Cloud-Strategie Lock-in: Die Exit-Möglichkeit beginnt bei der Anbieterwahl

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Wer Software auswählt, informiert sich am besten auch gleich über die spätere Möglichkeit des Ausstiegs vom Lock-in. Wie leicht ein Anbieterwechsel gelingt, hängt von Datenexport sowie Vertragsklauseln ab und lässt sich noch vor der Unterschrift klären.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Software-Anbieter erhöht den Preis oder löscht eine Funktion, auf die Ihr Team täglich angewiesen ist. Ihr Unternehmen möchte den Anbieter wechseln, doch die Daten lassen sich nur in einem Format herausgeben, das vor der Übernahme in ein anderes System aufwendig umgewandelt werden muss. Hinzu kommt, dass mehrere Anwendungen an der Schnittstelle des alten Systems hängen, also ein Lock-in vorhanden ist. In solchen Situationen zeigt sich, ob der Ausstieg bereits bei der Anbieterwahl mitgedacht wurde.

Wie oft Unternehmen die Exit-Fähigkeit prüfen

Die Exit-Fähigkeit beschreibt die Möglichkeit, Daten, Prozesse oder Anwendungen aus einer Cloud-Umgebung herauszulösen oder den Anbieter zu wechseln.  Wie relevant diese Möglichkeit für Unternehmen ist, zeigt eine Befragung von 518 Entscheidern aus IT und Recht, die die otris software AG zu Cloud-Governance und Datenhoheit durchgeführt hat. Alle Befragten sind an Entscheidungen zu IT-, Software- oder Cloud-Lösungen beteiligt. Das Ergebnis: 76 Prozent von ihnen halten die Möglichkeit eines Anbieterwechsels für wichtig.

Bei der Prüfung der Exit-Fähigkeit in der Praxis sieht das Ergebnis allerdings bereits ernüchternder aus. In Auswahl- oder Ausschreibungsprozessen prüfen 58 Prozent die Exit-Fähigkeit eines Anbieters nach eigener Angabe häufig, 24 Prozent teils/teils und 17 Prozent selten oder nie. Diese Lücke zwischen Anspruch und Prüfpraxis lässt sich vor der Unterschrift noch am leichtesten schließen. Dann lassen sich Formate und Schnittstellen prüfen und vertragliche Bedingungen für den Ausstieg vom Lock-in vereinbaren.

Lock-in: Wo Abhängigkeiten von einem Anbieter entstehen

Je länger eine Software im Unternehmen im Einsatz ist, desto mehr Abhängigkeiten können entstehen, die einen Wechsel erschweren. Zusätzliche Anbindungen und angepasste Workflows können den Aufwand eines späteren Wechsels immer weiter erhöhen. Wird ein möglicher Wechsel zu einem anderen Anbieter technisch, organisatorisch oder vertraglich erschwert, spricht man auch von einem sogenannten Lock-in.

Wie Schnittstellen und Formate den Wechsel erschweren

Welche Abhängigkeiten die Befragten aus der Studie als besonders riskant einstufen, zeigt die Frage nach den Bereichen mit dem größten Lock-in-Risiko. Hier nennen 46 Prozent technische Abhängigkeiten und proprietäre Schnittstellen, 39 Prozent Datenformate und Datenmigration und 36 Prozent Integrationen mit anderen Anwendungen (Mehrfachnennung möglich). Damit rücken technische Fragen an die Spitze der genannten Risiken.

Dass unterschiedliche Formate und Schnittstellen den Wechsel erschweren, wird im Alltag etwa beim Export deutlich: Er kann formal möglich sein und trotzdem nicht reichen. Fehlen Beziehungen zwischen Datensätzen oder Berechtigungen, müssen diese im neuen System wiederhergestellt oder neu eingerichtet werden. Bei Software-as-a-Service kommen Datenmodell und Workflows hinzu, die sich nicht immer mitnehmen lassen.

So verteuern Verträge und Schulungen den Wechsel

Neben der Technik können auch vertragliche Bindungen einen Anbieterwechsel erschweren. Bei langen Laufzeiten können etwa Kosten für eine vorzeitige Vertragsbeendigung anfallen. Dazu kommt der Aspekt der Gewohnheit: Je besser die bestehenden Workflows bereits eingespielt und die Teams geschult sind, desto mehr Aufwand bedeutet es, sie auf ein anderes System umzustellen.

Das zeigt sich in der Rechnung: Wer die Wirtschaftlichkeit einer Software beurteilt, sollte Nutzen und Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) über die gesamte Laufzeit im Blick behalten. Dazu zählt auch, was ein späterer Umstieg kostet. Bei einem Wechsel müssen Schnittstellen angepasst, Daten umgewandelt und Teams geschult werden, und für eine Übergangszeit laufen oft beide Systeme nebeneinander.