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Lock-in: Wie sich der Ausstieg planen lässt

Wer die Kosten für den Lock-in abschätzt, kann den Ausstieg planen, bevor er nötig wird. Dazu legt das Unternehmen fest, unter welchen Umständen es den Anbieter wechselt und wohin es dann geht. Als Auslöser kommt etwa infrage, dass der Anbieter die Preise stark erhöht oder zahlungsunfähig wird. Damit der Plan im Ernstfall funktioniert, braucht er ein realistisches Ziel, etwa einen anderen Anbieter oder – sofern technisch und organisatorisch möglich – den Betrieb im eigenen Rechenzentrum, und eine Person, die dafür verantwortlich ist.

Was ein Testexport technisch klären kann

Ein Testexport vor dem Vertragsabschluss zeigt, welche Daten sich in welchen Formaten exportieren lassen. Dafür eignen sich repräsentative Testdaten, die typische Dokumente, Anhänge und Datenbeziehungen abbilden. Zusätzlich sollte das Unternehmen prüfen, ob der Anbieter seine Schnittstellen dokumentiert hat.

Zum Export sollten auch Metadaten und Berechtigungen gehören. Ob das neue System diese vollständig übernehmen kann, muss gesondert geprüft werden. Offene, dokumentierte Schnittstellen und gängige Formate erleichtern die Übernahme. Fehlen im Testexport etwa Anhänge oder Protokolle, kann das Unternehmen den Anbieter noch vor der Unterschrift bitten, den Export zu ergänzen. Ohne den Test könnte die Lücke erst beim Wechsel auffallen, wenn für Nachbesserungen wenig Zeit bleibt.

Lock-in: Das sollte der Vertrag zum Ausstieg regeln

Die beim Testexport geklärten Anforderungen gehören anschließend in den Vertrag. Dieser sollte festlegen, welche Daten der Anbieter in welchem Format und bis wann zurückgibt. Ebenso muss geregelt sein, wie der Anbieter bei der Migration hilft, welche Auditrechte das Unternehmen hat und wann der Anbieter die Daten löscht.

Auch die Regulierung greift das Thema auf: Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, die unter den EU Data Act fallen, müssen seit dem 12. September 2025 Vorgaben zum Anbieterwechsel beachten. Trotzdem kann es beim Unternehmen bleiben, Schnittstellen anzupassen, Daten umzuwandeln und den neuen Betrieb zu testen. Einen Überblick über die Regeln gibt der Beitrag EU Data Act: Weniger Vendor-Lock-in dank verbindlicher Cloud-Wechselregeln.

Wie Datenhoheit und Exit-Fähigkeit zusammenhängen

Wie frei ein Unternehmen den Anbieter wechseln kann, hängt auch von der Datenhoheit ab. Beim Cloud-Computing kommt es deshalb darauf an, wo die Daten liegen, wer rechtlich auf sie zugreifen darf und wer technisch darauf zugreifen kann.

Dazu empfiehlt der Studienreport von otris, vor der Auswahl vier Fragen zu klären:

• Wo liegen die Daten physisch?
• Wem gehört der Anbieter, und welchem Rechtsraum unterliegt er samt Tochtergesellschaften?
• Wer verwaltet die Verschlüsselungsschlüssel?
• Welche Subunternehmer, etwa für Wartung oder Support, können theoretisch zugreifen?

Wer im Unternehmen für den Exit zuständig ist

Diese Fragen berühren mehrere Bereiche des Unternehmens. IT, Einkauf, Recht, Datenschutz und Informationssicherheit bringen jeweils eigene Anforderungen mit, und die Unternehmensführung entscheidet über Prioritäten und Budget. Für die Exit-Planung sollten sie deshalb zusammenarbeiten und klar festlegen, wer welche Aufgaben und Entscheidungen verantwortet.

Am besten klären sie die vier Fragen früh gemeinsam. Auch später lohnt es sich, die Exit-Frage erneut zu prüfen, etwa bei neuen Funktionen oder Vertragsverlängerungen, da sich dann Funktionsumfang und Datenwege ändern können.

Lock-in: Den Exit klären, bevor der Vertrag unterschrieben wird

Wer die Exit-Frage gleich in die Software-Auswahl mit aufnimmt, kann Anbieter anhand überprüfbarer Angaben vergleichen. Welche Exportformate und Schnittstellen verfügbar sind, lässt sich vorab prüfen und testen. Die Fristen für die Datenübergabe sollten vertraglich festgehalten werden.

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