DIGITAL BUSINESS Transformation Leaders Podcast Unternehmensdemenz: Wie KI das Erfahrungswissen der Babyboomer rettet

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Bis 2030 gehen mehr als 6,5 Millionen Babyboomer in Rente – und nehmen kritisches Wissen mit. Oliver Diekmann, CEO von wingmaite, erklärt, wie KI-gestützte Sprachdokumentation den Wissensverlust im Mittelstand stoppt und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beschleunigt.

Oliver, du bist Seriengründer, Angel Investor und hast vor gut einem Jahr wingmaite gegründet. Wie bist du auf das Thema Wissensverlust in Unternehmen gekommen?

Oliver Diekmann: Wissensmanagement betrifft jedes Unternehmen, und der Begriff ist nicht erst durch KI entstanden. Er existiert seit Jahrzehnten. Allerdings war es immer mit enormem Aufwand verbunden, Wissen systematisch zu dokumentieren und aktuell zu halten. Neue Technologien ermöglichen es jetzt erst, damit wirklich anders umzugehen.

Ich selbst habe das in meiner Berufslaufbahn mehrfach leidvoll erlebt. In einer meiner früheren Unternehmungen ist von einem Tag auf den anderen ein sehr wichtiger Mitarbeiter durch Krankheit ausgefallen. Plötzlich musste ich mich selbst in seine Themen einarbeiten. Es war dokumentiert, dass wir uns für Option A und nicht für Option B entschieden hatten – aber das gesamte Warum fehlte: Welche Alternativen wurden geprüft? Was war der Kontext? Mit wem wurde gesprochen? All die Aspekte, die letztlich zu einer Entscheidung führen, musste ich mir mühsam zusammensuchen. Das hat uns extrem verlangsamt und in der Summe vermutlich auch nicht dazu geführt, dass wir bessere Entscheidungen getroffen haben.

Die spürbarsten Effekte sind: Mitarbeitende treffen fundierte Entscheidungen schneller, neue Kolleginnen und Kollegen werden schneller eingearbeitet, und Informationen müssen nicht mehr in verschiedenen Tools und über verschiedene Abteilungen hinweg gesucht werden.

Oliver Diekmann, Co-Founder und CEO von wingmaite

Das klingt nach einem grundsätzlichen Problem. Geht es also nicht nur um explizites Wissen, sondern vor allem um implizites Erfahrungswissen?

Oliver Diekmann: Genau. Es geht nicht nur darum, das explizite Wissen zu dokumentieren, sondern auch den gesamten Weg dorthin – die Fachexpertise, das dreimalige „Warum". Das hat mich auch bei Firmenverkäufen und Übergängen immer wieder beschäftigt. Es ist enorm schwierig, gesammeltes Wissen komplett zu übergeben. Ehrlich gesagt: Es ist schier unmöglich. Das hat jedes Mal zu großen Reibungsverlusten geführt.

Woran erkennen Entscheider, dass in ihrem Betrieb Wissensabfluss droht? Und warum ist Starten und iterativ Lernen besser, als drei Jahre an einem perfekten Plan zu arbeiten?

Oliver Diekmann: Bis 2030 werden mehr als 6,5 Millionen Babyboomer in Rente gehen. Das sind in vielen Betrieben bis zu 30 Prozent der Belegschaft. Das ist ein alarmierendes Zeichen, zumal wir durch den Fachkräftemangel diesen Verlust nicht annähernd ausgleichen können. Wenn ein Unternehmen ein hohes Durchschnittsalter hat, ist das bereits das Signal, sich mit dem Thema zu befassen. Im Idealfall bekommt die Person, die geht, drei bis sechs Monate eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger an die Seite gestellt, um Wissen aufzusaugen und Verständnis aufzubauen. Dann gibt es eine Staffelstabübergabe. Aber in den meisten Fällen wird es so sein, dass keine Hand nach dem Staffelstab greift. Er fällt zu Boden und das Wissen ist verloren.

Deshalb ist es so wichtig, jetzt anzufangen. Denn das zweite Problem ist: Wenn man sich erst in den letzten Wochen hinsetzt und strukturiert Wissen erfassen will, denkt man gar nicht an alles, was operativ an Fragen auftaucht. Man bleibt oberflächlich und müsste eigentlich viel tiefer greifen. Ich plädiere dafür, sofort zu beginnen, damit die Wissensdokumentation im Alltag zu einem trainierten Muskel wird.

Hören Sie sich das ausführliche Interview mit Oliver Diekmann in unserem DIGITAL BUSINESS Transformation Leaders Podcast an

Die Leute sind im Unternehmensalltag voll ausgelastet. Wie gewinnt ihr die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen trotzdem für das Thema?

Oliver Diekmann: Wir nutzen mehrere Wege, um Wissen zu aggregieren. Man kann gezielt Fragen an die Mitarbeitenden stellen, die das Unternehmen verlassen – zu ihrer Rolle, ihrem Fachbereich, aber auch zu alltäglichen Arbeitsabläufen. Unser Tool erkennt dabei Wissenslücken. Wenn eine identifiziert wird, können wir sie einer Person zuweisen. So entsteht Wissen teilweise schon on the fly während der Arbeitszeit. Gleichzeitig zeigen wir Mehrwerte auf: Das abgespeicherte Wissen hilft mir und der Firma, Zeit zu sparen – das spüre ich direkt und indirekt, und das motiviert.

Was man außerdem nicht unterschätzen darf: Die Mitarbeitenden, die ausscheiden, haben eine sehr hohe Motivation, ihr Wissen festzuhalten. Viele sind über 40 Jahre im Betrieb, hängen an ihren Kolleginnen und Kollegen und wollen das Umfeld so hinterlassen, dass niemand Probleme bekommt. Da steckt echte emotionale Verbundenheit dahinter. Und durch die Niedrigschwelligkeit unseres Tools – man spricht per Voice ein – hat man innerhalb von 50 Minuten ein Arbeitsergebnis, für das man sonst mehrere Stunden gebraucht hätte. Das motiviert zusätzlich.

DER GESPRÄCHSPARTNER

Oliver Diekmann ist Co-Founder und CEO von wingmaite, einem 2025 gegründeten Münchner Start-up für KI-gestütztes Wissensmanagement im Mittelstand. Gemeinsam mit CTO Christian Zacharias hat er die Plattform entwickelt, die implizites Erfahrungswissen sprachbasiert erfasst, strukturiert und unternehmensweit verfügbar macht. Diekmann ist Seriengründer und Angel Investor mit über 15 Jahren Erfahrung in mittelständischen Unternehmen und im Private-Equity-Umfeld. 

Wie lange vor dem Austritt sollte man mit der Wissenssicherung beginnen?

Oliver Diekmann: Das hängt davon ab, wie wissensintensiv das Arbeitsumfeld ist. Aber drei Monate sind das Mindestmaß, bis zu sechs Monate wären besser. Grundsätzlich gilt: je früher, desto besser. Es ist ein typisches 80/20-Prinzip. Die ersten 80 Prozent hat man schnell erfasst. Die letzten 20 Prozent dauern länger, weil sie im Arbeitsalltag seltener vorkommen. Unser Tool lässt sich sehr niedrigschwellig integrieren. Man muss sich kein großes IT-Projekt vorstellen, sondern wir fügen uns schnell in die bestehende Landschaft ein.

Wer sollte im Unternehmen die Verantwortung für das Thema tragen?

Oliver Diekmann: Idealerweise ist Wissen Chefsache, weil es so kritisch ist. Wir sehen aber auch, dass das Thema häufig bei HR aufgehängt wird, weil sich die Personalabteilung damit beschäftigt, neue Mitarbeitende schnell wirksam zu machen. Von Jahr zu Jahr wird das schwerer, wenn die Älteren gehen und das Wissen nicht dokumentiert ist. In manchen Unternehmen liegt es auch im Bereich Digitalisierung oder IT, weil dieses Kontextwissen grundsätzlich wichtig ist, um KI-Projekte aufzusetzen. Es kann aber ebenso ein Fachbereich sein: Wenn etwa im Vertrieb niemand die Frage beantworten kann, wie es um Kunde B steht, weil die Dokumentation fehlt – dann sollte genau dort der Startpunkt sein.

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