ERP Barometer 2024 ERP-Systeme aus der Cloud: Bei KMU noch nicht Standard

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Wenn es um ERP-Systeme geht, sind kleinere und mittelständische Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern beim Weg in die Cloud noch überraschend zögerlich. Dies geht aus dem neuen „ERP Barometer 2024“ des Softwareanbieters Forterro hervor.

Die Digitalisierung ist auch in kleinen und mittleren Unternehmen auf dem Vormarsch. Fast drei Viertel setzen auf ERP-Systeme oder eine andere betriebswirtschaftliche Software. Dennoch: Beim Weg in die Cloud zögern Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeiter noch immer, wie Forterro jetzt bei der erstmals von der techconsult GmbH durchgeführten Studie „ERP Barometer 2024“ herausgefunden hat. Marcus Pannier, President Central Europe bei Forterro, erklärt dazu: „Mehr als die Hälfte der KMU in Deutschland vertraut immer noch einer On-Premises-Lösung. Vor allem, wer sensible Daten verarbeitet, bevorzugt die Kontrolle über Systeme und Daten.“

In großen Unternehmen gehören ERP-Systeme seit geraumer Zeit zum Standard. KMU dagegen haben lange gezögert, haftete der betriebswirtschaftlichen Planungssoftware doch der Makel des komplexen, teuren und „schwerfälligen“ IT-Systems an, für dessen Betreuung und Wartung es eine ganze IT-Mannschaft braucht. Pannier kommentiert: „Inzwischen erobern skalierbare ERP-Systeme Schritt für Schritt die KMU. Grund genug für Forterro der Frage nachzugehen, wie kleine und mittlere Unternehmen generell von einem ERP-System und speziell von einem Cloud-basierten ERP-System profitieren.“

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Jedes zweite KMU setzt auf On-Premises-ERP-Systeme

Es zeigt sich: 74 Prozent der befragten Unternehmen setzen aktuell eine ERP-Lösung beziehungsweise eine betriebswirtschaftliche Software ein. Die restlichen 26 Prozent planen den Einsatz einer entsprechenden Unternehmenssoftware innerhalb der nächsten zwei Jahre. 52 Prozent der befragten Unternehmen betreiben ERP-Systeme als On-Premises-Lösung. Zumindest bei kleineren und mittleren Unternehmen scheint der Trend alles in die Cloud zu migrieren noch nicht komplett angekommen zu sein. Gefragt nach den Gründen für ihre Entscheidung zugunsten eines On-Premises-ERP-Systems, das lokal auf den internen Servern des Unternehmens läuft, nannten die Befragten Themen wie Datenschutz und Sicherheit.

Insbesondere Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten, bevorzugten demnach die vollständige Kontrolle über ihre Systeme und die Möglichkeit, Daten intern zu verwalten. Darüber hinaus wird die Anpassbarkeit der On-Premises-Lösung an die individuellen Bedürfnisse als wichtiger Entscheidungsfaktor genannt, spezifische Anforderungen und Prozesse der KMU ließen sich in On-Premises-Lösungen leichter integrieren.

So langsam kommt das Cloud-Moment allerdings auch bei den KMU an. Das Interesse an Software-as-a-Service-Modellen (SaaS) und ERP-Systemen aus der Cloud wächst. Immerhin 31 Prozent der befragten Unternehmen beziehen bereits ERP als Software as a Service. 16 Prozent der KMU stehen an der Schwelle zur Cloud, haben sich aktuell aber für eine hybride Bereitstellungsform entschieden.

Cloud-basierte ERP-Systeme bieten viele Vorteile

„Dabei sind es oftmals Kostengründe, die für den Wechsel sprechen. Cloud-basierte ERP-Systeme bieten Unternehmen die Möglichkeit, auf leistungsstarke, stets aktuelle Software zuzugreifen, ohne hohe Investitionen in die IT-Infrastruktur zu tätigen“, ist Pannier überzeugt. Immerhin 15 Prozent der befragten Unternehmen, die ihr ERP-System On Premises betreiben, haben diese seit mehr als zehn Jahren im Einsatz.

Der Wechsel zu ERP als Software as a Service ist in der Regel problemlos, es ist keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich und auch Updates und Wartung werden vom Anbieter übernommen. Das erkennen auch immer mehr der befragten KMU. Die Studienteilnehmer erwarten, dass sich mittelfristig der Anteil der Cloud-Nutzer von derzeit 31 Prozent auf 45 Prozent und der Anteil der hybriden Bereitstellungsform von 16 Prozent auf 20 Prozent erhöht. Im Gegenzug verringere sich der Anteil der Nutzer von On-Premises-Lösungen von derzeit 52 Prozent in den kommenden zwei Jahren auf 32 Prozent. Von den Unternehmen, die erst die Nutzung eines ERP-Systems planen, werden voraussichtlich 47 Prozent die ERP-Software komplett aus der Cloud beziehen und 19 Prozent zumindest in Teilen.

Prozessoptimierung und Beseitigung redundanter Prozesse

Befragt nach den Vorteilen des Einsatzes von ERP-Systemen gaben IT- und Business-Verantwortliche grundsätzlich die Kostensenkung (48 Prozent) an. Ein wesentlicher Ansatz zur Kostenreduzierung liegt demnach in der Prozessoptimierung (41 Prozent) und der Beseitigung redundanter Prozesse. Durch die Integration verschiedener Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Personalwesen, Beschaffung, Produktion und Vertrieb in einer einzigen Plattform ermöglichen ERP-Systeme nach Aussage der Befragten eine nahtlose Datenkommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen. KMU könnten so Prozesslücken schließen, das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen minimieren und Redundanzen eliminieren, was die Effizienz (41 Prozent) sowie Produktivität steigen ließe und gleichzeitig die Kosten senke. Die Top-5 der genannten Mehrwerte ergänzen die verfügbaren Echtzeitdaten (46 Prozent) und schnelle Reporting- und Analysemöglichkeiten (37 Prozent).

Ein Drittel der Befragten konnte durch den ERP-Einsatz ihr Supply Chain Management verbessern. 31 Prozent der IT- und Businessentscheider bestätigen außerdem, dass ihr ERP-System dazu beiträgt, die internationale Zusammenarbeit zu verbessern. Standardisierte Prozesse, mehrsprachige und mehrwährungsorientierte Funktionalitäten vereinfachten die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen Teams über Ländergrenzen hinweg. Da alle relevanten Daten und Informationen in einem zentralen System gespeichert seien, könnten Mitarbeitende an verschiedenen Standorten leichter auf identische Informationen zugreifen und in Echtzeit zusammenarbeiten.

Kombination aus ERP und Kundenbeziehungsmanagement

Fast jedes zweite der befragten KMU nutzt eine Kombination aus ERP und Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Mit dem CRM-System erhalten die Unternehmen eigener Aussage zufolge eine einheitliche Plattform, auf der alle Kundendaten verwaltet werden und auf deren Basis Marketingkampagnen automatisiert erstellt, verwaltet und analysiert werden können. Fast jedes zweite Unternehmen sieht im CRM einen wichtigen Zusatz für ihr ERP-System.

Fast ebenso groß ist der Anteil unter den Studienteilnehmern, denen die Kombination des ERP-Systems mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wichtig ist. Durch ein integriertes DMS stünden alle wichtigen Informationen und Dokumente wie Lieferanten- und Bestellscheine oder Projektakten unternehmensweit digital zur Verfügung. Als weiteren Vorteil nennen KMU die digitale Signatur, die Geschäftsabschlüsse beschleunige. Weitere wichtige Add-ons sehen die Business-Entscheider etwa in Projektmanagementtools (36 Prozent), Webshop-Anwendungen (29 Prozent) und Business-Intelligence-Funktionen (24 Prozent). Auch Tools zur effizienten Produktionsplanung sind in der Industrie (37 Prozent) gefragt.

Für ERP-Anwender stehen Service und Support ganz vorne

„KMU haben sehr konkrete Vorstellungen davon, was ihre ERP-Lösung, beziehungsweise der beauftragte Dienstleister leisten muss. An erster Stelle stehen mit 41 Prozent der Service und Support. Hierzu gehört nicht nur eine gute Erreichbarkeit, Anwender möchten sich verstanden wissen. Zu den genannten Voraussetzungen für eine ideale und vertrauensvolle Zusammenarbeit zählen daher persönliche Ansprechpartner, die nicht nur beraten, sondern auch die Umsetzung, die Bereitstellung und den Betrieb der ERP-Anwendung in- und auswendig kennen“, so das Fazit von Pannier.

Befragt nach den beherrschenden Herausforderungen für die Zukunft ist und bleibt die Digitalisierung mit 45 Prozent der Nennungen das Topthema. 42 Prozent der KMU stehen vor der Aufgabe Kosten zu senken, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähig zu halten. Im Einklang mit den beiden erstgenannten Themen steht die Prozessoptimierung (40 Prozent).

Zur Methode der Studie: Der „Forterro ERP Barometer 2024“ wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Forterro konzipiert und durchgeführt. 200 kleine (1 bis 19 Mitarbeitende) und mittlere (20 bis 999 Mitarbeitende) Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung wurden zu ihren ERP-Lösungen und Planungen befragt. Befragt wurden per Online-Fragebogen vor allem IT-Leiter, IT-Administratoren und Geschäftsführer. Die 2012 gegründete Forterro verfügt über 40 Standorte in Europa mit mehr als 1.600 Mitarbeitern und stellt ERP-Lösungen und weitere Business-Software bereit.

Übernahme: Forterro akquiriert abas Software AG