Dokumentenverwaltung Content Intelligence: Unternehmen schöpfen Potenzial nicht aus

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Die Digitalisierung von Unternehmensinhalten hat eine neue Entwicklungsstufe erreicht: Content Intelligence wird zunehmend zum zentralen Faktor für Innovation, Effizienzsteigerung und optimierte Kundenerlebnisse, zeigt eine neue Studie von Forrester und Hyland.

Die Ergebnisse des Berichts „Content Services Pulse Study“ von Forrester in Auftrag von Hyland verdeutlichen, dass sich das klassische Enterprise Content Management (ECM) und seine strategische Bedeutung für Unternehmen grundlegend gewandelt haben. KI hat eine neue Phase in der ECM-Evolution eingeläutet: Statt sich primär auf Archivierung und Backoffice-Prozesse zu konzentrieren, möchten Unternehmen unstrukturierte Daten wie Dokumente, Videos, Bilder oder E-Mails zunehmend strategisch nutzen und setzen dabei verstärkt auf KI-gestützte Content Intelligence, Analysen und Automatisierung.

Content Intelligence umfasst dabei den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie KI und Machine Learning, die automatisierte Analyse von Daten sowie die Generierung geschäftsrelevanter Erkenntnisse zur Verbesserung der Entscheidungsfindung, Content-Qualität und Workflows. So gaben 60 Prozent der Unternehmen an, dass ihr Ziel nicht mehr nur das bloße Management ihrer Inhalte ist, sondern die aktive Nutzung dieser Daten für intelligente Anwendungsszenarien. Außerdem sehen 84 Prozent der Entscheidungsträger die Optimierung der Customer Experience und 58 Prozent Innovation als Haupttreiber ihrer ECM-Strategie.

Content Intelligence: KI als Gamechanger im Content Management

64 Prozent der Unternehmen haben laut eigener Angaben ihre Content-Management-Strategie aufgrund von KI bereits signifikant angepasst – ein Anstieg von 21 Prozent seit 2019. Zudem erwarten 74 Prozent der Befragten, dass KI künftig einen erheblichen Einfluss auf ihre Fähigkeit haben wird, ihre Content-Management-Ziele zu erreichen. Dabei sehen Entscheider in leistungsstarken Content-Intelligence-Funktionen großes Potenzial für:

• Gestärkte Innovationskraft für Produkte und Services (61 Prozent)
• Beschleunigte Entscheidungsprozesse (55 Prozent)
• Verbesserte Datenqualität (58 Prozent)
• Optimierte Mitarbeitererfahrungen (50 Prozent)
• Verbesserte Customer Experience (46 Prozent)

Ungenutztes Potenzial von Content Intelligence für unstrukturierte Daten

Doch obwohl viele Entscheider die geschäftskritische Bedeutung von KI im Content Management erkannt haben, stehen sie erst am Anfang ihrer Content Intelligence-Reise: So gaben 65 Prozent der Unternehmen an, dass sie unstrukturierte Daten als bisher weitgehend ungenutzte Chance bewerten. 43 Prozent der Unternehmen analysieren erste Daten, haben jedoch noch keine ausgereifte Strategie entwickelt. Nur ein Drittel (33 Prozent) nutzt extrahierte Daten erfolgreich für zusätzliche Erkenntnisse und lediglich 9 Prozent der Unternehmen setzen gewonnene Erkenntnisse aktiv ein, um Transformationen und Innovationen voranzutreiben. 22 Prozent extrahieren noch keine Daten für den Content-Intelligence-Einsatz oder extrahieren zwar Daten, nutzen sie jedoch nicht für sinnvolle Anwendungsfälle.

„Viele Unternehmen schöpfen das Potenzial unstrukturierter Daten noch nicht aus. Um den Rückstand aufzuholen, braucht es eine klare Content-Intelligence-Strategie, KI-gestützte Technologien und eine stärkere Integration in bestehende Prozesse. Wer jetzt in diese Bereiche investiert, kann Daten gezielt für bessere Entscheidungen und Innovationen nutzen. Angebote wie die Hyland Content Innovation Cloud ermöglichen Unternehmen den Einsatz intelligenter Tools und Anwendungen unabhängig von ihren bestehenden Repositories und geben so maximale Flexibilität auf dem Weg zu smarteren Content Prozessen“, erklärt Heinz Wietfeld, Director bei Hyland.

Um den Rückstand bei der Nutzung unstrukturierter Daten aufzuholen, braucht es eine klare Content-Intelligence-Strategie, KI-gestützte Technologien und eine stärkere Integration in bestehende Prozesse.

Heinz Wietfeld, Hyland

Herausforderungen: Kompetenzlücken und fehlende AI-Readiness

Die größten Herausforderungen bei der intelligenten Content-Nutzung liegen in der Integration verschiedener Content-Silos, fehlenden internen Kompetenzen und der Sicherstellung regulatorischer Compliance. Besonders die fehlende AI-Readiness von Unternehmensinhalten bleibt eine Schwachstelle – 52 Prozent der Unternehmen haben noch nicht die nötigen Strukturen geschaffen, um KI-gestützte Analysen effektiv zu nutzen.

„Um diese Hürden zu überwinden, empfehlen wir ein schrittweises Vorgehen: Unternehmen sollten mit überschaubaren, zielgerichteten KI-Anwendungen starten, um erste Erfahrungen zu sammeln und konkrete Mehrwerte zu identifizieren“, erklärt Heinz Wietfeld, Director bei Hyland. Gleichzeitig ist es entscheidend, die Fachabteilungen frühzeitig in die Strategie einzubinden, damit das Know-how aus den jeweiligen Geschäftsbereichen in die Entwicklung und Umsetzung von Content-Intelligence-Lösungen einfließt. Ein strukturiertes Vorgehen ermöglicht es Unternehmen, schrittweise das volle Potenzial von Content Intelligence auszuschöpfen und die Transformation ihres Content-Managements erfolgreich fortzusetzen.“

Zur Methodik der Studie: Die „Content Services Pulse Study 2025“ wurde von Forrester Consulting im Auftrag von Hyland durchgeführt. Für die Studie wurden 426 Entscheidungsträger für Content Management aus verschiedenen Branchen, darunter Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Fertigung und öffentliche Verwaltung, befragt. Die Teilnehmer kamen aus Unternehmen unterschiedlicher Größe in den USA, Großbritannien, Deutschland, Frankreich und Australien. Ziel der Studie war es, die Entwicklung von intelligentem Content-Management und deren Einfluss auf Geschäftsprozesse, Innovation und digitale Transformation zu analysieren. Hyland bietet Unternehmen Content-, Prozess- und Application-Intelligence-Lösungen, die tiefgehende Einblicke gewähren, um Innovationen voranzutreiben.

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