Datenintegration: Digitale Transformation im Handel

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Der Handel befindet sich im ständigen Wandel. Wer als Händler erfolgreich sein will, muss rechtzeitig auf neue Trends und Entwicklungen reagieren. Derzeit geht es vor allem um die Digitalisierung und damit verbunden die Integration der Daten in die unterschiedlichen Systeme. Die Kunst dabei ist es, die Prozesse weitestgehend zu automatisieren und manuelle Eingriffe zu vermeiden.

Die Herausforderung im Handel: Viele Systeme ohne direkte Verbindung

Wer nicht täglich mit den Prozessen im Handel konfrontiert ist, stellt sich den Einstieg in die Welt des E-Commerce in der Regel sehr einfach vor. Was ist schließlich schon schwierig daran, aus den vielen guten am Markt befindlichen Lösungen die passende Software für den Aufbau eines Onlineshops zu besorgen, die entsprechenden Produkte einzupflegen und dann einfach mit dem Onlinehandel zu beginnen?

Nun, bei kleineren Unternehmen entspricht dieses Bild zumindest zum Teil der Realität. Auch wenn der Einstieg auch hier seine Tücken hat. Doch vor allem bei größeren Händlern gestaltet sich der Einstieg wesentlich komplexer. Die Schwierigkeit liegt in den meisten Fällen darin, dass bereits sehr viele unterschiedliche Software-Lösungen im Unternehmen im Einsatz sind. Diese erfüllen zwar autonom ihren Zweck gut, sind allerdings nicht automatisch miteinander vernetzt.

Das hat zur Folge, dass die Datenintegration aus Drittsystemen wie ERP, PIM- oder CRM-System, oftmals mittels Excel-Tabellen manuell in den Onlineshop erfolgt. Die Nachteile dieser manuellen Vorgehensweise liegen auf der Hand:

• Es wird wertvolle Arbeitszeit dafür benötigt

• Die Daten stehen nicht in Echtzeit zur Verfügung

• Die Fehlerquelle ist wesentlich höher als beim automatischen Import

Je größer und komplexer die Systemarchitektur ist, desto stärker sind auch die angeführten Auswirkungen. Doch welche Möglichkeiten haben Händler heutzutage, um dieser Herausforderung auf effiziente Art und Weise zu begegnen und somit effizientes und zeitgemäßes E-Commerce zu betreiben?

Die Lösung: Ein digitales Ökosystem

Die Erwartungshaltung der Kunden beim Onlineshopping ist heutzutage sehr hoch. Verantwortlich dafür sind die großen Player in der Branche wie beispielsweise Amazon oder Zalando. Bei diesen funktioniert von der Auswahl der Produkte über die Lieferung bis zur eventuellen Rückgabe der Artikel alles reibungslos. Kunden haben deshalb kein Verständnis mehr dafür, wenn das bei einem anderen Händler nicht der Fall ist.

Sie erwarten sich ausführliche Informationen zu den einzelnen Produkten, die sie sich in den Onlineshops ansehen. Neben Basisinformationen wie etwa Größe, Gewicht, Farbe und Preis tragen auch Bilder und immer öfter Videos zur Kaufentscheidung bei. Dazu wollen sie im Onlineshop auch gleich als Kunde erkannt werden und erwarten dort auch Features wie beispielsweise den Ausdruck eines Etiketts für den Rückversand oder eine Übersicht ihrer bisher gekauften Artikel.

Diese Informationen sind zwar alle in irgendwelchen Software-Lösungen im Unternehmen vorhanden, beispielsweise in einer eigenen Web-Entwicklung für die Aufbereitung von Bildern und Videos oder in einem cloudbasierten CRM-System, doch die Zusammenführung bereitet den Verantwortlichen im Vertrieb, im Marketing und in der IT graue Haare.

Die Lösung ist der Aufbau eines digitalen Ökosystems, in dem alle unterschiedlichen Informationen und Datenquellen aus den verschiedensten Kanälen zusammengeführt und in weiterer Folge in Echtzeit ausgegeben werden können. Denn nur bei einer automatisierten Synchronisierung der Daten aus den unterschiedlichen Systemen ist es möglich, die internen Workflows und Prozesse entsprechend zu optimieren und so das volle Potenzial der einzelnen Software-Lösungen voll auszuschöpfen. Bisher wurden diese Ökosysteme im Handel vor allem durch den Einsatz einer entsprechenden Middleware aufgebaut. Doch nun rücken vor allem sogenannte iPaaS-Lösungen immer stärker in den Vordergrund.

iPaaS ermöglicht komplexe Anbindungen mit geringem Aufwand

Die Abkürzung iPaaS steht für „Integration Platform as a Service“ und ist damit eine Abwandlung des bereits bekannten SaaS (Software as a Service). Plattformen auf dem neuesten Stand der Technik ermöglichen dabei die Einrichtung der Datenzusammenführung aus den unterschiedlichen Systemen über eine einfache Weboberfläche.

Die Verknüpfung der im Einsatz befindlichen Software-Lösungen wie beispielsweise ERP, PIM oder CRM erfolgt dabei entweder über Plug & Play Connections beziehungsweise über Web-Schnittstellen oder Dateitransfers. Dank des Low-Code-Ansatzes lassen sich so auch komplexe Anbindungen mit recht wenig Aufwand realisieren.

Ein großer Vorteil von iPaaS gegenüber den bisherigen Middleware-Lösungen liegt vor allem im nicht vorhandenen Wartungsaufwand. Erforderliche Anpassungen und Updates werden vom Betreiber der Software vorgenommen. Somit ist das System immer aktuell. Ein weiterer Vorteil liegt vor allem in der Skalierbarkeit von iPaaS-Lösungen. Eine flexible Erweiterung ist jederzeit ohne großen Aufwand möglich.

iPaaS ist vor allem für Händler interessant, die einerseits ihre Prozesse im Verkauf selbst gestalten möchten, andererseits ihr Team dafür aber nicht mit den damit verbundenen zeitaufwändigen Aufgaben belasten wollen. Da kritische Themen wie beispielsweise Datenschutz und Sicherheit in den Händen des jeweiligen iPaaS-Anbieters liegen, kann sich die Crew vollständig auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Zur automatisierten Datenintegration in wenigen Schritten

Wem die manuelle Datenzusammenführung im Unternehmen schon lange ein Dorn im Auge ist, kann diesen Zustand sehr einfach ändern. In der Regel sind dafür lediglich die folgenden sechs Schritte erforderlich:

1. Analyse, woher die einzelnen Daten genau kommen, also aus ERP, PIM, CRM usw.

2. Klären, in welcher Struktur die jeweiligen Daten zur Verfügung stehen, wie Excel, Edifact, SAP usw.

3. Gewünschte Zielstruktur festlegen: Datenmapping

4. Passende iPaaS-Lösung auswählen und entsprechende Angebote einholen

5. Datenintegration in der iPaaS-Lösung vornehmen

6. Mit der Datenübertragung beginnen, nach eingestellter Vorgabe bei der Datenintegration

Die Komplexität der aktuellen Systemlandschaft bestimmt dabei den Zeitraum auf dem Weg zur automatisierten Datenintegration. In einfachen Software-Umgebungen ist der Umstieg innerhalb weniger Tage zu bewältigen, bei komplexeren Lösungen sind in der Regel mehrere Wochen erforderlich, damit alle Systeme reibungslos miteinander kommunizieren.