Systemwechsel ERP-System: Wie Unternehmen die Migration gelingt

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Der Umstieg auf ein neues ERP-System stellt eine Herausforderung dar. Davon sollten sich Unternehmen aber nicht abschrecken lassen, denn technischer Stillstand kommt sie teuer zu stehen. Fünf Schritte zu einer erfolgreichen ERP-Migration.

Für den Wechsel zu einem neuen ERP-System gibt es viele gute Gründe. Es kann Unternehmen dabei helfen, seine Prozesse zu optimieren sowie Daten in Echtzeit verfügbar zu machen und dadurch Effizienz, Transparenz und Entscheidungsqualität deutlich zu verbessern. Zudem kann es eine moderne technologische Basis für Wachstum, Automatisierung und künftige Digitalisierungsschritte legen. 

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist dabei die Migration vom alten auf das neue ERP-System. Sie muss möglichst reibungslos erfolgen, damit die neue Software von Anfang an zuverlässig funktioniert und die Abläufe des Unternehmens nahtlos unterstützt. Gelingt das nicht, kann dies den Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen. Fünf Aspekte, die bei einer ERP-Migration berücksichtigt werden sollten.

1. Zieldefinition für das neue ERP-System

Nur wenn klar ist, was das neue System leisten soll, kann es auch richtig konfiguriert werden. Unternehmen sollten deshalb ihre Prozesse analysieren, Schwachstellen des alten Systems identifizieren und die Anforderungen aller Abteilungen an das neue ERP-System einholen und dokumentieren. Idealerweise geschieht das bereits vor der Auswahl des neuen Systems und bildet die Grundlage für einen gezielten Auswahlprozess.

2. Maßnahmen beim Datenmanagement

Zwischen Alt- und Neu-System gibt es oft Unterschiede bei der Datenhaltung. So speichern sie beispielsweise häufig Informationen in verschiedenen Formaten oder in anderen Datenfeldern. Zudem kann die Übernahme von überholten Informationen zu unnötiger Komplexität, Fehlentscheidungen oder gestörten Prozessen im neuen System führen. Die Daten müssen deshalb bereinigt, konsolidiert und sorgfältig übertragen werden.

3. Neues ERP-System testen

Bevor Unternehmen das neue ERP-System live schalten, sollten sie umfassende Tests durchführen. Dazu zählen Testmigrationen von Daten, so genannte Unit Tests, bei denen einzelne Funktionseinheiten überprüft werden, die Kontrolle der Schnittstellen zu anderen Systemen sowie die Analyse der Nutzerakzeptanz. Sie helfen dabei, mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu beheben.

4. Auf Change Management setzen

Um die Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitenden zu gewährleisten, sollten Unternehmen den Nutzen der neuen Software und die Veränderungen, die mit ihr einhergehen, klar kommunizieren. Außerdem müssen sämtliche Anwendergruppen geschult werden. Dabei hat sich das Key-User-Konzept bewährt, bei dem einzelne Mitarbeiter aus den Fachbereichen früh in das ERP-Projekt eingebunden und intensiv geschult werden, um dann ihre Kolleginnen und Kollegen zu unterrichten und zu unterstützen.

5. Go-Live-Planung für das neue ERP-System

Abhängig von Systemkomplexität und geschäftlichen Risiken sollten Unternehmen abwägen, ob sie das neue ERP-System in einem „Big Bang“ komplett live schalten oder besser schrittweise vorgehen. Der Go-Live sollte zeitlich gut abgestimmt sein und beispielsweise in einem ruhigen Geschäftszeitraum erfolgen. Mit Notfallplänen und einer Supportstruktur kann sichergestellt werden, dass die Kernprozesse auch bei Störungen im Go-Live weiterlaufen.

Sebastian Spicker, Managing Director DACH bei IFS,  Anbieter von Industrial AI und Cloud-Business-Software , kommentiert: „Eine ERP-Migration stellt nicht nur eine technologische, sondern auch eine organisatorische Herausforderung mit enormer Tragweite dar. Davon sollten sich Unternehmen aber nicht abschrecken lassen, denn ein modernes ERP-System ist eine zentrale Voraussetzung für zukunftsfähige, effiziente und integrierte Geschäftsprozesse. Es existieren bewährte Methoden, auf die sie zurückgreifen können, um die Migration erfolgreich zu gestalten.“

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