KI im Produktivitätstest KI-Tools: Jedes zweite Finanzteam kämpft bereits mit Wildwuchs

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Wie eine neue Studie von Pleo zeigt, berichtet jedes zweite für Finanzen verantwortliche Team von einem Wildwuchs durch die Vielzahl eingesetzter KI-Tools. Das ist besonders interessant, da Finanzteams durch die starke Nutzung von Daten ein gutes Spiegelbild für den KI-Einsatz sind.

Eine neue Studie von Pleo, Anbieter einer Ausgabenmanagement-Plattform, zeigt, dass 65 Prozent der Finanzteams bereits in KI-Anwendungen investiert haben, deren tatsächlicher ROI unbekannt ist. Gleichzeitig berichten 49 Prozent der Befragten, dass die Vielzahl eingesetzter KI-Tools bereits zu einem „KI-Flickenteppich“ geführt hat. Das zeigt eine zentrale Herausforderung der nächsten KI-Phase: Die Einführung der Technologie schreitet schneller voran als ihre messbare Verankerung im Arbeitsalltag.

Gerade der Finanzbereich eignet sich dabei als Frühindikator für die Entwicklung im Gesamtunternehmen. KI-Tools werden hier bereits breit eingesetzt, die Prozesse sind stark datengetrieben und Ergebnisse wie Zeitersparnis, Effizienz oder Kosten lassen sich vergleichsweise genau messen. Die neue Studie von Pleo, für die rund 1.000 Finanzfachkräfte in Deutschland befragt wurden, zeigt damit, dass sich noch einiges tun muss, damit aus KI-Nutzung tatsächlich operative Veränderung wird.

KI-Tools dort einsetzen, wo diese Mehrwert bieten

Jeppe Rindom, CEO bei Pleo, kommentiert die Ergebnisse der Studie: „Der Finanzbereich entwickelt sich zu einem guten Frühindikator für die nächste Phase von KI in Unternehmen. KI-Tools sind bereits vielseitig im Einsatz, mit einem deutlichen Produktivitätspotenzial und vergleichsweise gut messbaren Ergebnissen. Wo die Wirkung hinter den Erwartungen zurückbleibt, müssen Unternehmen allerdings genauer auf Prozesse, Datenbasis und Integration in bestehende Arbeitsabläufe schauen. Die Frage ist längst nicht mehr, ob Unternehmen KI einsetzen sollten, sondern wo und wie sie den größten Mehrwert schaffen kann. Wenn es uns nicht gelingt, gerade hier echte operative Veränderungen sichtbar zu machen, müssen sich Unternehmen kritischer fragen, was ihre breiteren KI-Investitionen tatsächlich bewirken.“

Wo die Wirkung von KI hinter den Erwartungen zurückbleibt, müssen Unternehmen allerdings genauer auf Prozesse, Datenbasis und Integration in bestehende Arbeitsabläufe schauen.

Jeppe Rindom, Pleo

Implementierung von KI-Tools heißt nicht immer erhöhte Produktivität

Trotz des Einsatzes von Technologie sind Finanzteams noch durch wiederkehrende Tätigkeiten zeitlich eingeschränkt. So benötigen sie durchschnittlich 25 Arbeitsstunden pro Woche für Tätigkeiten wie Abstimmungen, Reporting, Freigaben und die Korrektur von Ausgaben außerhalb der Richtlinien. Hinzu kommt, dass 50 Prozent der Finanzverantwortlichen mehr Zeit damit verbringen, Ausgaben zu kontrollieren, als die Unternehmensstrategie auszugestalten. 45 Prozent empfinden die bestehenden Prozesse zur Ausgabenkontrolle als übermäßige Belastung für Finanzteams.

Gerade Unternehmen, die KI-Tools schon weitreichend im Einsatz haben, berichten von Schwierigkeiten, den flächendeckenden Nutzen ihrer Investitionen darzulegen. Zwar berichten überdurchschnittlich viele der erfahrenen KI-Nutzer, dass KI insgesamt einen konkreten ROI erzielt (83 Prozent im Vergleich zu 66 Prozent aller Unternehmen). Jedoch geben auch weitaus mehr der fortgeschrittenen Anwender an, dass sie in einzelne KI-Tools investiert haben, deren ROI unbekannt ist (78 Prozent im Vergleich zu 60 Prozent aller Unternehmen). Auch der Einsatz einer Vielzahl unterschiedlicher KI-Lösungen ist in dieser Gruppe stärker ausgeprägt: 60 Prozent der fortgeschrittenen Nutzer berichten von einem entsprechenden KI-Flickenteppich, gegenüber 45 Prozent aller Befragten.

Fortgeschrittene KI-Nutzer verlieren oft den Mehrwert aus den Augen

Somit deuten die Ergebnisse darauf hin, dass sich die Herausforderung mit zunehmender Nutzung von KI-Anwendungen verschiebt: Es geht nicht mehr nur um die Implementierung, sondern auch darum, wie Unternehmen KI einsetzen und in Prozesse integrieren. Für die nächste Phase der KI-Etablierung nehmen Finanzführungskräfte auch das Thema Weiterbildung in den Fokus. KI-Fähigkeiten müssen laut 73 Prozent der Befragten weiterentwickelt werden. Ebenso sagen 66 Prozent, dass ein tieferes Verständnis und eine kompetente KI-Nutzung für die Zukunft des Finanzbereichs entscheidend sind. Allerdings sehen 60 Prozent aktuell in ihren Teams erhebliche Defizite bei Einschätzung und Einsatz von KI.

Mit standardisierten Schnittstellen, wie einem MCP (Model Context Protocol), können Unternehmen dem KI-Flickenteppich zunehmend entgegenwirken. Mit dem ab sofort verfügbaren MCP ermöglicht Pleo die direkte Anbindung an KI-Anwendungen wie ChatGPT, Gemini oder Claude Cowork. Finanzteams können so auf relevante Daten aus Pleo zugreifen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Über die jeweiligen KI-Tools lassen sich beispielsweise Transaktionen abfragen, Ausgaben genehmigen, Konten abstimmen oder Berichte erstellen. Somit können bestehende Arbeitsabläufe besser verknüpft und unnötige Wechsel zwischen Tools vermieden werden.

Spend-Management-Plattform reduziert Komplexität

Das Fazit von Jeppe Rindom lautet: „Mit unseren neuen agentischen KI-Funktionen reagieren wir auf einen grundlegenden Wandel im Ausgabenmanagement: KI übernimmt immer mehr Aufgaben und schafft neue Effizienzpotenziale. Als einer der Vorreiter in diesem Markt wollen wir diese Entwicklung aktiv mitgestalten. Gleichzeitig hat sich Pleo mit den Anforderungen unserer Kunden weiterentwickelt – von einer Lösung für das Ausgabenmanagement hin zu einer umfassenden Spend-Management-Plattform für größere und komplexere Unternehmen. Mit unserem neuen Markenauftritt tragen wir diesem Wandel Rechnung. Er steht im Zeichen unserer Mission, Finanzteams dabei zu unterstützen, Komplexität zu reduzieren, schneller zu Klarheit zu kommen und bessere Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.“

Zur Methodik der Studie: Der "AI Transformation Report" wurde im Auftrag von Pleo durch Sapio Research realisiert. Insgesamt wurden 3.650 Finanzentscheider und Finanzfachkräften in Unternehmen mit 51 bis 1.000 Beschäftigten befragt. Hierbei sind die Teilnehmer in Großbritannien (1.000), Spanien (1.000), Deutschland (1.000), Dänemark (250) und den Niederlanden (400) ansässig. Die Online-Befragung fand im April und Juni 2026 statt. Die Teilnehmer wurden per E-Mail zur Befragung eingeladen.

Pleo ist eine europäische Plattform für das Ausgabenmanagement, die Finanzteams dabei unterstützt, Unternehmensausgaben zentral zu steuern und fragmentierte Finanzprozesse zu reduzieren. Pleo lässt sich mit mehr als 100 Buchhaltungs- und Arbeitsplatz-Tools integrieren. Dadurch behalten Finanzteams Ausgaben im Blick und können auf KI basierende Workflows automatisieren. Dadurch lassen sich Entscheidungen auf einer besseren Datengrundlage treffen und Ausgaben gezielter zu steuern.

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