Vertragsmanagement – der entscheidende Baustein bei der digitalen Transformation

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Verträge bedeuteten bisher viel Papier. Mit digitalem Vertragsmanagement können Unternehmen für effizientere Prozesse und mehr Nachhaltigkeit sorgen – bei gleichzeitig hoher Sicherheit. Warum gerade jetzt, wo die Arbeitsweise immer flexibler wird, auch Verträge digital werden sollten, erklärt Gastautorin Ulrike Werneck von DocuSign.

Video-Calls, Collaboration-Tools oder virtuelles Projektmanagement: Arbeiten im Homeoffice ist für viele Mitarbeiter im letzten Jahr zum „neuen Normal“ geworden. Dies gilt für große Unternehmen genau wie für den Mittelstand. Eine neue Studie von DocuSign, die die Situation für den Mittelstand beleuchtet, bestätigt, dass sich Mitarbeiter hybride Arbeitsmodelle wünschen, und daher durchschnittlich 2,5 Tage pro Woche außerhalb des Büros arbeiten möchten. Der gewachsene Bedarf an flexiblen Arbeitsmodellen zeigt, dass der Mittelstand ebenso flexibel darauf reagieren sollte, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Und gerade das letzte Jahr hat bewiesen, dass Unternehmen sich manchmal viel schneller anpassen müssen, als sie es sich je hätten vorstellen können. Dies betrifft auch das Vertragsmanagement.

Vertragsmanagement: Erhöhter Stress durch bürokratische Aufgaben

Dementsprechend finden in den meisten Unternehmen seit dem letzten Jahr viele Arbeitsschritte digital statt. Sobald eine Unterschrift benötigt wird oder ganze Verträge ausgehandelt werden, wird aber oft noch Papier eingescannt oder sogar hin- und her geschickt. Das bedeutet viel Bürokratie – und dafür haben Mitarbeiter immer weniger Verständnis: Solche bürokratischen Aufgaben lösen bei 47 Prozent der in der Studie befragten Mitarbeitern Stress und Frust aus.

Dabei bringt gerade digitales Vertragsmanagement viele Vorteile, etwa einen flexibleren und effizienteren Arbeitsalltag, einen besseren Überblick bei gleichzeitig hoher Sicherheit und mehr Nachhaltigkeit. Und es unterstützt beim Bürokratieabbau: Die Befragten der Mittelstandsstudie schätzen die freigewordene Zeit durch weniger Bürokratie auf durchschnittlich vier Stunden und zehn Minuten – also einen halben Arbeitstag pro Woche, in dem nun Zeit für anderes ist.

Digitales Vertragsmanagement: Viel mehr als „nur“ eine Unterschrift

Doch was beinhaltet (digitales) Vertragsmanagement eigentlich genau? Viele haben im Büro schon mal ein Dokument mit digitaler Unterschrift unterzeichnet – aber digitales Vertragsmanagement ist wesentlich vielfältiger. Gartner definiert Vertragsmanagement (englisch: Contract Lifecycle Management, kurz CLM) als „eine Lösung und ein Prozess für das Management des Lebenszyklus von Verträgen, die vom Unternehmen erstellt und verwaltet werden, und die für das Unternehmen eine Auswirkung haben“.

Dazu gehören Tools, mit denen Geschäftsverträge vorbereitet, unterzeichnet, gespeichert und umgesetzt werden. Seien es Kaufverträge, Arbeitsverträge, Angebote für Kunden oder Bestellungen – Verträge werden in jedem Unternehmen abgeschlossen, auch wenn man sich vielleicht nicht bei jedem Vorgang bewusst ist, dass man gerade einen Vertrag abschließt.

Vertragsmanagement besteht dabei aus mehreren Phasen:

• Dokumentenerstellung

• Verhandlungsphase

• Signieren

• Integration mit vorhandenen Aufzeichnungssystemen und

• intelligente Aufbewahrung für spätere Analysen und Vergleiche

Kostengünstigere und effizientere Gestaltung der Vertragsprozesse

Während dieses Prozesses wandert der Vertrag im Unternehmen und zwischen externen Ansprechpartnern hin und her, wird ausgedruckt, mit Stift auf Papier unterschrieben, eingescannt und zurückgesendet. Ganz schön kompliziert und zeitaufwändig. Mit CLM-Lösungen können Unternehmen Verträge stattdessen digital verwalten, und somit diese Schritte wesentlich kostengünstiger und effizienter gestalten und sogar automatisieren.

Aber gibt es nicht Fälle, in der nur eine schriftliche Unterschrift unter einem wichtigen Vertrag wirklich „zählt“? Genau für solche Zwecke gibt es verschiedene Arten von elektronischen Unterschriften – und die sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“, die eine zusätzliche Authentifizierung erfordert, ist rechtlich als Äquivalent zu einer schriftlichen Unterschrift anerkannt.

Vertragsmanagement bietet besseren Überblick und hohe Sicherheit

Digitales Vertragsmanagement führt viele unterschiedliche Prozesse unter einem Dach (bzw. auf einer Plattform) zusammen, und ermöglicht somit auch einen umfassenden Überblick für alle Beteiligten. Jeder, der schon mal in unübersichtlich werdenden E-Mail-Konversationen etwas Wichtiges abstimmen musste, weiß wie fehlerbehaftet und mühsam das sein kann. Und ganz am Ende bemerkt man dann oft, dass ein relevanter Ansprechpartner gar nicht in „cc“ war. Seit Beginn der Pandemie verlagern Unternehmen zudem immer mehr Anwendungen in die Cloud. Auch für eine moderne Verwaltung sind Cloudlösungen unverzichtbar. Wenn die CLM-Lösung beispielsweise in eine cloud-basierte Verwaltungssoftware integriert ist, können auch Verträge in die Cloud wandern.

Digitales Vertragsmanagement beinhaltet also viel mehr als „nur“ eine digitale Unterschrift: Es gibt vielfältige Anwendungen für verschiedene Branchen, wie eSignature, Dokumentenerstellung, Vertragsmanagement, sogenannte Clickwrap-Vereinbarungen bis hin zu Zahlungen, die direkt mit der Unterschrift angefordert werden können. Mit Hilfe von KI lassen sich Verträge zudem umfassend analysieren. DocuSign bietet all diese Lösungen, die etwa Unternehmen wie Voith und Celonis nutzen, in einer „Agreement Cloud“ an. Sicherheit und Datenschutz hat dabei stets oberste Priorität, und demzufolge nutzen Unternehmen auch immer Rechenzentren in den Regionen für die Datenspeicherung.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Wo gehobelt werden, fallen Späne. Oder man könnte auch sagen: Wo unterschrieben werden muss, braucht es reichlich Papier. Das gilt zumindest für den traditionellen Vertragsprozess. Der Trend geht jedoch zunehmend zum „papierlosen Büro“, und immer mehr Unternehmen setzen sich mehr Nachhaltigkeit zum Ziel. 74 Prozent der befragten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Mittelstandsstudie sind der Meinung, dass papierlose oder papiersparende Maßnahmen, wie digitale Signaturen, digitale Notizbücher und das Reduzieren von Ausdrucken, einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.

Mit Produkten und Lösungen die Zukunft mitgestalten

Zudem glauben 65 Prozent, dass Unternehmen mit ihren Produkten, Lösungen und Dienstleistungen die Zukunft aktiv mitgestalten können. Dass sie bereits auf papierarme Prozesse in ihrem Unternehmensalltag umgestiegen sind, gaben immerhin schon 32 Prozent der befragten Mittelständler an. Gerade im Homeoffice, wo vielleicht gar kein Drucker zur Verfügung steht, wurde vielen Arbeitnehmern zum ersten Mal bewusst, wie viel Papier man an einem Arbeitstag immer noch braucht. Und dann fängt man ganz automatisch an, Papier zu sparen, und arbeitet stattdessen etwa mit Apps für Notizen. Dadurch wird das Büro Schritt für Schritt immer papierloser und damit nachhaltiger.

Immer mehr Unternehmen entdecken gerade den konkreten Mehrwert der Digitalisierung für sich. Während manche digitale Tools zuerst nur „übergangsweise“ für das Homeoffice eingeführt wurden, erkennen viele nun zunehmend auch die langfristigen Vorteile. Digitales Vertragsmanagement kann hier ein entscheidender Baustein sein und viel Effizienz in Unternehmensprozesse bringen. (sg)

Über die Autorin: Ulrike Werneck ist Director Marketing DACH & Benelux bei DocuSign. Sie leitet seit Mai 2020 das Marketing für die DACH-Region bei DocuSign und trägt maßgeblich dazu bei, das Wachstum in der Region voranzutreiben. Zuvor war sie unter anderem bei Salesforce und bei Sun Microsystems in leitenden Positionen tätig und ist Expertin im B2B-Marketing. Ihre Leidenschaft und Expertise liegt in der Digitalisierung für den Mittelstand. Außerdem unterstützt sie auch die Initiativen „Women in Tech“ und „Women in Leadership“. Ulrike Werneck ist ausgebildeter systemischer Business Coach und berät regelmäßig Frauen am Karrierebeginn als Mentorin.

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