zu Formularen, Zuständigkeiten, Fristen oder gesetzlichen Grundlagen in verständlicher Sprache. Zudem bekommen sie direkt benötigte Informationen inklusive Links zu Formularen oder Online-Diensten sowie Hinweise zu erforderlichen Unterlagen oder Gebühren. Die Mitarbeitenden werden entlastet und die Servicequalität und Bürgerfreundlichkeit der öffentlichen Verwaltung steigt.

Vorteile von Enterprise-Search mit KI-Assistenten

„Das sind nur einige Beispiele für hilfreiche KI-Assistenten. Der Fantasie sind hier praktisch keine Grenzen gesetzt. Moderne Enterprise-Search-Software mit integrierter generativer KI bietet Unternehmen und Behörden eine zentrale Plattform für die unterschiedlichsten Varianten. Sie können spezielle KI-Assistenten in einer durchgängigen und sicheren Lösung einsetzen und sind nicht auf separate Einzellösungen oder aufwändige Eigenentwicklungen angewiesen, kommentiert Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG, einem Anbieter für Enterprise Search und künstliche Intelligenz mit Hauptsitz in München.

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