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Medienbruchfreie Prozesse für die E-Akte

Diese Workflows ersetzen manuelle Prozesse und da alle relevanten Daten plötzlich zentral verfügbar waren, wurde zudem die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen verbessert und die Transparenz erhöht. Die Integration der E-Akte in bestehende Fachverfahren ermöglicht zusätzlich einen medienbruchfreien Informationsfluss. Inzwischen können in Bielefeld mehrere Mitarbeitende parallel auf dieselben digitalen Akten zugreifen, was die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen deutlich erleichtert. Dabei kann der Status einer Akte im Geschäftsgang eingesehen werden. Das beschleunigt Entscheidungen und verbessert die Dienstleistung gegenüber den Bürgern und Bürgerinnen.

Neben den verbesserten Arbeitsprozessen führte die Einführung der E-Akte auch zu Kosteneinsparungen und zu einem umweltfreundlicheren Arbeiten. Durch die Digitalisierung wurde der Papierverbrauch deutlich reduziert und die Lagerkosten potenziell minimiert. Weiterhin werden gesetzliche Vorgaben eingehalten, wie beispielsweise die BSI-Richtlinien TR-RESISCAN und TR-ESOR und führt so zu mehr Rechtssicherheit. Indem Zugriffsrechte individuell festgelegt und überwacht werden, sodass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können, gewährleitet die E-Akte auch einen besseren Schutz von sensiblen Daten.

Eine perfekte Symbiose: E-Akte und digitaler Geschäftsvorgang

Parallel zur Einführung der E-Akte wurden digitale Workflows etabliert, die den gesamten Ablauf eines Verwaltungsvorgangs elektronisch abbilden. Der digitale Geschäftsgang ist dabei ein zentraler Bestandteil. Er beschreibt den Weg, den ein Dokument oder eine Akte innerhalb einer Organisation durchläuft, um bearbeitet, geprüft oder genehmigt zu werden. Die Nutzung des digitalen Geschäftsgangs als Werkzeug für interne Unterschriften und Kooperationen erübrigt physische Wege, auch zwischen Dienststellen in unterschiedlichen Gebäuden. Die Laufwege können individuell konfiguriert werden und sind während des gesamten Verlaufs dynamisch anpassbar. Dabei wird die Zeichnungshistorie revisionssicher am Objekt des Geschäftsgangs dokumentiert. Wiederkehrende Abläufe lassen sich sowohl für Einzelne als auch größere Gruppen reproduzierbar abspeichern.

Die Nutzung des Geschäftsgangs ist ein zentrales Argument bei der Verbreitung der E-Akte. Im Jahr 2024 wurde dieser in rund 6.800 Fällen genutzt. In 2025 wurde der Geschäftsgang bis zum 20. Oktober 2025 bereits in 8.200 Fällen eingesetzt. Durch den digitalen Geschäftsgang hat die Bielefelder Verwaltung nicht nur ihre Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz und Qualität der Verwaltungsarbeit verbessert. Prozesse wurden beschleunigt und das Aufkommen analoger Post reduziert. Mittlerweile sind alle Leitungskräfte der Stadt Bielefeld mit einem eigenen Aktenschrank in nscale eGov ausgestattet, so dass auf dieser Ebene die Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit unter Nutzung des Geschäftsgangs innerhalb der gesamten Stadtverwaltung geschaffen sind.

Schritt für Schritt zur digitalen Stadtverwaltung

Durch die Digitalisierung der Aktenführung wurde die Verwaltung in Bielefeld insgesamt moderner, effizienter, bürgerfreundlicher und nicht zuletzt umweltfreundlicher gestaltet. Inzwischen nutzen mehr als 2.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus 46 Organisationseinheiten der Stadtverwaltung Bielefeld die elektronische Aktenlösung nscale eGov, um Geschäftsgänge effizient und rein digital zu bearbeiten. Inzwischen werden dort über 1,3 Million E-Akten, 1,67 Millionen elektroniche Vorgänge und 15,8 Millionen Dokumente in 670 digitalen Aktenschränken verwahrt. Ein Erfolgsmodell, dass gemeinsam mit nscale eGov von Ceyoniq geschaffen wurde.

Bis Ende 2026 will Sawatzky mit seinem Team die E-Akte in der gesamten Stadtverwaltung eingeführt haben. Und er hat noch weitere Pläne: „Mit unserem Wissenszuwachs können wir jetzt auch Vorschläge machen, wie man an manchen Stellen die bisherigen Strukturen verändern kann. Da ist noch viel Potenzial, was wir verschlanken und vereinheitlichen können.“

Ceyoniq auf der KommDigitale in Bielefeld

Wie können Kommunen ihre digitale Infrastruktur souverän und unabhängig von internationalen Technologiekonzernen gestalten? Diese Frage steht im Zentrum des Messeauftritts der Ceyoniq Technology GmbH auf der KommDIGITALE vom 25. bis 26. März 2026. Mit der E-Akten-Lösung nscale eGov zeigt Ceyoniq, wie Verwaltungen die Kontrolle über ihre Daten behalten und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit ihrer digitalen Prozesse steigern. Die Lösung setzt dabei auf europäische Technologien und Open-Source-Strategien, die Verwaltungen mehr Handlungssicherheit bei E-Akte, digitaler Vorgangsbearbeitung und Vertragsmanagement verschaffen.

An den digitalen Werkbänken der KommDIGITALE können Besucher live erfahren, wie moderne Informationsplattformen technologisch unabhängig betrieben werden können. Ceyoniq demonstriert die Software selbst und die dahinterliegende Architektur wie Open-Source-Komponenten, europäisches Cloud-Hosting und vollständige Datenkontrolle durch die Verwaltung.
Digitale Werkbank 1 am 25. März 2026, 11:30 Uhr: "Digitale Verwaltung im Wandel - Chancen, Herausforderungen und Perspektiven für Kommunen"Die digitale Transformation eröffnet Kommunen neue Chancen, stellt sie aber auch vor große Herausforderungen. In der Diskussionsrunde „Digitale Verwaltung im Wandel - Chancen, Herausforderungen und Perspektiven für Kommunen“ laden Robert Wander, Abteilungsleiter Consulting Public Sector und Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq, gemeinsam mit Frau Middeke, stellvertretende Amtsleiterin für Strategie- und Innovationsentwicklung der Stadt Bielefeld, zum Austausch ein. Im Fokus stehen die elektronische Akte als Fundament moderner Verwaltungsprozesse, der Einsatz von KI in kommunalen Abläufen sowie strategische Perspektiven für eine nachhaltige Digitalisierung von Städten und Gemeinden.

Digitale Werkbank 2 am 26. März 2026, 11:30 Uhr: "Schritt für Schritt zur E-Akte – Ein kommunaler Erfahrungsbericht der Stadt Hennef"
Die Stadt Hennef treibt die Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse konsequent voran, dabei steht die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) im Zentrum. Der Vortrag gibt einen Einblick in die Strategie, Planung und Umsetzung des Projekts. Dabei werden Herausforderungen, Erfolgsfaktoren sowie konkrete Lösungsansätze aus der kommunalen Praxis vorgestellt. Der Erfahrungsbericht beleuchtet, wie Mitarbeitende eingebunden, technische und organisatorische Hürden überwunden und nachhaltige Mehrwerte für Bürger und Verwaltung geschaffen wurden. Auch werden Empfehlungen für andere Kommunen geteilt.