IT-Budget KI-Anwendungen: Ein Viertel des Budget verlieren deutsche Unternehmen

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Eine neue Studie von Freshworks zeigt, dass deutsche Unternehmen durchschnittlich 26 Prozent ihrer Ausgaben für KI-Anwendungen verlieren, bevor überhaupt ein Mehrwert entstehen kann. Das entspricht allein in Deutschland geschätzten 2,7 Milliarden Euro pro Jahr.

Die neue Studie „The Global Cost of Complexity Report: The Mid-Market AI Complexity Trap“ von Freshworks beziffert erstmals, wie stark Komplexität die Budgets für KI-Anwendungen belastet, noch bevor Unternehmen damit überhaupt konkrete Geschäftsergebnisse erzielen. Demnach gehen durchschnittlich 26 Prozent der Ausgaben für KI-Anwendungen durch Komplexität verloren – allein in Deutschland entspricht das geschätzten 2,7 Milliarden Euro pro Jahr.

Da mittelständische Unternehmen im Vergleich zu Großkonzernen mit geringeren Margen arbeiten, trifft sie diese „Komplexitätssteuer“ besonders stark und schnell. 89 Prozent der Unternehmen planen, ihre Investitionen in KI-Anwendungen in den nächsten zwölf bis 24 Monaten zu erhöhen. Gleichzeitig haben jedoch nur 15 Prozent KI bereits in zentrale Geschäftsprozesse integriert, während 36 Prozent weiterhin in der Pilotphase feststecken.

Nahtlose Integration der KI-Anwendungen in bestehende Prozesse

Srinivasan Raghavan, Chief Product Officer bei Freshworks, kommentiert: „IT-Verantwortliche im Mittelstand haben keine Zeit für KI-Anwendungen, die erst nach Monaten einen Mehrwert liefern. Sie brauchen KI, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert und schnell konkrete Ergebnisse liefert. Unternehmen, die den Weg von der Anschaffung bis zum produktiven Einsatz am schnellsten schaffen, werden KI von einer Komplexitätsbelastung zu einem Wettbewerbsvorteil machen.”

ROI-Realitätslücke: IT wird an Zeitplänen gemessen, die kürzer sind als die Implementierung

KI-Projekte im Mittelstand geraten zunehmend zwischen die Erwartungen des Managements und die Realität der Implementierung. Während 72 Prozent der Führungskräfte im Mittelstand erwarten, dass sich Investitionen in KI-Anwendungen innerhalb von acht Monaten rentieren, geben 55 Prozent der Unternehmen an, dass allein die Einführung zwischen sechs und zwölf Monaten dauert – bevor überhaupt ein messbarer ROI erzielt werden kann.

Die Hürden sind struktureller Natur. Die größten Gründe dafür, dass Pilotprojekte nicht in den produktiven Einsatz übergehen, sind die Komplexität der Systemintegration (27 Prozent), der Mangel an qualifizierten Fachkräften (26 Prozent) sowie ein zu hoher Konfigurationsaufwand (26 Prozent). Da Implementierungsprojekte häufig länger dauern als die Zeitfenster, in denen Führungskräfte Ergebnisse erwarten, besteht die Gefahr, dass Vorhaben gestoppt werden, bevor sie überhaupt einen Mehrwert liefern können.

Produktivitätsparadox: KI-Anwendungen sollte Freiräume schaffen

Das Management von KI erhöht inzwischen die Arbeitsbelastung, die eigentlich reduziert werden sollte: Teams müssen fehlerhafte Ergebnisse korrigieren und gleichzeitig die wachsende Zahl an KI-Anwendungen verwalten. 86 Prozent der IT-Verantwortlichen im Mittelstand geben an, dass die Verwaltung komplexer KI-Systeme die Arbeitsbelastung ihrer Teams tatsächlich erhöht hat. 80 Prozent berichten zudem, dass KI-Ergebnisse zu Rauschen, Fehlern oder Nacharbeit führen – ein Phänomen, dass die Studie als „AI Slop“ bezeichnet. KI erzeugt derzeit schneller neue Arbeit, als sie Arbeit reduziert – und die IT-Teams müssen die Folgen auffangen.

Die zunehmende Tool-Vielfalt verschärft das Problem zusätzlich. Mittelständische Unternehmen nutzen im Durchschnitt 4,2 KI-Anwendungen, wobei zehn Prozent sogar sieben oder mehr Lösungen im Einsatz haben. Gleichzeitig verfügen jedoch nur 33 Prozent über ein formelles und konsequent angewandtes KI-Governance-Framework.

Strategiewechsel: Unternehmen kaufen KI-Anwendungen heute anders ein

Mittelständische Unternehmen reagieren auf die zunehmende KI-Komplexität, indem sie ihre Einkaufsstrategie verändern. Im Fokus stehen zunehmend KI-Lösungen, die schnell Mehrwert liefern, sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lassen und keine aufwendige technische Infrastruktur erfordern.

Doug Farren, Executive Director des National Center for the Middle Market, berichtet: „Unternehmen im Mittelstand zählen in der Regel nicht zu den frühen Innovatoren und realisieren die Vorteile einer umfassenden Implementierung oft erst dann, wenn der ROI klar erkennbar ist. Bis dahin werden häufig kleinere Pilotprojekte und Tests genutzt, um die Praxistauglichkeit und den konkreten Nutzen zu validieren.“

Das Einkaufsverhalten im Mittelstand verschiebt sich zunehmend in Richtung KI-Anwendungen, die sofort einsatzbereit sind. 34 Prozent der IT-Verantwortlichen im Mittelstand nennt die Integration in bestehende Workflows als wichtigste Priorität für die kommenden zwei bis drei Jahre. 90 Prozent bevorzugen integrierte Workflows gegenüber aufwendigen Konfigurationen, und 54 Prozent setzen beim Ausbau von KI-Funktionen auf den Zukauf bestehender Lösungen statt auf Eigenentwicklungen.

Zur Methodik der Studie: Für die Studie „The Global Cost of Complexity Report: The Mid-Market AI Complexity Trap“ befragte Freshworks 12.021 IT-Entscheider auf Director-Ebene und höher in den USA, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Singapur und Indien. Die Teilnehmer arbeiteten in Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitenden, darunter mehr als 9.000 mittelständische Unternehmen mit bis zu 5.000 Beschäftigten. Die Datenerhebung fand im März 2026 statt. Freshworks ist Anbieter von Service-Software, die den Anwendern außergewöhnliche Kunden- und Mitarbeitererlebnisse ermöglicht.

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