Beschaffungsprozesse: Höhere Effizienz durch die digitale Lieferantenakte

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Fehlerfreie Beschaffungsprozesse, intakte Lieferketten, Kostenvorteile und vertrauensvolle Lieferantenbeziehungen – das sind die Vorteile einer digitalen Lieferantenakte. Wie einfach der Umstieg auf digitale Prozesse ist und was Einkaufsabteilungen dabei berücksichtigen sollten, erklärt Gastautor Stefan Halupka von TA-Triumph-Adler.

Ob Verträge oder Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine: Sämtliche Dokumente zwischen Geschäftspartnern wurden früher gewissenhaft in Papierform in unzähligen Aktenordnern archiviert. Bestellvorgänge sind der Auslöser für eine Vielzahl von Dokumenten und Informationen, die Mitarbeiter im Rahmen der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse bearbeiten müssen. Dementsprechend zeit- und damit kostenintensiv gestaltete sich für die Einkaufsabteilungen in den Unternehmen die manuelle Suche nach den passenden Unterlagen.

Das ändert die Einführung einer digitalen Lieferantenakte: Alle erforderlichen Dokumente lassen sich in elektronischen Ordnern strukturiert erfassen, bearbeiten und speichern. Gesuchte Dokumente und Informationen finden Einkäufer in diesen sofort per Mausklick. Damit sorgt die digitale Lieferantenakte für reibungslose und schnelle, transparente und nicht zuletzt fehlerfreie Abläufe. Sie verkürzt die Durchlaufzeiten von Rechnungen und ermöglicht, dass alle Bestellvorgänge auf einen Blick verfügbar sind – so lassen sich Einkaufs- und Beschaffungsprozesse effizienter gestalten.

Transparenz über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess

In der digitalen Lieferantenakte bilden die Verantwortlichen im Einkauf den gesamte Purchase-to-Pay-Prozess ab und gewinnen auf diese Weise Transparenz über den gesamten Einkaufsprozess: Von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur bezahlten Rechnung. Ein weiteres Plus: Der Einsatz passgenauer elektronischer Workflows entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einkauf von Routineaufgaben, senkt die Fehlerquote und erhöht zugleich die Arbeitszufriedenheit.

Doch es geht bei der Digitalisierung des Einkaufs um mehr als Workflows. Auf Grundlage der vollständig vorliegenden Informationen lassen sich Angebote besser auswerten und Verhandlungen zielgerichteter führen. Das Ergebnis sind fundiertere Kaufentscheidungen. Auch Auswahl, Pflege und Entwicklung von Lieferanten sind wichtige Aufgaben rund um den Beschaffungsprozess. Indem digitale Lieferantenakten beispielsweise für bessere Konditionen durch die eigene tadellose Zahlungsmoral sorgen, sparen sie bares Geld. Und garantieren damit, dass gute Geschäftsbeziehungen nicht unnötig belastet werden.

Vorteile ausschöpfen – Beschaffungsprozesse optimieren

Die digitale Lieferantenakte ist in der Regel ein Modul einer ECM-Lösung (Enterprise Content Management). Eine solche steuert das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten bis hin zur Archivierung über digitale Workflows. Für den Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements sprechen drei maßgebliche Vorteile:

1. Zeitersparnis: ECM-Lösungen importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche samt Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen rasch finden.

2. Unabhängigkeit: Alle gespeicherten Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben ECM-Lösungen den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder auch vom Smartphone. So kann auch unterwegs oder vom Homeoffice aus auf die Dokumente zugegriffen werden.

3. Sichere Archivierung: Digitale Dokumente lassen sich verändern. Das kann Probleme verursachen, wenn die Ursprungsversion gefragt ist. Deshalb speichern Dokumenten-Management-Systeme sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen.

Eine digitale Lieferantenakte macht also alle Vorgänge auf einen Blick verfügbar. Bestellungen oder Rechnungen werden so automatisiert wie gewünscht in digitalen Workflows beim Lauf durchs System geleitet. Bei Nachfragen – auch der Lieferanten und Kunden – können die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einkauf sofort auf die entsprechenden Daten und Dokumente zugreifen und aktuell wie verlässlich Auskunft über bestimmte Beschaffungsprozesse geben.

Beschaffungsprozesse: Von analogen zu digitalen Akten

Viele Unternehmen scheuen sich allerdings noch immer vor einem Umstieg auf digitale Lieferantenakten. Der Grund: Viele Lieferscheine und Rechnungen gehen derzeit noch immer auf Papier ein. Tatsächlich müssen diese Papierdokumente noch am Multifunktionsprinter eingescannt werden, doch anschließend werden sie direkt und automatisch über das ECM-System in den richtigen Ordnern abgespeichert. So führt die digitale Lieferantenakte alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen.

Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt, samt dem gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was elektronisch ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was über Papierdokumente hin und her geht, wird auf dem MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert. Das mühsame Suchen von Rechnungen in E-Mail-Anhängen gehört damit endgültig der Vergangenheit an.

Digitale Lieferantenakte: Jederzeit und überall Zugriff

Per ECM auf Dokumente zugreifen, Bestellungen und Rechnungen freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Homeoffice aus. Damit sorgt die digitale Lieferantenakte zeit- und ortsunabhängig für eine direkte Verfügbarkeit von allen Informationen an einem zentralen Ort und damit für effiziente Einkaufs- und Beschaffungsprozesse und stabile Lieferketten. Die Einkäufer profitieren darüber hinaus von der elektronischen Archivierung sämtlicher Vorgänge und können dadurch eine revisionssichere Korrespondenz mit ihren Lieferanten verwirklichen. Und nicht zu vergessen: Durch schnelle Reaktionszeiten erzielen sie bessere Konditionen durch die eigene hohe Zahlungsmoral. So werden aus Geschäftsbeziehungen vertrauensvolle Partnerschaften. Und bleiben es auch, selbst in Zeiten, in denen die Einkaufsbedingungen erheblichen Marktschwankungen unterliegen.

Über den Autor: Stefan Halupka, Director Business Unit ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler.

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