Business Process Management Prozessmanagement: Mit KI die Abläufe neu definieren

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Künstliche Intelligenz prägt seit Jahren die technologische Entwicklung. Ihr größter Mehrwert entsteht dort, wo sie gezielt in Geschäftsprozesse eingebunden wird, etwa im Prozessmanagement. Unternehmen können mithilfe von KI die internen Abläufe neu definieren.

Beim Einsatz von KI im Prozessmanagement geht es längst nicht mehr nur um klassische Automatisierung. KI umfasst ein breites Spektrum leistungsfähiger Technologien: Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP), Computer Vision (CV) und Generative KI (GenAI). Sie erkennen Muster, verarbeiten Sprache, analysieren visuelle Inhalte oder erzeugen neue Informationen. Wenn diese Technologien kombiniert eingesetzt werden, ermöglichen sie nicht nur automatisierte Abläufe. Sie unterstützen auch dabei, Prozesse datengestützt zu steuern und flexibel weiterzuentwickeln. Wie dies aussehen kann.

Mehr als Automatisierung: KI im Prozessmanagement

Klassisches Business Process Management (BPM) stößt in vielen Unternehmen an seine Grenzen. Daten sind oft unvollständig, Abläufe schwer nachvollziehbar, Änderungen risikobehaftet. Prozesse werden nicht kontinuierlich verbessert, weil Ressourcen oder Transparenz fehlen. Künstliche Intelligenz im Prozessmanagement setzt genau hier an. Sie erfasst Prozesse datenbasiert, erkennt Engpässe, analysiert Muster und passt Workflows aktiv an. 
Die Systeme treffen Entscheidungen in Echtzeit und ermöglichen eine ständige Optimierung ohne ständige Eingriffe. Ein wichtiges Element ist die intelligente Dokumentenerkennung. Informationen aus unstrukturierten Quellen wie Rechnungen oder Verträgen werden automatisch extrahiert. Diese Informationen werden analysiert und direkt in Prozesse integriert. Das reduziert menschliche Fehler und verschafft den Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Künstliche Intelligenz bringt Fortschritt in allen Bereichen

KI-gestützte Prozessmanagement-Lösungen entfalten in nahezu allen Unternehmensbereichen spürbare Wirkung. In der Finanzabteilung unterstützt KI bei der Bewertung von Risiken, beschleunigt Abläufe wie Bonitätsprüfungen und trägt zu fundierteren Entscheidungen bei. Im Personalbereich erleichtert sie faire Gehaltsanpassungen und erkennt Muster, etwa bei Mitarbeiterbindung oder Fluktuation. Im Vertrieb hilft KI, potenzielle Kundinnen und Kunden gezielt anzusprechen. Sie unterstützt bei der Auswahl geeigneter Kanäle und sorgt über automatisierte Systeme für schnelle Rückmeldungen. Durch den Einsatz No-Code-basierter Werkzeuge können auch Fachabteilungen Prozesse eigenständig gestalten oder anpassen, unabhängig von der IT. Das erhöht die Umsetzungsgeschwindigkeit und die Flexibilität im Tagesgeschäft.

Wirkung im Prozessmanagement entsteht durch Zusammenspiel

Trotz aller technologischer Möglichkeiten bleibt die Einführung KI-gestützter Prozesse anspruchsvoll. Entscheidend sind verlässliche Daten, strukturierte Abläufe und klar definierte Ziele. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, lässt sich das Potenzial der Technologie langfristig ausschöpfen. Der Mehrwert zeigt sich darin, dass Unternehmen ihre Prozesse besser steuern können. Sie reagieren schneller auf Veränderungen und bleiben auch bei steigendem Arbeitsvolumen effizient.

„Es geht nicht nur um Automatisierung. Ziel sollte ein lernendes System sein, das sich dauerhaft weiterentwickeln kann“, erklärt Jon Knisley, Product Marketing Manager für Process AI bei Abbyy, Anbieter von Systemen für intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP). Sein Rat: Unternehmen sollten frühzeitig die Grundlage für ein flexibles, datengetriebenes Prozessmanagement-System schaffen. Dafür müssen Technologie, Prozesse und Ziele von Anfang an zusammen gedacht werden.

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