Workforce Management: Win-win für Belegschaft und Unternehmen

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Dienst- oder Schichtplanung ermöglichen. Das geht aber nur unter Berücksichtigung von Gesetzen, Tarifen, Betriebsvereinbarung, Personalbedarf und der erforderlichen Qualifikation. Und nicht ganz ohne Kontrolle.

Ein selbstbestimmtes und eigenverantwortliches Ar­beiten forderte Frithjof Bergmann bereits in den 70ern mit seinem New Work Konzept. Im 21. Jahrhundert wird die selbstständige Arbeitszeitgestaltung dank Digitalisierung endlich Realität. Mobiles und flexibles Arbeiten, ob im Büro, Home Office, Coworking Space oder Außendienst, gilt als effizientes Instrument, um das Arbeitspen­sum im Rahmen der definierten Wochenarbeitszeiten zu bewältigen. Die Basis dafür bilden meist Kurz- und Langzeitarbeitszeitkonten. Sie schaffen Spielraum und helfen schwankende Auftragslagen, Kundenfrequenzen oder ein schwankendes Patientenaufkommen wirtschaftlich auszugleichen.

Workforce Management – Personaleinsatzplanung nach Bedarf

Damit eine bedarfs- und mitarbeiterorientierte Einsatzplanung funktioniert, müssen beispielsweise Zahlen aus ERP-, Auftrags- oder Produktionsplanungsystemen in die Disposition einfließen. Mit Hilfe von Workforce Management Lösungen ist das möglich. Das System berücksichtigt die für das jeweilige Unternehmen relevanten Informationen, wie etwa aktuelle und prognostizierte Auftragslage, Zeitsalden und Wünsche der Mitarbeitenden oder individuelle Arbeitszeitmodelle. Auch der Jahresurlaubsplan, Pausen oder gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten sind hier abgebildet. So entsteht auf Knopfdruck ein Planvorschlag, der sowohl die Interessen des Unternehmens als auch der Belegschaft bedient. Digitales Workforce Management per App und Self Services ermöglicht es heute sogar, dass sich Teams nahezu selbstständig verplanen.

Flexible Arbeitszeitgestaltung motiviert

Der flexible Umgang mit Arbeits- und Urlaubszeiten muss in enger Abstimmung mit dem Arbeitnehmer erfolgen. In Krisenzeiten sollten gerade Arbeitgeber in systemkritischen Branchen den Wunsch nach Erholung durch ausgleichenden Freizeit- oder Überstundenabbau ernst nehmen. Berücksichtigt der Dienstplan die individuelle Lebens- sowie Leistungssituation der Mitarbeitenden, hat das viele Vorteile. Der Bedarf an Auszeiten oder krankheitsbedingte Ausfälle werden reduziert,die Bereitschaft, auch einmal eine zusätzliche Schicht zu übernehmen, steigt. Eine Software für Workforce Mananagement bietet verschiedene Möglichkeiten, die Wünsche der Mitarbeiter bei der Dienstplanung zu berücksichtigen.

Workforce Management macht Arbeitgeber attraktiv

Das vom Fachkräftemangel seit vielen Jahren gebeutelte Gesundheitswesen zum Beispiel setzt auf planbare Arbeitszeiten und Wunschdienstpläne, um Stellen leichter besetzen zu können. Für Pflegeeinrichtungen, Sozialdienste und Krankenhäuser ist das ein wichtiges Instrument, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Beschäftigte können über die Workforce Management Software ihre bevorzugten Arbeitszeiten, Schichten oder Arbeitstage angeben. Das System berücksichtigt diese beim Erstellen des Dienstplans und bezieht gleichzeitig tagesaktuelle Zeit- und Urlaubssalden ein.

Beispiel aus der Praxis: Klinikum Saarbrücken

Das Klinikum Saarbrücken bietet seit vielen Jahren Wunscharbeitszeiten an und setzt dieses Konzept erfolgreich um. Die rund 2.000 Mitarbeitenden, davon 260 Ärztinnen und Ärzte, können ihr Arbeitsvolumen mit drei Monaten Vorlauf an ihre persönliche Lebenssituation anpassen. Zum Beispiel kann eine Vollzeitkraft die tarifliche Arbeitszeit jederzeit auf 80 Prozent senken – befristet, für mindestens ein halbes Jahr oder auf unbestimmte Dauer – und nach Bedarf wieder auf 100 Prozent aufstocken. Zusätzlich wurde ein Springerpool eingeführt. Die medizinischen Fachkräfte stehen stationsübergreifend und für bestimmte Schichten oder Wochentage zur Verfügung. Der nächste Schritt für noch mehr Mitarbeiterzufriedenheit ist bereits getan: Die Ärzteschaft bucht Arbeitszeiten und beantragt Abwesenheiten oder mobiles Arbeiten bequem über eine App und kann Zeitkorrekturen, zum Beispiel bei nicht genommenen Pausen, selbstständig vornehmen.

Arbeitszeiten digital tauschen

Über digitale Tauschbörsen können Mitarbeitende auch nach der Planerstellung noch kurzfristig ihre Schichten tauschen – bequem und eigenverantwortlich. Alle notwendigen Informationen wie Arbeitsmuster, Zeit, Arbeitsplatz und die erforderlichen Qualifikationen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Der Clou: Die Software lässt Wünsche und Tauschangebote nur dann zu, wenn alle definierten Regeln erfüllt sind, wie eine Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit oder die Einhaltung von Ruhezeiten. So bleibt die Flexibilität trotz mehr individuellem Freiraum im unternehmerischen Rahmen; Vertrauen und Kontrolle sind kein Gegensatz mehr.

Beispiel aus der Praxis: Terex-Fuchs

Mit Hilfe von Workforce Management startete der Fertigungsbetrieb Terex-Fuchs die Offensive „Deskless Workforce“. Ziel dabei war, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Produktion, die keinen Schreibtisch oder PC-­Arbeitsplatz haben, effizient in die Prozesse rund um die Arbeitszeit einzubinden. Über intuitive Self Services, so genannte Staff Center Workplaces, können gewerbliche Teams bequem und papierlos ihren Urlaub beantragen, Zeitkorrekturen beantragen und Zeit- bzw. Urlaubssalden abfragen. Das funktioniert ganz einfach an einem der PC-Arbeitsplätze in den Pausenräumen. Sie müssen sich lediglich mit ihrem Transponder über ein Lesegerät einloggen, ihr persönliches Passwort eingeben und haben Zugriff auf ihr Arbeitskonto. Terex-Fuchs hat auf diese Weise die administrativen Aufwände gesenkt und – was dem Unternehmen viel wichtiger ist – die Motivation auf dem Shopfloor gesteigert.

Workforce Management: New Work rückt in greifbare Nähe

Eine selbstbestimmte Arbeitszeitgestaltung war bisher meist den Chefetagen vorbehalten. Mit digitalem Workforce Management werden flexible Arbeitskonzepte für weite Teile der Beschäftigten Realität. Self Services und Workforce Management Apps ermöglichen auch Arbeitnehmern ohne Arbeitsplatz-PC und ohne Firmen-Emailadresse, ob auf dem Shopfloor, der Baustelle oder im Einzelhandel, Zugriff auf ihre Soll- und Ist-Zeiten sowie mehr Eigenverantwortung bei der Dienstplanung.

Die Autorin Elke Jäger ist Director Marketing & PR bei der ATOSS Software AG.