SAP im Mahnwesen Mahngebühren: Wie Stadtwerke diese revisionssicher buchen

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Stadtwerke, die SAP im Mahnwesen einsetzen, müssen Mahngebühren manuell verbuchen. Das kostet Arbeitszeit und birgt die Gefahr von Fehlbuchungen und Compliance-Risiken. Eine SAP-basierte Erweiterung kann den Prozess automatisieren und die Schwachstelle beseitigen.

Zahlreiche Mahnschreiben verlassen Monat für Monat das SAP-FI-System vieler Stadtwerke, ausgedruckt oder per Mail. Doch die Automatisierung im Mahnprozess endet bei der Verbuchung der Mahngebühr. Das SAP-Standardmahnprogramm erzeugt keinen Buchungsbeleg für die Mahngebühr. Sie wird damit auch nicht als offener Posten im System erfasst.

Die Probleme manueller Verbuchung von Mahngebühren

Diese Funktionslücke im SAP-System zwingt das Forderungsmanagement, die Mahngebühr bei jedem Mahnlauf von Hand zu buchen, was die Gefahr von Fehlbuchungen und Falschkontierungen birgt. Bei Stadtwerken, die Tausende Mahnschreiben pro Jahr versenden, führt dies auch zu hohen Kosten und bindet wertvolle Arbeitszeit im Forderungsmanagement sowie in der Buchhaltung, die für wertschöpfende Aufgaben fehlt.

Die manuelle Sollstellung von Mahnbeträgen ist zudem wenig transparent und nur eingeschränkt nachvollziehbar. Das erschwert die Abstimmung zwischen Finanz- und Debitorenbuchhaltung und verzögert den Monatsabschluss. Zugleich ist es ein Compliance-Risiko, da eine unterbrochene Buchungskette bei internen oder externen Prüfungen schnell zu Beanstandungen führen kann. Stadtwerke, die das Vertriebssystem SAP IS-U und SAP FI nutzen, kämpfen darüber hinaus mit einem Systembruch, weil Vorgänge aus IS-U ohne automatische Buchung nicht sauber ins Rechnungswesen überführt werden. Technisch wäre ein Ausgleich über die Zahlungsdifferenz möglich, doch fachlich ist er falsch, denn die Mahngebühr stellt eine echte Forderung dar und muss als eigener Posten auf dem richtigen Sachkonto erscheinen.

Wie eine SAP-Erweiterung die Lücke im Mahnprozess schließt

Diese Lücke im Mahnprozess schließt eine SAP-basierte Erweiterungslösung wie FeeWerX der Inwerken AG, die sich nahtlos in SAP FI einfügt, den Standard modifikationsfrei erweitert, sich binnen weniger Tage einführen lässt und unter SAP S/4HANA sowie SAP ERP läuft. Sobald SAP eine Mahnung erzeugt, legt die Lösung einen offenen Posten für die Mahngebühr an und bucht ihn mit vollständiger Referenzierung und eindeutiger Zuordnung zum ursprünglichen Vorgang auf das korrekte Sachkonto. Das gewährleistet die GoBD-Konformität der Buchungen. Die Lösung erweitert zudem den elektronischen Kontoauszug (ELKO) in SAP, sodass beim Einlesen einer Kundenzahlung erkannt wird, ob Rechnungs- und Mahnbetrag restlos beglichen sind. Ist das der Fall, werden beide Positionen ausgeglichen und alle Zuordnungen lückenlos dokumentiert.

Mahngebühren: Effizienter und revisionssicherer Prozess

Welchen konkreten Nutzen kommunale Versorger aus einer automatischen, GoBD-konformen Verbuchung der Mahngebühren in SAP ziehen, verdeutlicht Maike Hoja, Leitung Finanzbuchhaltung bei der Vereinigten Stadtwerke GmbH aus Ratzeburg: „Seit wir die SAP-basierte Erweiterungslösung einsetzen, entfällt die manuelle Zuordnung einzelner Posten. Das vereinfacht und beschleunigt Buchungen deutlich, was bei unserer hohen Anzahl von rund 200 Rückläufern pro Monat viel Zeit spart. Da Rückläufer jetzt direkt als offene Posten im Debitorenkonto erfasst und Mahngebühren korrekt verbucht werden sowie alle Referenzwerte sauber zugeordnet sind, ist der Prozess jederzeit nachvollziehbar.“ 

Was in Ratzeburg funktioniert, lässt sich auch auf andere Stadtwerke übertragen, die SAP einsetzen. Die automatische Verbuchung von Mahngebühren entlastet das Forderungsmanagement und die Debitorenbuchhaltung, erhöht die Datenqualität und die Prozesssicherheit und macht den Mahnprozess transparent und revisionssicher.

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