Servicemanagement optimieren: Das kann ein ERP-System leisten

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Digitale Prozesse tragen maßgeblich zur Sicherung von Unternehmenswerten bei. Vor allem ERP-Systeme können dabei zum Effizienztreiber werden wenn blinde Flecken ausgemerzt werden – vom Service über das Dokumentenmanagement bis zur Lagerverwaltung.

Nach wie vor spüren Betriebe die Auswirkungen der Corona-Pandemie. Hier und dort greifen noch nicht wieder alle Räder der Lieferkette ineinander, anderswo ist die Auftragslage noch nicht wieder auf Vorkrisenniveau. Sie alle bekommen dabei mehr oder weniger brutal zu spüren, wo digitale Lücken klaffen. Denn allerorts wurde die Gleichung belegt: Je digitaler ein Unternehmen beispielsweise in Sachen Servicemanagement aufgestellt ist, desto schneller und flexibler kann es auf Veränderungen reagieren.

Prozesslücken schließen, Abläufe optimieren

Insbesondere Unternehmer, die ihre Hausaufgaben in Sachen Digitalisierung bislang nicht gemacht haben, verstehen sie inzwischen als eine ihrer dringendsten Aufgaben. Das belegt auch eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom. Ausnahmslos bestätigten Unternehmensvertreter in der zugrundeliegenden Befragung, dass Digitalisierung eine immer größere Rolle für sie spielt. Und sie zielen neben digitalen Kommunikationsmitteln vor allem auch auf die Umstellung auf digitale Produkte, Technik und Dienstleistungen. Der Bitkom genau wie die Unternehmen selbst attestieren hierbei ERP-Systemen eine Hauptrolle. Als zentrale Datendrehscheibe fungieren sie schließlich schon lange und können als solche auch Digitalisierungsvorhaben maßgeblich vorantreiben. Digitale Prozesslücken mithilfe eines etablierten ERP-Systems zu schließen, liegt folglich nicht nur nahe, sondern ermöglicht vor allem auch ein schrittweises und damit praxistaugliches Vorgehen für Produktionsbetriebe.

Digital bis zum Kunden: Servicemanagement

Hoch im Kurs steht z. B. die Digitalisierung im Servicemanagement. Seit jeher gilt der Service als eine der margenstärksten Sparten eines Unternehmens – vor allem auch im Vergleich mit dem Neumaschinengeschäft. Er bindet Kunden und unterstützt den Sales. Dass sich hieran bis heute nichts geändert hat, zeigen die aktuellen VDMA-Benchmarks: Mit durchschnittlich 20 Prozent trägt der Service im Maschinen- und Anlagenbau überproportional zum Betriebsergebnis bei. Ein effizientes Servicemanagement ist folglich ein echter Wirtschaftsfaktor, und die durchgängige Digitalisierung aller involvierten Prozesse ist mehr als lohnend. Zumal das Potenzial groß ist: Angefangen bei manuell in Excellisten gepflegten Wartungsverträgen über papierhafte Notizen und zahlreiche Medienbrüche.

Die gute Nachricht: Mit einem branchentauglichen ERP-­System inklusiver mobilen Erweiterungen lassen sich gängige Serviceprozesse ohne weitere Nebenkriegsschauplätze effizient abbilden. Besonders wertvoll sind dabei Optionen zur Einrichtung und Überwachung von Wartungsverträgen mit individuellen Konditionen für die Ersatzteilbeschaffung und die Leistungserbringung. Ein weiteres Must-do: die mobile und plattformunabhängige Anbindung des Servicepersonals und der Kunden. Denn auf diese Weise werden Informationen zeitnah ausgetauscht und Stillstandzeiten reduziert oder sogar ganz vermieden.

Digital bis zur Archivierung: Dokumentenmanagement

Warum auch das Dokumentenmanagement zu den beliebten Digitalisierungsbereichen zählt, liegt auf der Hand: Nahezu jedes Unternehmen muss eine riesige Anzahl an Dokumenten und Informationsträgern händeln. Von großer Bedeutung sind sie vor allem auch, weil sie Bezug zu nahezu allen Unternehmensprozessen haben. Wie also kann ein ERP-System das Dokumentenmanagement in die digitale Welt heben und für durchgängige Prozesse sorgen? Ganz oben auf der Liste steht in diesem Zusammenhang ein vollständig digitalisierter Rechnungsworkflow. Dieser schließt auch die Überprüfung erfolgter Lieferungen bei der Beschaffung mit ein. Besonders profitieren Unternehmen, wenn sich in dieser Lösung Genehmigungsworkflows einrichten lassen.

Weitere Anwendungsfälle reichen von der digitalen Auftragsakte über die Lieferscheinarchivierung bis hin zur automatischen Archivierung eingehender oder ausgehender.

Die Bestrebungen zur digitalen Transformation sind mittlerweile in allen Bereichen des Lebens angekommen. Doch gerade wenn es um die Produktion geht, scheinen die Herausforderungen gewaltig. Der Weg zu digitalen Prozessen muss nicht zwangsläufig mit riesigen Umwälzungen einhergehen. In der Webinar-Reihe „Digital Unlocked“ werden einfache Ansatzpunkte, mit denen Sie vorhandene Prozesse digitalisieren können gezeigt.

Digital bis ans Regal: Lagerverwaltung

Die Lagerverwaltung ist der dritte Bereich, der in Sachen Digitalisierung mithilfe des ERP-Systems hoch im Kurs steht. Im Mittelpunkt steht vor allem die Mobilisierung aller Geschäftsprozesse. Bis ans Regal reichen hiernach die mobilen Erweiterungslösungen, die als verlängerter Arm des ERP-Systems fungieren. Sie bestehen in aller Regel aus Apps und integrieren via Tablets, Scannern und Co. auch die Peripherie des Lagers. Mit ihrer Hilfe führen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Buchungen direkt am Ort des Geschehens und ohne Zeitverzug aus. Zettellage, manuelles Ablesen und händisches Übertragen der Informationen am PC gehören dann der Vergangenheit an. Die Daten sind sofort aktuell. Die Ergebnisse: beschleunigte und zugleich stabilere Prozesse, eine deutlich gesunkene Fehlerquote und motivierte Mitarbeiter. Letzteren Vorteil betonen Unternehmen, die ihre Digitalisierungslücken im Lager bereits geschlossen haben: Weil Mitarbeiter unnötige Wege vermeiden und die Entlastung mittelbar spüren.

Nicht nur beim Servicemanagement: Potenzial vorhandener Software ausschöpfen

Kaum ein Unternehmen, das sie nicht vorantreibt: die digitale Transformation. Wer dabei zunächst die Prozesse im Blick hat, ist gut beraten, zunächst die Potenziale vorhandener Software auszuschöpfen.

Insbesondere ERP-Systeme bieten in der Regel ein großes Spektrum, das nur selten in seiner gesamten Bandbreite genutzt wird. Praxistauglich ist für Viele die schrittweise Digitalisierung einzelner Unternehmensbereiche. Großes Potenzial im Zusammenspiel mit einer ERP-Lösung steckt z. B. im digitalen Servicemanagement, Lager und Dokumentenmanagement.

Der Autor Karl Tröger ist Business Development Manager bei PSI Automotive & Industry. Der Diplom-Ingenieur der Elektronik und Nachrichtentechnik veröffentlicht regelmäßig Publikationen über die Zukunft von fertigungsnaher Software.

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