Prozessmanagement Process Mining und Task Mining: Wichtige Ansätze für bessere Prozesse

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Unternehmen, die ihre Prozesse verbessern wollen, benötigen mehr als nur einzelne Kennzahlen oder Systemauswertungen. Erforderlich ist ein Verständnis davon, wie ihre Abläufe tatsächlich funktionieren. Die Ansätze für Task Mining und Process Mining liefern die nötige Transparenz.

Während Task Mining die operative Ebene beleuchtet, zeigt Process Mining die Prozesslogik in den Systemen. Zusammen ermöglichen sie einen ganzheitlichen Blick auf betriebliche Abläufe und eröffnen gezielte Möglichkeiten zur Veränderung. Task Mining setzt dort an, wo Menschen digitale Aufgaben erledigen. Die Methode analysiert, wie Mitarbeiter mit Software arbeiten. Sie zeichnet auf, welche Felder ausgefüllt, welche Eingaben gemacht und welche Programme genutzt werden. Dadurch wird deutlich, wie Arbeitsschritte tatsächlich ablaufen – Schritt für Schritt, Klick für Klick.

Unternehmen sehen, wo Zeit verloren geht, wo Informationen doppelt eingegeben werden müssen oder wo manuell zwischen Anwendungen gewechselt wird. In der Praxis betrifft das zum Beispiel das Ausfüllen von Formularen, das Suchen nach Informationen in verschiedenen Systemen oder das wiederholte Kopieren von Daten. In Versicherungsunternehmen lassen sich so Schadenmeldungen prüfen, in Rechtsabteilungen Dokumentationsprozesse vereinfachen und im Kundenservice Bearbeitungszeiten reduzieren.

Mit Process Mining Prozesse aus IT-Sichtweise analysieren

Process Mining analysiert Prozesse aus der Sicht der IT-Systeme. Im Mittelpunkt stehen sogenannte Event-Logs, also automatisch erfasste Protokolle aus ERP-, CRM- oder anderen Anwendungen. Diese Daten zeigen, wie ein Prozess durch das System läuft – von der ersten Aktion bis zum Abschluss. Die Analyse offenbart, an welcher Stelle Prozesse vom Soll abweichen, ob sie wiederholt werden, ins Stocken geraten oder unnötig kompliziert sind. So wird zum Beispiel sichtbar, wann ein Kreditantrag überfällig wird, warum sich ein Liefervorgang verzögert oder wie lange ein Behandlungsschritt im Krankenhaus dauert.

Ganzheitliche Analyse braucht beide Ansätze

Task Mining und Process Mining verfolgen unterschiedliche Ansätze. Task Mining liefert eine Bottom-up-Perspektive, indem es die tatsächlichen Arbeitsschritte am Bildschirm analysiert. Process Mining hingegen folgt dem Top-down-Prinzip und betrachtet, wie Prozesse strukturell in den Systemen ablaufen. Gerade in Bereichen wie Finanzen, Personalwesen, Vertrieb oder Kundenservice reichen klassische Auswertungen oft nicht aus. Sie zeigen, was dokumentiert wurde, aber nicht, wie tatsächlich gearbeitet wird. Erst durch die Kombination beider Methoden entsteht ein vollständiges Bild darüber, was operativ geschieht und wie es sich im Prozessgefüge auswirkt.

Der größte Engpass bei der Optimierung ist oft das fehlende Wissen über den Ist-Zustand. Nur wer sowohl die Detail- als auch die Systemebene kennt, kann Prozesse wirksam verbessern.

Jon Knisley, Abbyy

Task und Process Mining: Von der Erkenntnis zur Umsetzung

Moderne Plattformen, die beide Methoden vereinen, nutzen künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. Damit lassen sich Muster, Abweichungen und Engpässe automatisch erkennen. Die Analyse deckt sowohl Systemdaten als auch Aufgaben-Ebenen ab. Echtzeitanalysen und vorkonfigurierte Werkzeuge helfen Unternehmen dabei, Automatisierungspotenziale zu identifizieren. Prozesse können messbar verbessert und Veränderungen gezielt umgesetzt werden. „Die Kombination aus Task Mining und Process Mining liefert nicht nur Erkenntnisse, sondern auch konkrete Ansatzpunkte für Veränderung. Sie hilft Unternehmen dabei, gezielt zu handeln und ihre Prozesse dauerhaft zukunftsfähig zu gestalten“, erklärt Jon Knisley, Produktmarketing-Manager für Process AI bei Abbyy.

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