Steuerliche Spielräume Forschungszulage: Steuer-Tipps für digitale Innovationen

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Digitale Investitionen, Software und Forschung kosten Geld – doch steuerlich schlummert oft ungenutztes Potenzial. Zudem eröffnet die Forschungszulage Unternehmen neue Spielräume und kann Innovationen spürbar günstiger machen.

Digitale Lösungen sind in jedem Unternehmen unverzichtbar. Doch viele Betriebe  nutzen die steuerlichen Möglichkeiten rund um Software, Cloud-Systeme oder  digitale Infrastruktur noch unvollständig. Die Folge: Sofort abzugsfähige  Ausgaben werden unnötig aktiviert, aktivierungspflichtige Investitionen hingegen  falsch verbucht oder Fördermittel kaum berücksichtigt. 

Notwendige digitale Investitionen trotz begrenzter Budgets möglichst effizient zu planen,  ist eine herausfordernde Aufgabe. Denn in der Praxis wird häufig unterschätzt, dass viele  digitale Anwendungen keine klassischen Anschaffungen mehr darstellen. So werden cloudbasierte Lösungen nicht dauerhaft erworben, sondern gegen laufende  Nutzungsentgelte eingesetzt. Steuerlich ist daher die konkrete Ausgestaltung  entscheidend. Werden digitale Lösungen lediglich zeitlich begrenzt genutzt, bedingt dies  sofort abzugsfähige Betriebsausgaben. Das senkt die Steuerlast unmittelbar und kann  kurzfristig Liquidität sichern. Bei entgeltlich erworbener Software liegt hingegen  regelmäßig ein aktivierungspflichtiges immaterielles Wirtschaftsgut vor.

Für bestimmte Betriebs- und Anwender-Software kann nach dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 22. Februar 2022 steuerlich eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Komplexer gestaltet sich die Einordnung bei IoT-Lösungen. Sie bestehen meist aus Hardware, integrierter Software, Cloud-Anbindung und Serviceleistungen – und diese Bestandteile sind steuerlich separat zu bewerten. Geräte werden regelmäßig über mehrere Jahre abgeschrieben, laufende Cloud- oder Wartungsentgelte können dagegen sofort als Aufwand berücksichtigt werden.

Nicht jede Optimierung ist förderfähig, aber deutlich mehr Vorhaben kommen in Betracht, als manch einer vermutet. Deshalb sollten Unternehmen ihre Projekte systematisch prüfen. Wer diese Prüfung unterlässt, verzichtet womöglich auf erhebliche finanzielle Vorteile.

Prof. Dr. Christoph Juhn, Professor für Steuerrecht an der FOM Hochschule und geschäftsführender Partner der Kanzlei Juhn Partner

In Betriebsprüfungen steht dabei vor allem die Abgrenzung zwischen laufendem Aufwand und aktivierungspflichtigen Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Fokus. Besondere Aufmerksamkeit verdienen zudem Schnittstellen, Einführungsleistungen und Customizing. Hier kommt es darauf an, ob ein eigenständiger Vermögenswert entsteht, eine vorhandene Software wesentlich erweitert wird oder ob die Leistung lediglich der Einrichtung und Nutzung des Systems dient.  

Zwischen Theorie und Praxis

In der Praxis werden Digitalisierungskosten häufig zu pauschal behandelt. Nicht jede  digitale Ausgabe ist automatisch sofort abzugsfähig. Wird beispielsweise eine  individuelle Software entwickelt, ein bestehendes System umfangreich angepasst oder  eine Lösung tief in die eigene IT-Struktur integriert, kann ein aktivierungspflichtiges  Wirtschaftsgut entstehen. Die Kosten müssen dann aktiviert und über die  Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Umgekehrt werden laufende Gebühren für  Cloud- oder SaaS-Lösungen mitunter unnötig aktiviert, obwohl sie regelmäßig sofort als  Betriebsausgaben abziehbar sind. 

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Forschungszulage 2026: Neue finanzielle Spielräume  

In diesem Jahr ist die Forschungszulage deutlich ausgeweitet worden, wodurch  Unternehmen mehr Kosten geltend machen können. Die Basis dafür bildet das Gesetz  für ein steuerliches Investitionssofortprogramm zur Stärkung des Wirtschaftsstandorts  Deutschland. 

Die wohl markanteste Anpassung ist die Erhöhung der maximalen Bemessungsgrundlage von bisher 10 auf 12 Millionen Euro pro Jahr. Diese gilt für alle förderfähigen Aufwendungen, die nach dem 31. Dezember 2025 entstanden sind. Da kleine und mittlere Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von maximal 50 Millionen Euro nach wie vor einen erhöhten Fördersatz von 35 Prozent erhalten, kann die maximale Forschungszulage für KMU künftig bis zu 4,2 Millionen Euro jährlich betragen. Neu ist außerdem eine Gemein- und Betriebskostenpauschale von 20 Prozent für begünstigte Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, die nach dem 31. Dezember 2025 begonnen haben. Sie wird zusätzlich auf die förderfähigen Aufwendungen gewährt und soll den Nachweis indirekter Kosten vereinfachen. 

Für KMU ist das besonders relevant, weil Entwicklungsarbeit häufig in bestehende Betriebsabläufe eingebunden ist. Kosten für Infrastruktur, Verwaltung, Energie, IT oder interne Abstimmungen mussten bisher deutlich aufwendiger abgegrenzt werden. Durch die Pauschale wird die Forschungszulage einfacher kalkulierbar und administrativ handhabbarer. Auch Eigenleistungen werden stärker berücksichtigt. Der pauschale Stundensatz für Einzelunternehmer und Mitunternehmer steigt von 70 Euro auf 100 Euro. Besonders inhabergeführte Mittelständler profitieren davon, weil Entwicklungsarbeit häufig durch den Unternehmer oder Gesellschafter selbst erbracht wird.

Zusätzlich bleibt Auftragsforschung attraktiv: 70 Prozent der Kosten externer Forschungs- und Entwicklungsdienstleister können indie Bemessungsgrundlage einbezogen werden. Bei einem KMU-Fördersatz von 35 Prozent entspricht das einer effektiven Förderung von bis zu 24,5 Prozent der Auftragskosten. Erweitert wurde zudem die Kostenbasis. Neben Personalaufwendungen und Auftragsforschung können auch Abschreibungen auf bestimmte bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens Berücksichtigung erfahren, sofern sie im begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben eingesetzt werden. Damit bildet die Forschungszulage die tatsächlichen Innovationskosten mittelständischer Unternehmen realistischer ab.

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Fazit Steuern & Forschungszulage: Eigene Innovationsleistung erkennen

Bei der praktischen Umsetzung zeigt sich immer wieder, dass die größte Hürde nicht die  Förderlogik ist, sondern fehlende Kenntnisse zum Verfahren sowie das  Selbstverständnis vieler Unternehmen. Mittelständische Betriebe blenden häufig ihre  eigene Innovationskraft aus, da sie Forschung mit Grundlagenarbeit oder hoch  spezialisierten Entwicklungsabteilungen assoziieren. Dabei liegt der Schwerpunkt der  steuerlichen Förderung gerade im Bereich der experimentellen Entwicklung.

Sobald ein  Unternehmen an einer technischen Lösung arbeitet, deren Ergebnis nicht von vornherein feststeht und die mit Unsicherheiten verbunden ist, kann ein förderfähiges Vorhaben vorliegen. Typische Fälle sind Anpassungen von Produktionsprozessen, die  Entwicklung neuer Fertigungsschritte, die Optimierung von Maschinen oder die  Umsetzung individueller Software-Lösungen. Diese Projekte werden intern häufig als  Routine oder Weiterentwicklung eingeordnet, erfüllen jedoch steuerlich die Kriterien von  Forschung und Entwicklung.

Nicht jede Optimierung ist förderfähig, aber deutlich mehr Vorhaben kommen in Betracht, als manch einer vermutet. Deshalb sollten Unternehmen ihre Projekte systematisch prüfen. Wer diese Prüfung unterlässt, verzichtet womöglich auf erhebliche finanzielle Vorteile.