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Interne Kontrollen, ViDA & Überregulierung

Welche interne Kontrolle versagt zuerst, wenn KI-gestützte Steuerprozesse wachsen? Und woran könnte ein CFO oder Tax-Verantwortlicher das erkennen, bevor eine Prüfung den Fehler aufdeckt?

Chris Young: Wenn Unternehmen bestehende Systeme nutzen – etwa eine Steuer-Engine, ein ERP-System oder eine Lösung für elektronische Rechnungen –, ersetzt KI diese Systeme nicht automatisch. Sie kann aber dabei helfen, Lücken und Fehler zu finden. Zum Beispiel, wenn sich Informationen ändern, die in eine Steuerentscheidung eingeflossen sind. KI kann auch auf Änderungen von Regeln oder Vorschriften hinweisen, die in den Systemen berücksichtigt werden müssen. Ebenso kann sie Probleme erkennen, die weiter unten im Prozess auftreten.

Ein möglicher Fehler liegt bereits in den Daten des ERP-Systems. Wenn dort eine Transaktion falsch codiert wurde, kann die Steuer-Engine zwar mit den gelieferten Informationen arbeiten – das Ergebnis muss aber angepasst werden, sobald die fehlerhafte Grundlage auffällt. Auch ein mangelhafter vorgelagerter Prozess kann zu falschen Angaben führen. KI kann helfen, solche Ursachen sichtbar zu machen.

Wichtig ist dabei, KI nicht von Beginn an jede Aufgabe ohne Prüfung erledigen zu lassen. Unternehmen sollten schrittweise vorgehen: Zunächst kann ein System Fragen beantworten oder erklären, warum etwas passiert ist. Danach kann es Empfehlungen geben, die Beschäftigte prüfen. Erst mit wachsendem Vertrauen sollten weitere Aufgaben folgen.

Dieses Vertrauen muss sich die KI verdienen. Unternehmen brauchen Tests, Verfahren und Kontrollen, um Ergebnisse zu prüfen. Sie sollten die Möglichkeit haben, eine KI bei Fehlern auf eine niedrigere Automatisierungsstufe zurückzustufen. Das gilt grundsätzlich auch für Menschen und bestehende Systeme: Kontrollen und klare Zuständigkeiten helfen, Fehler zu erkennen und zu beheben.

Wer künftig geschäftliche und regulatorische Anforderungen erfüllen will, sollte prüfen, wo KI helfen kann, schneller zu arbeiten und zusätzliche Kapazitäten zu schaffen. Dabei geht es nicht nur um heutige Abläufe.

Chris Young, CEO von Vertex

ViDA setzt für grenzüberschreitende digitale Meldepflichten einen europäischen Rahmen. Wo liegt der größte blinde Fleck bei Unternehmen, die ihr ERP-System bereits für ViDA-bereit halten?

Chris Young: ViDA ist ein Zielpunkt für 2030. Gleichzeitig gelten schon heute in den einzelnen Ländern eigene Meldepflichten und Vorgaben. Wenn Unternehmen sich auf diese nationalen Anforderungen vorbereiten, müssen sie ihre ERP-Systeme, Transaktionsflüsse und die Steuerermittlung häufig erneut prüfen.

Dabei finden sie heraus, wo sie Systeme aufrüsten oder Abläufe verändern müssen. Diese Arbeit kann helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben – noch bevor die Anforderungen der europäischen Zielarchitektur greifen. Deshalb erwarte ich, dass mehr Unternehmen bis dahin besser vorbereitet sind. Der Weg dorthin führt jedoch über die konkreten Anforderungen der einzelnen Länder.

Viele Vorstände sollen jetzt in KI-gestützte Steuerprozesse investieren, während zugleich neue regulatorische Fristen näher rücken. Was kostet es ein Unternehmen tatsächlich, noch ein Geschäftsjahr abzuwarten?

Chris Young: Das lässt sich nicht mit einer einheitlichen Zahl beantworten. Die Kosten und möglichen Vorteile hängen vom jeweiligen Unternehmen ab: von der Zahl und Art der Transaktionen, der Komplexität der Steuerprozesse und den vorhandenen Systemen. Auch die Datenqualität spielt eine wichtige Rolle.

KI kann Kapazitäten schaffen und die Produktivität erhöhen. Wie stark das wirkt, ist von Unternehmen zu Unternehmen und von Prozess zu Prozess verschieden. Entscheidend ist deshalb, nicht nur auf das nächste Geschäftsjahr zu schauen. Verantwortliche sollten überlegen, wo ihr Unternehmen in einigen Jahren stehen muss – und von diesem Ziel aus rückwärts planen.

Wer künftig geschäftliche und regulatorische Anforderungen erfüllen will, sollte prüfen, wo KI helfen kann, schneller zu arbeiten und zusätzliche Kapazitäten zu schaffen. Dabei geht es nicht nur um heutige Abläufe. Auch der Handel könnte sich verändern, wenn KI-Agenten künftig häufiger einkaufen, verkaufen und Transaktionen ausführen. Das ist noch ein frühes Szenario. Sollte es an Bedeutung gewinnen, könnte sich auch verändern, wie schnell Geschäfte abgewickelt und Steuerregeln angewendet werden. Unternehmen sollten sich auf diese Entwicklung vorbereiten, statt erst zu reagieren, wenn sich die Abläufe bereits verändert haben.

Christian Lindner warnt davor, dass Überregulierung die Wettbewerbsfähigkeit schwächt. ViDA und die deutsche E-Rechnungspflicht bringen jedoch zusätzliche Vorgaben, die Unternehmen technisch umsetzen müssen. Stimmen Sie der Kritik zu – oder profitiert Vertex davon, wenn Regulierung komplexer wird?

Chris Young: Unsere Aufgabe als Technologieanbieter ist es, Kunden dabei zu helfen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen – mit möglichst wenig Reibung. Regierungen und öffentliche Leistungen müssen finanziert werden. Zugleich sollten Unternehmen die dafür nötigen Prozesse mit möglichst geringer zusätzlicher Belastung bewältigen können.

Wir wollen dafür Werkzeuge, Funktionen und Informationen bereitstellen, die Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen. Entscheidend ist aus meiner Sicht, die Abläufe so einfach und reibungslos wie möglich zu gestalten.

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Experten-Talk: Cloud-ERP und digitale Souveränität