Elektronische Rechnungsstellung E-Rechnung und ECM: Von der Pflicht zur Kür

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Elektronische Rechnungen sind die Zukunft der Rechnungsstellung. Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung für alle Unternehmen schrittweise Pflicht. Doch noch immer stehen viele Unternehmen vor der Frage, wie sie die Anforderungen überhaupt erfüllen können.

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird schrittweise die verpflichtende Verwendung elektronischer Rechnungen für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zum 1. Januar 2025 implementiert. Das bedeutet zunächst, jedes Unternehmen muss ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen, wie sie im Wachstumschancengesetz definiert werden, zu empfangen und zu archivieren. Eine Ausstellungspflicht für die E-Rechnung folgt dann zu Anfang 2027 beziehungsweise 2028. Viele Organisationen scheitern hier schon bei der Definition, was in diesem Verständnis als elektronische Rechnung gilt.

Grundsätzlich ist es so, dass alles, was nicht strukturiert und maschinenlesbar ist, nicht als E-Rechnung zählt. Eine Rechnung im PDF-Format darf also künftig ebenso wenig Verwendung finden wie JPEG-Bilddateien. Per Definition gilt als E-Rechnung „eine Rechnung, die im strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie elektronisch verarbeitet werden kann.“ Konkret bedeutet das für Deutschland, dass XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD Format (ab der Version 2.0.1) künftig für den elektronischen Versand zulässig sind, falls individuell vereinbart, auch weitere Formate, die mit der CEN- Norm EN 16931 interoperabel sind.

Dokumentenmanagement unterstützt Pflicht zur E-Rechnung

Ein Enterprise Content Management (ECM) System bzw. digitales Dokumentenmanagement bietet eine umfassende Plattform zur Verwaltung von Unternehmensinhalten und unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung. Im Kontext der E-Rechnungspflicht spielt ECM-Software eine zentrale Rolle in folgenden Bereichen:

1. Automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen

Ein wesentlicher Vorteil von ECM-Systemen ist die Fähigkeit, eingehende E-Rechnungen unterschiedlichster Formate automatisch auszulesen und zu verarbeiten. Beim Einsatz entsprechender Software müssen Organisationen sich selbst nicht mit den Spezifika einzelner E-Rechnungsformate auseinandersetzen. Alle Daten liegen stets maschinenlesbar vor. Diese können somit als gesicherte Informationen in den Prüf- und Freigabeprozess der Rechnungen übernommen werden, ohne auf OCR-Texterkennungstools zurückgreifen zu müssen. Dies reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Fehler und beschleunigt den Rechnungsprozess erheblich.

2. E-Rechnung: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

ECM-Software ist darauf ausgelegt, gesetzliche Anforderungen wie die revisionssichere Archivierung von Dokumenten GoBD-konform zu erfüllen. Alle relevanten E-Rechnungen werden so gespeichert, dass sie unveränderbar und jederzeit auditierbar sind, sodass Unternehmen stets nachweisen können, dass sie die gesetzlichen Archivierungspflichten einhalten. Elektronische Signaturen und Zeitstempel können zusätzlich zur Authentifizierung der Dokumente verwendet werden.

3. Integration der E-Rechnung in die Geschäftsprozesse

Ein grundlegender Vorteil modernder ECM-Systeme ist die nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse und IT-Infrastrukturen. Dies ermöglicht eine effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen innerhalb der bestehenden Systemlandschaft. Rechnungen können automatisch an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet, geprüft und freigegeben werden, ohne dass der Informationsfluss unterbrochen wird.

4. Digitale Kommunikation mit Finanzbehörden

Die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen dient u.a. als Vorbereitung dafür, zukünftig Rechnungsdaten transaktionsbasiert und in Echtzeit an die Finanzbehörden zu übermitteln. ECM-Systeme könnten hier durch die Automatisierung des Meldeprozesses und die sichere Zustellung über digitale Dienste direkt aus den führenden Systemen heraus, unterstützen. Dies reduziert den administrativen Aufwand und minimiert das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern bei der Datenübermittlung.

Pflicht zur E-Rechnung mit ECM-Software bewältigen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. ECM-Software und Dokumentenmanagement-Lösungen bieten jedoch effektive Werkzeuge, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Durch die Automatisierung von Prozessen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die sichere Archivierung von Dokumenten unterstützen sie Unternehmen dabei, die neuen Anforderungen effizient und gesetzeskonform zu erfüllen. Für Unternehmen ist es daher ratsam, sich frühzeitig mit den Möglichkeiten dieser Technologien auseinanderzusetzen und entsprechende Lösungen zu implementieren, um optimal auf die Stichtage vorbereitet zu sein.

Elektronische Rechnungsstellung

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