gesponsertOptimierter Zeiterfassungsprozess Arbeitszeiterfassung am Multifunktionssystem

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UTAX GmbH

Die IHK Bildungszentrum Halle-Dessau GmbH geht neue Wege, um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen. Der Bildungsdienstleister nutzt einen Rollout von neuen UTAX Multifunktionssystemen (MFP) zur Modernisierung seiner Zeiterfassungsprozesse. Mit UTAX Zeitblick melden sich Mitarbeitende mittels Transponder am MFP an und ab. Was vorher papierbasiert ablief, erfolgt nun digital.

„Bei der Suche nach einer modernen Arbeitszeiterfassung galt für uns: Bestenfalls nutzen wir vorhandene Ressourcen, um neue Aufgaben zu lösen. Unser Fachhändler KCT Systemhaus GmbH hat den Bedarf direkt erkannt und aufgezeigt, dass sich die modernen Geräte von UTAX auch als Zeiterfassungsterminals nutzen lassen. Wir waren von der Idee einer integrierten Lösung sofort begeistert“, sagt Michael Schrodke, Geschäftsführer des IHK BIZ.

Optimierte Dokumenten- und Zeiterfassungsprozesse für drei Standorte

Im Zuge des Projekts wurden an drei Standorten des IHK BIZ – in Dessau-Roßlau, Halle (Saale) und Weißenfels – fünf bestehende Multifunktionssysteme durch die DIN-A3-Farb-Multifunktionssysteme 2508ci der Fachhandelsmarke UTAX ersetzt. Da auf allen Geräten UTAX Zeitblick installiert ist, können die rund 40 Mitarbeitenden mit den Systemen nicht nur drucken, kopieren und scannen, sondern auch ihre Arbeitszeit erfassen.

IHK BIZ: „Wir haben einen großen Schritt Richtung Digitalisierung gemacht“

„Heute haben wir alle Daten im Dashboard der Lösung jederzeit im Blick. Jeder weiß sofort, wie viele Stunden er gearbeitet hat oder wie viel Urlaub noch offen ist. Das schafft Transparenz. Verwaltungsprozesse zu diesen Themen für 40 Mitarbeiter füllen bei uns Regale. Das fällt jetzt komplett weg. Mit der neuen Zeiterfassung haben wir einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht“, so Schrodke.

UTAX Zeitblick: Modernes Zeitmanagement bei höchster Sicherheit

Wie bei der IHK BIZ kann die Zeiterfassung mittels UTAX Zeitblick direkt am MFP erfolgen. Als cloudbasierte Lösung kann sie aber auch via Browser im Homeoffice oder unterwegs am Smartphone genutzt werden, um hybride Arbeitsweisen zu unterstützen. Unabhängig davon, auf welchem Weg die gesetzeskonforme Arbeitszeitdokumentation genutzt wird, sie erfolgt stets bei höchster Sicherheit: Alle Daten werden in Deutschland gehostet und verschlüsselt übertragen. Auch Updates werden automatisch aufgespielt, sodass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Sichere Dokumentenprozesse begleitet vom Fachhandelspartner

Neben der neuen Zeiterfassung nutzt das IHK Bildungszentrum auch aQrate von UTAX. Mit der Softwarelösung können Scan-, Kopier- und Druckprozesse im Unternehmen überwacht und gesteuert werden. Über die Follow-Me-Print-Funktion stellt aQrate sicher, dass vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Sie werden erst ausgedruckt, wenn die User sich per Transponder am MFP authentifiziert haben. Darüber hinaus nutzt die IHK BIZ die aQrate-Funktion „Scan-to-me“: Hierbei werden analoge Dokumente direkt nach dem Scanvorgang am MFP an das persönliche Postfach des jeweiligen Nutzers gesendet. „Moderne Multifunktionssysteme in Kombination mit Lösungen wie aQrate und UTAX Zeitblick sind heute weit mehr als nur Drucker. Sie sind als Hub für digitale Prozesse zu einem elementaren Teil einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur geworden“, sagt Steffen Klemm, Vertriebsmitarbeiter bei der KCT Systemhaus GmbH.

Kosteneffiziente und sichere Lösungen für KMU

Das IHK Bildungszentrum Halle-Dessau zeigt sich rundum zufrieden: „Die Etablierung der neuen Zeiterfassungs- und Dokumentenprozesse mit UTAX Zeitblick hat einwandfrei geklappt. Qualität bedeutet für mich, wenn meine Erwartungen erfüllt werden. Das war bei diesem Projekt absolut der Fall. Ich wüsste nicht, wie man es besser machen könnte“, resümiert Michael Schrodke. Auch UTAX zieht ein positives Fazit: „UTAX Zeitblick ist eine kosteneffiziente und sichere Lösung für kleine wie mittelständische Unternehmen, die ein echtes Bedürfnis im Markt adressiert, unkompliziert implementierbar ist und sich je nach Bedarf individualisieren lässt“, sagt Markus Müller, Vertriebsleiter UTAX Consulting & Solution Experts.

Über UTAX

UTAX ist eine eingetragene Marke der TA Triumph-Adler GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Hamburg hat sich auf den Vertrieb von hochwertigen Druck- und Multifunktionssystemen (MFP) über den Fachhandel spezialisiert. Das breite Produktportfolio umfasst neben Hardware auch moderne IT-Lösungen und -Dienstleistungen sowie eine ganzheitliche Beratung für effektive Dokumentenprozesse in Unternehmen. In Deutschland wird die Fachhandelsmarke UTAX über ein Netz aus über 200 autorisierten Vertragshändlern vertrieben. International agiert das Unternehmen in über 40 Ländern der EMEA-Region.