Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Drei Tipps für einen erfolgreichen Einstieg

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Die neue Arbeitswelt, die mit großer Flexibilität verbunden ist, stellt den Mittelstand vor große Herausforderungen. Um sich auf die verändernde Arbeitskultur einzustellen, müssen Unternehmen digitale Geschäftsprozesse einführen.

Die Ablösung bislang papiergebundener Prozesse durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Voraussetzung für eine zuverlässige Verfügbarkeit von Informationen und beschleunigt Entscheidungen. Der Schlüssel dazu sind Dokumentenmanagement-Systeme. Eine DMS-Lösung ermöglicht das elektronische Dokumentenmanagement im Unternehmen und unterstützt Mitarbeiter bei der Bearbeitung, Archivierung und Recherche von Informationen. So erlauben Dokumentenmanagement-Systeme zeit- und ortsunabhängig, direkt auf geschäftskritische Daten zuzugreifen und diese zu nutzen.

Tipp 1: Fortschritt im eigenen Tempo

Obwohl die Vorteile auf der Hand liegen, investieren noch immer nur wenige mittelständische Unternehmen in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Für viele Entscheider ist der Nutzen bis dato nur schwer greifbar, denn sie zahlen in der Regel nicht direkt in die Bilanz des Unternehmens ein, sondern zeigen ihre große Wirkung erst langfristig. Hinzu kommt das im Mittelstand traditionell weit verbreitete Zögern bei der Umsetzung zeit- und kostenintensiver Projekte.

Moderne DMS-Lösungen zeichnen sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche aus, die eine intuitive Anwendung ermöglicht. Eine anwendungsbezogene Vorkonfigurierung durch den Anbieter und die Möglichkeit, DMS-Software modular und schnell zu implementieren, machen es auch kleineren Unternehmen einfach, digitale Prozesse schrittweise einzuführen und nach Bedarf zu skalieren. Deshalb empfiehlt es sich, nicht alle Prozesse in allen Unternehmensbereichen auf einmal umzugestalten, sondern zunächst mit den wichtigsten Prozessen oder Unternehmensbereichen zu beginnen. So behält man stets den Überblick über Fortschritte, Hindernisse und Kosten – und minimiert Risiken für den laufenden Betrieb.

Tipp 2: DMS ist keine Insellösung

Um ihr volles Potenzial zu nutzen und Prozesse entscheidend zu beschleunigen, müssen DMS-Lösungen in die bestehende Anwendungslandschaft integriert und über Schnittstellen mit Bestandslösungen wie SAP oder Salesforce verknüpft werden. Die Anbindung an unternehmenseigene Anwendungen kann hier entscheidend sein. DMS-Lösungen wie der Kyocera Workflow Manager können zudem vollständig und nahtlos in Microsoft-Office-Umgebungen integriert werden und ermöglichen Mitarbeitern, digitale Prozesse direkt aus Outlook oder Word-Dokumenten anzustoßen und Dateien zu archivieren. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen setzt Zeit frei, die Mitarbeiter für produktivere Aufgaben verwenden können – etwa für einen besseren Kundenservice.

Tipp 2: Mitarbeiter bei Digitalisierung von Geschäftsprozessen einbinden

Die Einführung digitaler Prozesse verändert den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Deshalb ist eine hohe Akzeptanz in der Belegschaft entscheidend für den Erfolg von DMS-Projekten. Deshalb gilt es, Mitarbeiter früh in Veränderungen einzubinden. Dabei verändert sich die Arbeit selbst oft in geringerem Maße als befürchtet. Sie wandert nur vom Analogen ins Digitale. Den Einsatz von DMS sollten Unternehmen langfristig planen. Nicht nur, um einen maximalen ROI zu erzielen, sondern auch um regelmäßig das Feedback von Mitarbeitern einholen und einfließen lassen zu können. Denn sie sind letzten Ende die Anwender und profitieren selbst von möglichst effizienten Geschäftsprozessen.

Manche DMS-Lösungen ermöglichen Mitarbeitern, auch eigene Workflows zu erstellen und zu bearbeiten. Das ermöglicht ihnen, direkten Einfluss auf die Effizienz ihrer Aufgaben zu nehmen. Gleichzeitig gewinnen sie mit einem DMS mehr Transparenz, indem der Status von Umlaufmappen oder anderen Prozessen mit mehreren Bearbeitungsschritten über das System nachverfolgt werden können.

Wie ein DMS die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterstützen kann

Wie bei jeder Digitalisierungsinitiative muss auch die Einführung einer DMS-Lösung gut vorbereitet werden, um einen direkten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Dabei gilt es, Teilschritte sinnvoll zu planen, DMS-Lösungen als Teil der gesamten IT-Landschaft zu betrachten und Mitarbeiter frühzeitig zu involvieren. Noch bevor diese Schritte in Angriff genommen werden, sind klar definierte Ziele wichtig, denn die Möglichkeiten sind vielfältig.

Was soll eine DMS-Software im eigenen Unternehmen bewirken? Sollen Durchlaufzeiten verkürzt, papiergebundene Prozesse abgeschafft oder Informationen einfacher auffindbar werden? Sind die Ziele klar, ist alles bereit für die Bestandsaufnahme und die konkrete Planung. Das klingt zeitintensiv und kostspielig, beschleunigt Geschäftsprozesse aber mit guter Vorbereitung und der richtigen Software schnell und budgetschonend – und sorgt so für mehr Effizienz und einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Über den Autor: Ralph Rotmann ist Business Development Manager bei Kyocera Document Solutions. Kyocera bietet eine große Palette von umweltfreundlichen und wirtschaftlichen Druckern und Multifunktionsgeräten (MFPs). Die Enterprise-Content-Management-Lösungen steigern die Produktivität und Effizienz der Anwender durch eine ganzheitliche Verwaltung von Daten und Dokumenten. In Kombination mit der firmeneigenen Dokumentensoftware entwickelt Kyocera die ECM-Lösungen intern und deckt alle Aspekte des Dokumentenmanagements von der Eingabe bis zur Ausgabe ab. (sg)

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