Elektronische Rechnungsverarbeitung E-Invoicing: Wunsch und Wirklichkeit klaffen weit auseinander

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Eine neue Studie von Quadient zeigt Widersprüche zwischen dem gefühlten Grad der Prozessdigitalisierung und der tatsächlichen Umsetzung der Vorschriften. Dreiviertel der befragten Mitarbeiter beschreiben ihre Rechnungsprozesse als digitalisiert – doch nur sechs Prozent erfüllen die Anforderungen von E-Invoicing.

Quadient, Anbieter einer Automatisierungsplattform für Geschäftsbeziehungen, hat jetzt eine Halbzeitbilanz zur Implementierung der Vorschriften für E-Invoicing veröffentlicht. Die Studie zeigt, wie weit diese ein halbes Jahr vor dem nächsten Stichtag am 1. Januar 2027 bei der Umsetzung der Vorgaben sind. Dabei klafft zwischen Selbstwahrnehmung und dem tatsächlichen Fortschritt eine deutliche Lücke. Dreiviertel der befragten Führungs- und Fachkräfte aus den Bereichen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung beschreiben ihre Rechnungsprozesse als digitalisiert. Doch nur sechs Prozent erfüllen nach eigenen Angaben die Anforderungen der E-Rechnung.

E-Invoicing: Mehrheit will Unternehmen gesetzliche Fristen einhalten

Insgesamt sind die Führungs- und Fachkräfte trotzdem zuversichtlich. Die Mehrheit von 89 Prozent glaubt, dass sie die bevorstehenden gesetzlichen Fristen einhalten kann. Denn ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Ein Jahr später erweitert sich die Pflicht für E-Invoicing auf Betriebe unterhalb dieser Umsatzschwelle.

Die Mehrheit der befragten Unternehmen, 56 Prozent, hat bislang jedoch kein gesetzeskonformes Rechnungsformat eingeführt. Rund die Hälfte, 48 Prozent, versendet einige oder alle Rechnungen noch in Papierform. Bei über zwei Dritteln kommt auch PDF zum Einsatz. Beide Formate sind aber nicht konform mit den Anforderungen zur E-Rechnung. Dem Wachstumschancengesetz entsprechen nur strukturierte, maschinenlesbare XML-Formate. Dazu gehören XRechnung, ZUGFeRD oder EDI, sofern dieses die Norm EN16931 erfüllt.

Oliver Rauschil, Senior Director Digital Sales Zentraleuropa bei Quadient, kommentiert die Ergebnisse der Studie: „Ein Großteil der Unternehmen glaubt, dass sie auf dem besten Weg sind, die Vorschriften zur E-Rechnungsstellung einzuhalten. Die Daten unserer Studie erzählen dagegen eine ganz andere Geschichte. Es ist höchste Zeit, Prozesse, Systeme und Partner sehr genau zu prüfen und zuverlässig festzustellen, ob diese skalierbar konforme E-Rechnungen unterstützen. Diejenigen, die rechtzeitig aktiv werden, erreichen nämlich deutlich mehr als nur gesetzliche Konformität. Sie haben die Chance ihre Finanzprozesse weitreichend zu modernisieren und zu automatisieren. Auf diese Weise lassen sich sowohl die Liquidität als auch der Cashflow verbessern.“

Es ist höchste Zeit, Prozesse, Systeme und Partner sehr genau zu prüfen und zuverlässig festzustellen, ob diese skalierbar konforme E-Rechnungen unterstützen.

Oliver Rauschil, Quadient

Was die Umstellung auf E-Invoicing bringt

Quadient unterstützt Unternehmen mit seiner Suite digitaler Automatisierungslösungen bei der umfassenden Transformation ihrer Finanzprozesse und der Erfüllung von rechtlichen Vorgaben wie der E-Rechnung. Dass sich der rechtzeitige Umstieg auf die E-Rechnung lohnt, bestätigen auch die Befragten, die sich bereits intensiv mit E-Invoicing auseinandersetzen und Vorgaben umgesetzt haben. Die Teilnehmer der Umfrage nennen folgende Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung:

• Einsparung von Zeit und Kosten: 74 Prozent konnten schon auf die ein oder andere Weise Zeit und Kosten einsparen.
• Einsparung von Zeit und Kosten: 74 Prozent konnten schon auf die ein oder andere Weise Zeit und Kosten einsparen.
• Höhere Produktivität: 54 Prozent berichten von Vorteilen bei der Gesamtproduktivität, beim Mobile Working oder bei beiden Aspekten.
• Kosteneinsparung: 48 Prozent der Befragten konnten bereits Kosteneinsparungen feststellen.
• Schnellere Rechnungszustellung: Bei 34 Prozent verkürzte sich die Forderungslaufzeit durch die schnellere Rechnungszustellung.
• Rechnungsprozesse: Jeder dritte Betrieb berichtet außerdem von weniger Fehlern in den Abläufen.

Aber auch bei denjenigen, die die Umstellung auf die E-Rechnung erst vor sich haben, überwiegt der Optimismus. So sind 64 Prozent aller Befragten der Meinung, dass die elektronische Rechnung nützlich ist und nennen einfachere Prozesse als wichtigsten erwarteten Vorteil.

Technische Umsetzung: Deutsche Unternehmen fahren Null-Risiko-Strategie

71 Prozent der befragten Betriebe planen, die E-Rechnung entweder ausschließlich über das ERP-System oder in Kombination mit einer spezialisierten E-Rechnungsplattform umzusetzen. Für dieses Vorgehen sprechen zum einen wirtschaftliche Gesichtspunkte wie Investitionsschutz, Nutzwertmaximierung und Vermeidung hoher Wechselkosten. Aber auch unter den Aspekten Business Continuity und operative Systemstabilität gehen die Unternehmen mit diesem Ansatz kein unnötiges Risiko ein.

39 Prozent der Befragten planen dazu einen hybriden Ansatz. Sie kombinieren das ERP mit einer zusätzlichen Plattform. Dies dürfte insbesondere daran liegen, dass jede dritte ERP-Standardlösung in einer vergleichsweise alten Version betrieben wird. Diese weisen häufig Schwächen bei der XML-Fähigkeit auf. Moderne E-Invoicing-Portale überbrücken diese technologische Lücke. Sie halten Unternehmen in puncto Compliance automatisch auf dem neuesten Stand. Und sie sorgen durch Unterstützung einer Vielzahl an Formaten für die nötige Flexibilität, die dem ERP-System selbst vielleicht fehlt.

Knapp ein Drittel der Studienteilnehmerinnen und -teilnehmer setzen dagegen komplett auf ihre aktuelle ERP-Software. Sie begründen dies damit, dass ihre IT gesetzeskonforme E-Rechnungen bereits erstellen könne. 15 Prozent zeigten sich noch unentschlossen. Bei den Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz waren dies sogar 47 Prozent, also fast die Hälfte der befragten Betriebe.

Für den Bericht „E-Rechnung Deutschland: Die B2B-Halbzeitbilanz“ wurden rund 300 deutsche Unternehmen vom Marktforschungsinstitut OpinionWay im Auftrag von Quadient befragt. 
Quadient entwickelt KI-gestützte Automatisierungslösungen für die Kommunikation von Unternehmen. Von der Finanzautomatisierung über die Kundenansprache bis hin zum Post- und Paketmanagement unterstützen die Lösungen Unternehmen dabei, ineffiziente Prozesse zu reduzieren und Ressourcen gezielter einzusetzen.

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