Prozessautomatisierung: Warum Unternehmen Back-End-Prozesse immer noch manuell durchführen

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Die Hälfte der Back-End-Prozesse in Unternehmen werden nach wie vor manuell abgearbeitet, hat eine aktuelle Studie von AIIM in Kooperation mit OpenText ergeben. Sie zeigt außerdem auf, wie es derzeit um das Thema Prozessautomatisierung in Unternehmen steht.

Zum Jahresanfang 2020 liefert die Studie „You’re Working too Hard – Using Intelligent Automation to Save Time, Money, and Effort“ neben den jüngsten Zahlen auch neue Gründe für Unternehmen, die digitale Transformation weiter voran zu treiben. Der Report betont außerdem die entscheidende Bedeutung der Prozessautomatisierung im Back-End-Bereich zur Unterstützung der digitalen Transformation.

Prozessautomatisierung: Unternehmen scheitern am Datenchaos

Fast 80 Prozent der Unternehmen haben mittlerweile erkannt, dass sie ihr komplettes Business digitalisieren müssen, um am Markt bestehen zu können. Noch immer sind jedoch über 60 Prozent der Informationen in einem Unternehmen unstrukturiert, was zum Scheitern vieler Prozesse (in 50 Prozent der Fälle) führt. Es wird erwartet, dass sich die Datenflut allein in den nächsten zwei Jahren vervierfachen wird.

Die unüberschaubare Menge an Informationen führt dazu, dass Unternehmen Probleme damit haben, Content in einen relevanten Kontext zu bringen. Immerhin 75 Prozent der Befragten gaben dies als eines der drängendsten Probleme an. Wenn es bei Big-Data-Projekten um Aspekte wie Geschwindigkeit, Masse und Vielfalt geht, fühlen sie sich überfordert. Hier bietet die Prozessautomatisierung klare Vorteile.

Aktuelle Lage bei der Prozessautomatisierung

Viele Unternehmen realisieren, dass sie mit dem Automatisierungsgrad interner Prozesse noch weit hinterherhinken. Zwei Drittel der Unternehmen behaupten, dass weniger als 50 Prozent ihrer Back-End-Prozesse automatisiert sind. In Low-Performing-Unternehmen sind es sogar mehr als 75 Prozent aller Back-Office-Prozesse, die noch komplett manuell und weit von einer Automatisierung entfernt sind.

Die Hauptgründe liegen hier in der Verarbeitung jeglicher Informationen. Allein die Umwandlung von unstrukturierten Inhalten in strukturierte Daten ist für 74 Prozent ein großes Problem. 72 Prozent der Befragten sehen es zudem als schwierige Herausforderung an, ERP- und RCM-Programme in die Prozesse zu integrieren. Zwei von drei Unternehmen beklagen sogar, dass die Dokumente selbst die größten Probleme für RPA bieten.

Hier gibt es mittlerweile jedoch Lösungen auf dem Markt, die Ordnung und Struktur in alle Dokumente bringen. Natürlich kann nicht von heute auf morgen ein gesamtes Unternehmen automatisiert werden. Deswegen nehmen Unternehmen eine Priorisierung vor: Finance, Accounting und Rechnungsbearbeitung liegen mit 35 Prozent auf dem ersten Platz, dicht gefolgt von der Logistik (34 Prozent). Auf Platz drei mit 30 Prozent liegt das Dokumentenmanagement.

Was spricht für digitale Prozessautomatisierung?

Traditionell sind Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung die Gründe für eine Prozessautomatisierung. Mittlerweile gibt es jedoch eine Menge anderer Faktoren, die IT-Entscheider über eine Automatisierung nachdenken lassen: Knapp mehr als die Hälfte der Befragten, 53 Prozent, sehen die Verbesserung der Datenqualität auf Platz eins. 51 Prozent empfinden die Reduzierung manueller Fehler als ausschlaggebenden Punkt. Und die Verbesserung des Customer Services liegt mit 43 Prozent auf Platz drei.

Mögen die Herausforderungen noch so unbestreitbar klingen, durch digitale Prozessautomatisierung wird die Verknüpfung und Integration von Informationen innerhalb des Unternehmens erleichtert und ein kundenorientierter Ansatz ermöglicht. Unternehmen müssen sich ihren Digitalisierungsgrad erkennen und diesen proaktiv vorantreiben. Nur so kann das gesamte Potenzial der Prozessautomatisierung ausgeschöpft werden, um eine Umsatz- sowie Gewinnsteigerung zu erzielen. (sg)

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