Compliance-Software: Wie KI vor dem Geschäftsrisiko durch Zulieferer schützen kann

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Unwissenheit schützt vor Strafe nicht: Auch unentdeckte Compliance-Verstöße können Unternehmen teuer zu stehen kommen. Digitale Lösungen auf Basis von künstlicher Intelligenz und Machine Learning bringen Licht in undurchsichtige Lieferketten, und helfen dabei, die entsprechenden Gesetze einzuhalten

Compliance-Software als Lösung? Lieferketten werden zunehmend globaler, komplexer und schwerer durchschaubar. Gleichzeitig müssen Unternehmen immer strengere Regularien erfüllen. So verlangt das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, ab 2023 alle unmittelbaren Zulieferer auf die Einhaltung sozialer und ökologischer Mindeststandards zu überprüfen. Das gilt zunächst für alle Firmen mit mindestens 3.000 Beschäftigten – ab 2024 ab mindestens 1.000 Mitarbeitenden. Allerdings ist bereits eine Gesetzesinitiative der Europäischen Union in Vorbereitung, die nach ersten Entwürfen zum einen die Schwelle mit 500 Beschäftigten deutlich niedriger ansetzt als das deutsche Lieferkettengesetz, und zum anderen den Betrieben noch stärkere Kontrollen abverlangt. Bei Verstößen ist in jedem Fall mit empfindlichen Sanktionen und Geldstrafen zu rechnen.

Keine Vogel-Strauß-Politik

Den Kopf in den Sand stecken, nach dem Motto: Augen zu und durch, ist definitiv keine Option. Denn Compliance-Verstöße sind längst nicht nur ein Kostenfaktor. Schließlich haben Unternehmen einen guten Ruf zu verlieren. Gut informierte Verbraucher wollen heutzutage wissen, wie die gesamte Wertschöpfungskette eines Produkts aussieht. Marken oder Organisationen, die sich nicht an den sogenannten ESG-Kriterien (Environment, Social und Governance) ausrichten, geraten zunehmend in die Kritik. Wenn Umweltstandards nicht eingehalten werden oder der Vorwurf der Ausbeutung im Raum steht, ist der Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitenden hoch und die Reputation – manchmal auf Dauer – schwer geschädigt.

Compliance-Software: Künstliche Intelligenz schont Unternehmensressourcen

Unternehmen über alle Branchen hinweg erkennen mittlerweile, wie wichtig es ist, in ein funktionierendes Compliance-Management zu investieren. Doch gerade in kleineren und mittleren Betrieben fehlt es häufig an den nötigen Ressourcen. Insbesondere in personeller Hinsicht, denn die mühsame manuelle Überprüfung von Excellisten, Selbstauskünften der Geschäftspartner und anderen Datenquellen kostet viel Zeit und bindet Fachkräfte, die an anderer Stelle gebraucht werden. Eine intelligente Compliance-Software hilft dabei, diesen Prozess zu automatisieren, schnell zu verlässlichen Bewertungen zu kommen, die Dokumentation zu verbessern und letztlich eine stabile Compliance-Kultur im Unternehmen zu etablieren.

Maßgeschneidert und leicht anzuwenden

Was genau kann eine Compliance-Software leisten? In erster Linie geht es natürlich darum, Risiken zu minimieren, also eine hohe Sicherheit bei der Überprüfung von Lieferketten und Geschäftspartnern zu bieten. Für die praktische Umsetzung wichtig ist aber auch, dass die Anwendung einfach und eingängig ist, damit nicht nur IT-Spezialisten damit arbeiten können und die Software von den Mitarbeitenden gut angenommen wird. Ideal ist eine Cloud-Lösung, die sich ohne großen Implementierungsaufwand in die bestehende IT-Architektur integrieren lässt. Auch um Updates muss man sich in diesem Fall nicht weiter kümmern. Außerdem sollte es möglich sein, die Software maßgeschneidert an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anzupassen und zu skalieren. Auf diese Weise kann der zuständige Administrator die Parameter jederzeit unkompliziert ändern und beispielsweise Risikostufen höher oder tiefer setzen.

Compliance-Software: Von der Risikoanalyse…

Die Implementierung einer Compliance-Software beginnt mit einer Risikoanalyse. Alle Geschäftsprozesse werden analysiert. Risikobehaftete Bereiche, die relevante Compliance-Themenfelder wie Antikorruption, Kartellrecht, Datenschutz oder Geldwäsche betreffen könnten, werden identifiziert. Zugleich werden Maßnahmen aus einem abgestimmten Soll-Katalog zur Risikoreduktion definiert. Da die Qualität der Erkenntnisse mit der Qualität der Daten steht und fällt, unterstützt die Software auch bei der Bereinigung der Daten und entfernt Falschschreibungen von Namen oder doppelte Eintragungen. Anschließend werden alle Bestandsdaten, die in unterschiedlichen Systemen vorliegen sowie Selbstauskünfte von Drittparteien und Exceltabellen von Lieferanten integriert und der Informationsfluss zwischen den einzelnen Programmen gewährleistet.

… zur datenbasierten Bewertung

Im nächsten Schritt findet eine Risikobewertung von Drittparteien auf Basis externer Informationsquellen statt. Die Software sammelt und konsolidiert Informationen aus dem Internet, wie etwa negative Presseberichterstattung, Gerichtsurteile und Sanktionslisten. Auf dieser Grundlage gibt sie eine datenbasierte Risikobewertung ab und bereitet diese so auf, dass die Mitarbeitenden sie als Entscheidungsgrundlage nutzen können. Mensch und Maschine arbeiten hier Hand in Hand: So vergleicht die Software bei KI-gestützten Compliance-Tools die verschiedenen Vorgänge und Fälle. Sie erkennt Zusammenhänge und gibt Hinweise auf Basis früherer Entscheidungen. Das System lernt also ständig dazu und wird dabei immer präziser.

Wie diese Erkenntnisse genutzt und welche Konsequenzen daraus gezogen werden, beurteilen aber nach wie vor die menschlichen Mitarbeitenden des Unternehmens. Denn für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist es wichtig, dass Entscheidungen zu unterschiedlichen Vorgängen auf der gleichen Datengrundlage getroffen werden und transparent sind. Eine Software, die sich ohne menschliche Kontrolle anpasst, und dadurch eventuell am nächsten Tag zu einer anderen Beurteilung kommt, wäre unzulässig.

Compliance gemeinsam leben und umsetzen

Ein nachhaltiges Compliance-Management wird von der Geschäftsleitung vorgelebt und ist Bestandteil der Unternehmenskultur. Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist dabei die Einbeziehung der Mitarbeitenden. Sie müssen von Anfang an über die Relevanz und die Sinnhaftigkeit des Themas informiert und regelmäßig zu den geltenden Vorschriften und Regularien geschult werden – nur so können sie vorausschauend und regelkonform agieren. Sorgt darüber hinaus eine KI-basierte Compliance-Software dank einfacher Konfiguration, automatisierten Bewertungsvorgängen und revisionssicherer Dokumentation für echte Entlastung im Arbeitsalltag, können Mitarbeitende und Unternehmensführung kommenden Gesetzesvorhaben mit einer Portion Gelassenheit entgegensehen.

Der Autor Dr. Lars A. Ludwig ist seit 2019 Geschäftsführer der targens GmbH und seit mehr als 25 Jahren Experte für Unternehmenssoftware im Finanzbereich. Mit seiner Leidenschaft für Innovation und Organisationsentwicklung wurde er im Jahr 2011 beim höchsten deutschen IT-Wettbewerb «CIO des Jahres» prämiert. Er verfügt über ein breites Erfahrungsspektrum von KI-Forschung über Management Consulting bis zum Software Engineering insbesondere im Bereich Finanzdienstleistungen.

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