Dokumentenmanagement-Software: Mehr als nur ein Ablagesystem

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Die Immobilienwelt wähnt sich in der Digitalisierungsoberliga. Immerhin arbeiten Abteilungen seit Beginn der Pandemie über Microsoft Teams zusammen und das Asset Management hat sogar eine KI im Einsatz. So richtig effizient und reibungslos fühlt sich der Alltag meist aber doch nicht an.

IT-Anbieter haben der Immobilienindustrie jahrelang einfache Lösungen für komplexe Probleme versprochen, nicht selten verbunden mit den Schlagworten Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI). Wer diese Ankündigungen für bare Münze genommen hat, steht heute oft vor einem digitalen Scherbenhaufen und ist um einige Investitionen leichter. Denn, häufig wurde so versucht, Schritt 5 vor Schritt 1 in Sachen Digitalisierung zu gehen. Digitalisierungsprojekte verliefen ohne die richtige Dokumentenmanagement-Software im Sand.

Frustrierte Mitarbeiter haben das Vertrauen in digitale Lösungen verloren. Das alles muss nicht sein. Damit wir identifizieren können, wie digital ein Unternehmen wirklich ist, haben wir ein digitales Reifegrad-Modell speziell mit Fokus auf Dokumentenmanagement für die Immobilienbranche entwickelt. Das Ziel: Immobilien so nahtlos und digital handeln wie beim Aktien-Trading.

Stufe 1: Das Akten-Archiv der Dokumentenmanagement-Software

Wichtige Informationen existieren in der Regel auf Papier und werden anlassbezogen gescannt, per E-Mail oder USB-Sticks verschickt. Ein Szenario, das auch 2023 in der Immobilienwelt gar nicht so unwahrscheinlich ist. Dezentrales Arbeiten ist kaum möglich und Unternehmen können in dieser Phase nur schwer bis gar nicht skalieren. Gefahr: Immobilienan- und verkäufe werden deutlich verlangsamt, was mögliche Margen minimiert und die Komplexität erhöht.

Stufe 2: Das Server-Sammelsurium

Wichtige Dokumente liegen als pdf-Dateien – vielleicht sogar Passwort-geschützt – auf einem Server ab? Es gibt unterschiedlichste Ordner-Strukturen, die in Abteilungen über Jahre hinweg gewachsen sind? Viele Unternehmen betrachten sich bereits als digitalisiert, weil sie nicht mehr mit Papier arbeiten. Aber die Strukturen und Denkweisen aus der „alten” Welt, sind in die virtuelle Welt mitgewandert. Auch die zweite Stufe des digitalen Reifegrads hat noch wenig mit Digitalisierung zu tun, denn hier spiegelt die digitale Welt einfach nur die analoge. Mit seinen gewachsenen Silo-Strukturen, die unternehmensweite Zusammenarbeit nach wie vor begrenzen, und langsamen ineffizienten Arbeitsprozessen.

Stufe 3: Der Cloud-Computer-Club

Dokumente werden in einem digitalen Ablagesystem – der Cloud – verwaltet und können dort von mehreren Leuten gleichzeitig bearbeitet werden. Zugriffsrechte werden auf Dokumentenbasis vergeben und es gibt persönliche Strukturen statt festgelegten Ordner-Strukturen für alle. Dann ist das Unternehmen bereits in der dritten Phase der digitalen Reife angekommen. Diese Phase ist dadurch gekennzeichnet, dass Mitarbeiter teilweise bereits in Netzwerken denken und Abteilungssilos langsam abbauen. Doch auch hier liegt die Gefahr genau darin: Wer seine Arbeits- und Denkweise aus der analogen Welt mit in die Cloud nimmt, steht auch bei der richtigen Dokumentenmanagement-Software vor ähnlichen Problemen wie bei einem klassischen Dokumentenmanagement.

Stufe 4: Die Netzwerk-Nerds

Die Grundlage für team- und abteilungsübergreifendes Arbeiten sind keine Ordner mehr, sondern einzelne Dokumente? Es gibt für wichtige Dokumente nur eine einzige Version? Jeder, der die Berechtigung besitzt, arbeitet gemeinsam an dieser einen Version und ist immer auf dem aktuellsten Stand? Wer diese Fragen mit Ja beantworten kann, ist in der Netzwerk-Stufe angekommen. Das klassische Abteilungsdenken wird hier abgelöst vom Denken in Aufgaben. Es existiert eine Single-Source-of-Truth auf Dokumentenebene.

Stufe 5: Die Mensch-Maschine-Symbiose

Nahtlose Prozesse, ein hoher Grad an Automatisierung, kein Informa­tionsverlust und die Kollegen können sich in ihrem Stuhl zurücklehnen und die wirklich wichtige Denkarbeit leisten? Gibt es bereits eine digitalisierte Datengrundlage, die mit Informa­tionen statt mit Dokumenten arbeitet, und künstliche Intelligenz und Algo­rithmen können voll zum Tragen kommen? Alles mit Ja beantwortet? Prima, dann ist das Unternehmen schon in Phase 5 angekommen. Diese Stufe bedeutet nicht nur einen enormen Fortschritt und eine Neustrukturierung der Zusammenarbeit, sondern auch, dass eine moderne IT-Landschaft sinnvoll zum Einsatz kommt. Die Mitarbeiter freuen sich über ihre persönlichen Vorteile dank Digitalisierung.

Dokumentenmanagement-Software: So gelingt es

Fazit: Geschäftsführer, COOs, CEOs, CTOs oder CDOs sollten selbst einschätzen, wo sie in Sachen Dokumentenmanagement mit ihrem Unternehmen aktuell stehen.  Oft sind die Erwartungen an digitale Helfer nicht zuletzt wegen überzogener Marketing-Versprechen unrealistisch und Change-Projekte damit zum Scheitern verurteilt.

Wer aber den ersten vor dem zweiten Schritt macht und sich in seiner digitalen Reife kontinuierlich entwickelt, wird mit gesteigerter Effizienz, zufriedeneren Mitarbeitern und einem zukunftsfähigen Geschäftsmodell belohnt.

Der Autor Patrick Penn ist Gründer und Geschäftsführer der docunite GmbH.

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