Rechnungsverarbeitung E-Rechnungspflicht: Wie sich Anwender darauf vorbereiten können

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Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes steht fest: Ab 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Mit der E-Rechnungspflicht gehen rechtliche Neuerungen einher, die unter anderem die Verarbeitung von E-Rechnungen in einem strukturierten Format voraussetzt.

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ist es wichtig, die Prozesse rechtzeitig anzupassen, um die neuen Vorschriften erfüllen zu können. Was für Unternehmen, die bislang nicht auf die richtigen Softwarelösungen setzen, durchaus eine Herausforderung darstellt, ist für Anwender der Source-to-Pay-Suite von Jaggaer kein Problem. Denn mit dem neuen Release 24.3 erweitert der Softwareanbieter sein Invoicing-Modul um die Möglichkeit, Lieferantenrechnungen in strukturierten Formaten gemäß den neuen Vorschriften zu empfangen und weiterzuverarbeiten. So profitieren die Kunden von einer sicheren Compliance und erzielen zugleich eine höhere Effizienz.

Mit den umfassenden Funktionen seines Invoicing-Moduls unterstützt Jaggaer die Beschaffungsteams schon heute bei der automatisierten sowie rechtskonformen Bearbeitung der Rechnungen – vom Eingang über die Freigabe bis hin zur Zahlung. Insgesamt ist die Lösung dabei auf die aktuellen Spezifikationen von 50 verschiedenen Ländern ausgerichtet und wird die User auch im Bereich der E-Rechnungspflicht optimal auf die länderspezifischen Gesetzesänderungen vorbereiten.

Dies gilt auch für den Prozess der Rechnungserfassung, der sich bei Jaggaer One mit Blick auf die zukünftig nach DIN EN 16931 vorgeschriebenen Formate zunächst auf den E-Mail-Eingang fokussiert. Einmal von der Software erfasst, wird die Rechnung in den bestehenden Workflow integriert und die Teams profitieren von den gewohnten Vorteilen des Invoicing-Moduls: Statt jede Lieferantenrechnung manuell prüfen und abgleichen zu müssen, können sich die Unternehmen nach dem „Management by Exception“-Prinzip auf relevante Ausnahmen konzentrieren.

E-Rechnungspflicht: Einsatz von KI und dynamischen Workflows

Basierend auf künstlicher Intelligenz und konfigurierbaren, dynamischen Workflows bietet Jaggaer One dazu verschiedene automatisierte Methoden des Rechnungsabgleichs, einschließlich 2-Way-, 3-Way- und n-Way Matching, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Je nach Bedarf werden die Rechnungen mit der Bestellung (2-Way), zusätzlich mit dem Eingangsbeleg (3-Way) oder einer beliebigen Anzahl weiterer Dokumente (n-Way), wie dem Vertrag, abgeglichen, um die jeweilige Richtigkeit sicherzustellen.

In Kombination mit verschiedenen Business-Rules identifiziert Jaggaer Invoicing so, welche Rechnungen einer weiteren Prüfung bedürfen und welche direkt zur Zahlung freigegeben werden können. Neben PO-basierten Rechnungen ermöglicht die Lösung dabei auch die problemlose Erfassung und Zuordnung von Rechnungen ohne Bestellbezug. Dazu werden mittels KI- und Machine-Learning-Technologien alle relevanten Rechnungs- und Bestelldaten ausgelesen, um automatisiert die wahrscheinlichste Übereinstimmung mit einer Bestellposition zu ermitteln.

Automatisierung führt zu einer erheblichen Zeitersparnis

Im Ergebnis profitieren die Unternehmen durch diese Automatisierung nicht nur von einer erheblichen Zeitersparnis durch eine schnellere Bearbeitung und Freigabe der Rechnungen. Vielmehr bietet das Einlesen von E-Rechnungen auch eine besonders hohe Genauigkeit und damit ein geringeres Fehlerpotenzial, was ebenfalls zur Kostensenkung beiträgt. Darüber hinaus kann die Finanzbuchhaltung stets pünktliche Zahlungen gewährleisten und beispielsweise Skontofristen optimal nutzen, während der digitale Prozess zudem umweltfreundlicher ist und große Mengen an Papier einspart.

Des Weiteren stellt Jaggaer Invoicing den Unternehmen ein umfassendes Reporting- und Dashboard-System zur Verfügung, das ihnen weiterführende Einblicke rund um ihre Spend-Prozesse bietet: Darunter beispielsweise Daten zu den einzelnen Lieferanten, früheren Zahlungen sowie Rabatten, wodurch eine sichere Grundlage für strategische Entscheidungen entsteht. Die neuen Funktionen für den Empfang und die Weiterverarbeitung von strukturierten Rechnungsformaten zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht stehen den Usern mit dem neuen Release 24.3 von Jaggaer One ab November dieses Jahres zur Verfügung.

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