Elektronische Rechnungstellung E-Rechnung: Jedes vierte KMU fühlt sich darauf unvorbereitet

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Laut einer neuen Studie von Sage fühlen sich 25 Prozent der befragten KMU auf die E-Rechnung nicht ausreichend vorbereitet. Daher fordert jede zweite Firma Förderprogramme und praxisnahe Anleitungen. Die E-Rechnung kann die Bearbeitungszeit um fünf Stunden pro Woche senken.

Ein großer Teil der deutschen KMU fühlt sich noch nicht ausreichend auf die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung vorbereitet. Das belegt die neue Studie „Unlocking Growth: Frictionless Trade for SMEs Powered by E-Invoicing and AI“ im Auftrag von Sage. Zwar ist der Bekanntheitsgrad der E-Rechnung gestiegen, aber angesichts der Herausforderungen bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung wünscht sich die Mehrheit der deutschen KMU mehr Unterstützung von der Politik. Viele Betriebe wissen zwar um die Effizienzvorteile der E-Rechnung, zögern aber bei der Umsetzung – auch weil das Thema insgesamt noch wenig verbreitet ist. Dabei liegt der Bekanntheitsgrad in Deutschland mit 48 Prozent sogar über dem europäischen Durchschnitt (39 Prozent).

Deutsche KMU sehen Politik in der Pflicht

Ein zentrales Ergebnis der Studie ist, dass sich die Mehrheit der deutschen KMU eine größere Unterstützung von der Politik wünscht. 52 Prozent fordern finanzielle Förderprogramme für die Umstellung, 48 Prozent wünschen sich praxisnahe Schritt-für-Schritt-Anleitungen, und ein Drittel spricht sich für einheitliche Standards innerhalb Europas aus. Damit wird deutlich, dass vor allem technische Komplexität und fehlende Orientierung die größten Hindernisse für einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung darstellen.

„Die Einführung der E-Rechnung darf nicht zu einer administrativen Zusatzbelastung werden, sondern muss als Chance verstanden werden, Prozesse zu automatisieren und Transparenz zu erhöhen“, sagt Christian Mehrtens, Managing Director Central Europe bei Sage. „Wir unterstützen Unternehmen dabei, diesen Schritt praxisnah und rechtskonform umzusetzen. Damit ebnen wir ihnen auch den Weg zu einer umfassenden Digitalisierung mit KI-Einsatz, denn diese profitiert maßgeblich von den strukturierten Daten aus der elektronischen Rechnungsstellung.“

Die Einführung der E-Rechnung darf nicht zu einer administrativen Zusatzbelastung werden, sondern muss als Chance verstanden werden, Prozesse zu automatisieren und Transparenz zu erhöhen.

Christian Mehrtens, Sage

Einführung der E-Rechnung bringt bedeutende Vorteile

Die Studie unterstreicht auch das enorme Effizienzpotenzial der elektronischen Rechnungsstellung. Laut den europaweiten Ergebnissen können kleine und mittlere Unternehmen ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit für Rechnungen um mehr als fünf Stunden pro Woche reduzieren und dadurch bis zu 13.500 Euro pro Jahr einsparen. Zudem verkürzt die E-Rechnung die Zahlungsdauer im Schnitt um vier Tage und verringert verspätete Zahlungen um rund 20 Prozent. 

Besonders für den deutschen Mittelstand eröffnen sich dadurch erhebliche Chancen: Durch die Automatisierung von Finanzprozessen lassen sich Produktivität und Transparenz steigern, während der Aufwand für Steuern und Compliance sinkt. 69 Prozent der befragten deutschen Unternehmen sehen in der Steuerkonformität derzeit eine zentrale Belastung – ein Problem, das durch strukturierte, digitale Prozesse deutlich entschärft werden kann.

Praktische Erfahrungen mit Einführung der E-Rechnung

Wie sehr sich die E-Rechnung heute schon auszahlt, zeigt das Feedback aus dem Kundennetzwerk von Sage. Julia Rohde, Co-Founder der agriBIOME GmbH, berichtet: „Dank der E-Rechnung sind unsere Finanzprozesse heute effizienter und international compliant.“
Dr. Stefan Hilger, Geschäftsführer der Scottish Import Finefood GmbH, sagt: „Die Einführung der E-Rechnung kann Prozesse beschleunigen, Fehler reduzieren und somit Ressourcen sparen.“ Philip Englert von der Bamberger Basketball GmbH zieht Bilanz: „Mit der Einführung der E-Rechnung haben wir den Startschuss für die Digitalisierung unseres Rechnungseingangsprozesses gegeben.“ Michael Roos, Geschäftsführer der Roos Dental GmbH & Co. KG, betont: „Die E-Rechnung hat unsere tägliche Arbeit spürbar erleichtert.“

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland grundsätzlich verpflichtet, Rechnungen elektronisch auszustellen und zu übermitteln. Angesichts des erheblichen Umsetzungsaufwands hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Sage nimmt bei der Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung eine Vorreiterrolle ein. Die Lösungen Sage 50, Sage 100 und Sage Intacct enthalten ohne Zusatzkosten bereits alle erforderlichen E-Rechnungs-Funktionen. Bis 2026 wird dies für alle Produkte von Sage gelten. Damit will Sage kleinen und mittleren Unternehmen einen rechtssicheren und zukunftsfähigen Weg bieten, ihre Finanzprozesse zu digitalisieren und von den Vorteilen strukturierter Daten zu profitieren.

Die Studie „E-Invoicing und KI“ wurde von Sage in Zusammenarbeit mit internationalen Experten aus Wirtschaft, Steuer- und Finanztechnologie im April 2025 durchgeführt. Befragt wurden über 9.000 KMU sowie 2.250 Buchhalter, Steuerberater und Compliance-Fachleute in folgenden acht Ländern: Deutschland, Frankreich, Dänemark, das Vereinigte Königreich, Irland, Portugal, Spanien und die USA.

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