Digitale Souveränität E-Akte: Wie die Stadt Bielefeld ihre Verwaltung digitalisierte

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Als sich die Stadt Bielefeld 2017 dazu entschloss, ihre Stadtverwaltung und internen Abläufe in den Behörden zu digitalisieren, war vielen Beteiligten noch nicht klar, welche Auswirkungen das Projekt haben würde. Dank der Lösung nscale eGov von Ceyoniq konnte die E-Akte eingeführt werden.

Geplant war eine E-Akte für alle Behörden und Organisationseinheiten, die den gesamten akteninternen Verkehr und die analoge Post ersetzen sollte. Die Ausschreibung umfasste daher die komplette Stadtverwaltung, für die ämterübergreifend ein Dokumenten-Management-System (DMS) aufgebaut werden sollte. Ziel war es, nscale eGov sowohl für die elektronische Aktenführung als auch als zentrale Informationsplattform innerhalb der Verwaltung zu nutzen. Die E-Akten werden dazu in digitalen Aktenschränken vorgehalten, an denen je nach Erfordernis auch mehrere Organisationseinheiten berechtigt werden können.

2020 erfolgte eine Neuausrichtung des Projekts

Nach Beginn der Einführung der E-Akte im Jahr 2017 und einer Pilotphase, die bis 2020 dauerte, wurde die Herangehensweise auf den Prüfstand gestellt. „Man hat bei einigen Piloten mit der Absicht begonnen, für diese Bereiche ein DMS aufzubauen, das gleichzeitig eine individuelle und für jeden Bereich spezifische Oberfläche bietet. Zusätzlich sollten die verfügbaren Fachverfahren über Schnittstellen eingebunden werden“, erläutert Peter Sawatzky, Projektleiter DMS-Einführung in der Stadtverwaltung Bielefeld. „Das hat sich dann als nicht besonders förderlich auf das Gesamtprojekt erwiesen, da punktuell zu viel Zeit und Ressourcen investiert werden mussten.“

Um den Rollout gerade auch im Zuge der Corona-Pandemie zu beschleunigen, wurde daher die Anbindung von Fachverfahren zugunsten einer schnelleren Breiten-Verfügbarkeit der E-Akte zurückgestellt. Schließlich gestaltete sich die Einführung von Homeoffice bei gleichzeitigem Arbeiten mit analogen Akten als extrem kompliziert.

Wir stellten den Bereichen, die an der Einführung ein besonderes Interesse hatten, so schnell wie möglich eine Ablagestruktur zur Verfügung. So konnten die Kollegen überhaupt erst einmal anfangen, digitale Akten zu führen.

Peter Sawatzky, Stadtverwaltung Bielefeld

Ämter stellen inzwischen selbst Projektwünsche

Bei der Stadt Bielefeld wird die E-Akte als „einheitliche Akte“ mit einer breiten Auswahl an Möglichkeiten der Verstichwortung angeboten. Damit können alle Organisationseinheiten eine jeweils für sich geeignete Art der Kennzeichnung abgelegter Objekte realisieren. Inzwischen kommen auch immer mehr Ämter mit eigenen Projektwünschen auf das Team zu, dass aus fünf Projektmanagerinnen und -managern und fünf IT-Spezialisten besteht. Diese erarbeiten zusätzlich auch Konzepte für weitere stadtweite Nutzungsmöglichkeiten.

Insgesamt wurden bisher Projekte in 23 Ämtern und Betrieben in den Produktivbetrieb überführt. Auch Ämter wie das Gesundheits- oder das Bauamt werden in parallelen Teilprojekten in nscale eGov überführt. Die leistungsstarke Informationsplattform unterstützt die Behördenmitarbeiter dabei, Dokumente und Informationen sicher und effizient zu verwalten und Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Zudem lässt sich die Lösung dank ihrer Schnittstellenstärke problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren.

Vorteil E-Akte in der öffentlichen Verwaltung

„Auch wenn in die Einführung der E-Akte anfangs einiges an Zeit investiert werden musste, um effektive Prozesse zu etablieren, so überwogen doch sehr bald die Vorteile“, erklärt Sawatzky. Er erinnert an die damalige Situation, bevor „fünf Kilometer“ Hausakten digitalisiert worden sind: „Wollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, beispielweise aus dem Vermessungsamt eine Akte des Bauamtes einsehen, so konnte diese per Mail bestellt werden und die Original-Akte wurde auf dem internen Postweg verschickt. Alternativ konnte man persönlich in das Archiv kommen, musste eine Laufkarte ausfüllen, und bekam die Original-Akte ausgehändigt. Der Mitarbeiter des Hausaktenarchivs musste hierfür ein Ausleih-Verzeichnis führen, in dem die Akten ausgetragen wurden und die Rückgabe wieder vermerkt wurde.“

Durch das Ausleihen der Original-Akten war der sofortige Zugriff auf die Akten im Bauamt nicht mehr sichergestellt. Die Akten mussten erst wieder angefordert und zurückgebracht werden. Digitale Akten ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Informationen, wodurch Arbeitsprozesse beschleunigt werden.

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