Arbeitswelt: Wie Mitarbeiter agil durch die Post-Corona-Zeit kommen

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Der digitale Wandel und die Corona-Pandemie haben den Arbeitsalltag verändert. Jetzt gilt es, Potentiale und Chancen der neuen Arbeitswelt auszuloten. Gastautorin Daniela Becker von DocuSign gibt Tipps, wie sich Veränderungen so umsetzen lassen, dass Arbeitnehmer flexibler und unabhängiger arbeiten können.

Die zunehmende Digitalisierung mit technologischen Innovationen in der Kommunikation und Mobilität – vor allem aber die pandemiebedingte Umsiedlung ins Homeoffice – haben ein neues Arbeitswelt geschaffen. Mobiles Arbeiten gehört jetzt zum Alltag wie die Stechuhr in den 70ern. Das belegt auch eine aktuelle Studie, für die der Digitalverband Bitkom 1.100 Unternehmen befragt hat. Rund jede zweite Organisation gab an, dass die Corona-Pandemie die Digitalisierung des eigenen Geschäftsmodells beschleunigt hat, im Vergleich zu 15 Prozent nach Beginn der Pandemie. Eine knappe Mehrheit betont sogar, dass die weltweite Gesundheitskrise einen Innovationsschub im eigenen Unternehmen ausgelöst hat.

Arbeitswelt: Hybrides Arbeiten gehört die Zukunft

Unbestritten ist nach den Erfahrungen der letzten Jahre aber auch, dass sich die Zukunft der Arbeit nicht ausschließlich auf Remote-Tätigkeiten beschränken wird. Zu groß sind die Einschränkungen, wenn es um die direkte Kommunikation mit Kolleginnen, Kollegen und Führungskräften geht. Organisationen stehen damit vor der schwierigen Situation, unterschiedliche Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen miteinander zu vereinen. Möglich wird das dadurch, dass Vorgesetzte unterschiedliche Arbeitsstile zulassen und eine hybride Arbeitswelt geschaffen wird. Ziel muss es sein, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten und neue Werkzeuge nutzen zu können. Alles ist jederzeit und von überall machbar, ermöglicht durch das Internet. Wie sich Veränderungen in der Arbeitswelt umsetzen lassen und was Verantwortliche bei der Umsetzung beachten sollten.

Arbeitswelt: Agile Führung

Es braucht eine neue kollaborative Art von Leadership. Im Mittelpunkt steht das Engagement, Know-how bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufzubauen – und zwar tiefgreifend. Verantwortungsbewusstsein, Eigenständigkeit, aber auch entsprechende Technologien unterstützen dabei. Dazu gehört eine echte „papierlose Unternehmenskultur“. Bestehende papierbasierte Prozesse behindern übergreifende Geschäftsprozesse und digitale Workflows immer mehr, führen zu Informationssilos und werden zum Sicherheitsrisiko.

Digitale Prozesse etablieren

Jetzt kommt es darauf an, die in der Corona-Pandemie schnell geschaffenen Strukturen zu konsolidieren und zu verfestigen. Digitale Kommunikations-Tools, die zunächst nur „übergangsweise“ für das Home-Office eingeführt wurden, spielen eine entscheidende Rolle und treiben die digitale Transformation voran. Besonders schwierig wird die Prozessoptimierung, wenn Papierdokumente im Spiel sind: Verträge werden oft mehrfach ausgedruckt, verschickt, eingescannt und archiviert. Diese Vorgehensweise birgt diverse Risiken und Nachteile, die sich mit einem vollständig digitalen Ansatz weitgehend eliminieren lassen.

Verträge rechtssicher elektronisch unterschreiben

Veraltete, papierbasierte Vertragsprozesse sind manuell, langsam, teuer und fehleranfällig. Die Umstellung auf ein volldigitales Vertragsmanagement erfordert nur einen geringen Aufwand und lässt sich problemlos in die bestehenden Systeme integrieren. Über das Versenden von digital unterzeichneten Unterlagen hinaus können Vertragsanpassungen digital nachverfolgt werden, was während sämtlicher Verhandlungsphasen für die geforderte Rechtssicherheit bei der Ausgestaltung und für den Abschluss von Verträgen sorgt. Mit der elektronischen Signatur lassen sich Vereinbarungen auch einfach und unbürokratisch online teilen und unterzeichnen. Auch können Dokumente in einem Schritt unterschrieben und bezahlt werden. Das senkt den Papierverbrauch und beschleunigt den Prozess für Kunden und Partner. Dabei ist die elektronische Signatur genauso konform und rechtsgültig wie händisch unterschriebene Verträge und Dokumente.

Arbeitswelt nimmt Abschied vom Papier

Auch mehr Nachhaltigkeit steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Und mit dem Umstieg auf papierlose Prozesse kann man einen wesentlichen Beitrag zu weniger CO2-Emissionen leisten. Dadurch, dass Dokumentenmanagement-Tools den Arbeitsalltag erleichtern, steht dem umweltfreundlicheren Arbeiten ohne Drucker, Scanner oder Fax nichts mehr im Weg – ob im papierlosen Büro oder zu Hause. Der Trend hin zum papierlosen Büro zeichnet sich auch laut der Bitkom-Studie ab. So erklärten erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen (53 Prozent), dass weniger ausgedruckt wird als noch vor einem Jahr.

Fest steht: Home-Office, virtuelle Teams, Videokonferenzen statt Reisen – die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt massiv geprägt. Digitale Prozesse können Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen und Arbeitnehmer können dadurch viel flexibler und unabhängiger arbeiten. Das digitale Vertragsmanagement kann hier ein entscheidender Baustein sein und zusätzliche Effizienz in Unternehmensprozesse bringen, um auch künftig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Daniela Becker ist Area Vice President EMEA bei DocuSign. Der Anbieter unterstützt Unternehmen bei der Verknüpfung und Automatisierung aller Prozesse zur Vorbereitung, Unterzeichnung, Umsetzung und Verwaltung von Verträgen und Vereinbarungen. Als Teil der DocuSign Agreement Cloud bietet DocuSign eSignature an. Die Lösung unterstützt elektronische Signaturen von praktisch jedem Gerät aus. (sg)

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