Vertragsmanagement digitalisieren: Welche Features zählen?

01.06.2023 Verantwortlicher Redakteur:in: Heiner Sieger 2 min Lesedauer

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Bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements stehen Unternehmen häufig vor der Herausforderung, den Überblick über die zahlreichen Anforderungen wie auch Anbieter zu behalten. Der folgende Beitrag zeigt, welche Funktionen eine smarte Vertragsmanagement-Software zur erfolgreichen, medienbruchfreien Zusammenarbeit entlang des gesamten Vertragslebenszyklus benötigt.

Zwei essenzielle Bestandteile sind die Digitalisierung bestehender sowie die automatisierte Erstellung neuer Verträge. Nach dem einfachen Hochladen der Vereinbarungen per Drag-and-drop liest eine smarte Solution wie Fabasoft Contracts mithilfe der KI relevante Informationen, darunter Vertragsart, -partner und -fristen, automatisiert aus. Dies funktioniert selbst bei eingescannten Dokumenten mittels OCR-Technologie. Die Vertragserrichtung gelingt durch die Verwendung von Vorlagen einfach und schnell. Die Verantwortlichen greifen auf von der Rechtsabteilung freigegebene Templates zu und generieren damit selbstständig neue Vereinbarungen. Die Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Akten über Textbausteine und Klausel-Bibliotheken in die Dokumentenvorlagen.

Digitale Workflows einführen

Die nachfolgenden Prüf- und Genehmigungsprozesse erfolgen durch strukturierte Workflows transparent und nachvollziehbar. Interne wie externe Beteiligte mit entsprechender Berechtigung legen sämtliche Unterlagen in sicheren Datenräumen in der Cloud ab und bearbeiten diese zeit- sowie ortsunabhängig. Gerade im sensiblen rechtlichen Umfeld setzen Betriebe zunehmend auf europäische Cloud-Provider, die durch Testate und Zertifikate unabhängiger Prüfinstanzen ein Höchstmaß an Datenschutz und Informationssicherheit nachweisen.

Auch die digitale Signatur gehört mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements. Diese muss eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein. Fabasoft Contracts bietet sowohl eine systemeigene fortgeschrittene als auch die vollwertige Integration einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung. Beide sind rechtswirksam und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück.

Smartes Vertragsmanagement

Beim schnellen Finden von Informationen unterstützt die semantische Volltextsuche, die auf Knopfdruck Ergebnisse aus dem gesamten Archiv liefert. So lassen sich Fragen ad hoc beantworten und wertvolle Ressourcen sparen. Das intelligente Fristenmanagement verschafft dank Microsoft Outlook-Integration einen Überblick über sämtliche anstehenden Termine und erinnert via E-Mail und Push-Notifications daran. Beim regelmäßigen Reporting unterstützen individualisierbare Listen sowie umfangreiche Auswertungsfunktionen inklusive dynamischer Berichte.

Eine smarte Vertragsmanagement-Software wie Fabasoft Contracts hilft Unternehmen dabei, einen großen Schritt in Richtung Ende-zu-Ende-Digitalisierung zu machen. Die Zuständigen sparen damit Ressourcen, minimieren Risiken und sind dadurch in der Lage, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

>> Eine Auflistung aller relevanten Features finden Sie in der kostenlosen Guideline „Die Must-haves zur Digitalisierung Ihres Vertragsmanagements“.

(Der Autor Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. (Bild: Fabasoft Contracts GmbH))

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Stand: 16.12.2025

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