Integration von KI-Agenten Content Management: Strategien für eine intelligente Umsetzung

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Unternehmen sind heute gefordert, aus unstrukturierten Daten in Verträgen oder Berichten einen Mehrwert zu holen. Box hat kürzlich mit KI Agent eine Lösung präsentiert, mit der sich datenschutzkonform Inhalte analysieren und Prozesse automatisieren lassen. Michael Pietsch von Box erklärt, warum ein zentrales Content Management und eine genau definierte Governance heute so wichtig sind.

Herr Pietsch, Box hat sein KI-gestütztes Lösungsportfolio Box AI kürzlich um den KI Agent erweitert. Welche Funktionen bietet der KI Agent Anwendern und wie lässt sich dieser in vorhandene Content-Management-Anwendungen integrieren?

Michael Pietsch: Der Box Agent geht über klassische KI-Assistenten hinaus: Er versteht Anfragen in natürlicher Sprache, analysiert Unternehmensinhalte und verarbeitet auch große Mengen unstrukturierter Daten wie Verträge, Berichte oder Präsentationen. Für Anwender bedeutet das vor allem eine deutliche Zeitersparnis, da der Box Agent Dokumente zusammenfassen, Inhalte vergleichen, Handlungsempfehlungen ableiten und auch neue Dokumente erstellen kann. Zudem ist er in der Lage, mehrstufige Aufgaben eigenständig auszuführen.

Ein besonderer Vorteil ist die direkte Integration in die Box-Plattform, wodurch der Agent unmittelbar auf vorhandene Unternehmensinhalte zugreift. Über Box AI Studio können Unternehmen darüber hinaus eigene Agenten entwickeln und individuell an ihre Anforderungen anpassen. In Verbindung mit Box Automate lassen sich diese Agenten nahtlos in bestehende Content-Management-Workflows und Geschäftsprozesse einbinden.

Wie verändert die Integration von KI-Agenten die Arbeitsweise und Prozesse in Unternehmen?

MP: Wir beobachten derzeit einen grundlegenden Wandel. KI wird nicht mehr nur zur Informationssuche oder Inhaltserstellung eingesetzt, sondern übernimmt zunehmend eigenständig Aufgaben. Mitarbeitende erhalten direkt Ergebnisse, Analysen und Handlungsempfehlungen, statt Informationen aus verschiedenen Quellen manuell zusammenzutragen. Besonders bei wiederkehrenden Prozessen wie Vertragsprüfung, Rechnungsverarbeitung oder Onboarding können KI-Agenten viele Schritte automatisieren und auf Unternehmenswissen zugreifen. Das ermöglicht schnellere Entscheidungen, höhere Produktivität und besser skalierbare Prozesse.

Der Mensch bleibt zentraler Bestandteil der Wertschöpfung: Kritische Entscheidungen werden weiterhin von Mitarbeitenden getroffen, während Routineaufgaben zunehmend durch KI automatisiert werden. Gleichzeitig entstehen durch den Einsatz von KI neue Berufsbilder entlang der Wertschöpfungskette, insbesondere an der Schnittstelle zwischen Technologie, Daten und Geschäftsprozessen. Die Kombination aus menschlicher Expertise und KI verändert damit nicht nur die Arbeitsweise von Unternehmen, sondern auch die Rollen und Anforderungen im Arbeitsmarkt nachhaltig.

der gesprächspartner

Michael Pietsch ist Vice President DACH & Eastern Europe bei Box. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der IT-Branche und hatte Führungspositionen bei Oracle, Rubrik, Boomi, EMC und Palo Alto Networks inne. Er beschäftigt sich mit der digitalen Transformation, der Zukunft der Arbeit und den Auswirkungen von KI auf Unternehmen.

Sichere Nutzung von KI für das Content Management

Welcher Maßnahmen sind erforderlich, um KI sicher und datenschutzkonform nutzen zu können? Ist hierfür die Implementierung einer Sicherheitsarchitektur von Drittanbietern erforderlich?

Der sichere Einsatz von KI beginnt nicht bei der Technologie, sondern bei klaren Governance-Regeln. Unternehmen benötigen Transparenz über Datenzugriffe, Berechtigungen und die Nutzung von KI-Systemen. Deshalb wurde der Box Agent von Anfang an auf Basis unserer bestehenden Sicherheits-, Governance- und Compliance-Architektur entwickelt. Er greift ausschließlich auf Inhalte zu, für die Nutzer bereits berechtigt sind, und Kundendaten werden nicht zum Training externer Sprachmodelle verwendet.

Mit Lösungen wie Box Zones und Box Shield oder Box Governance unterstützen wir Unternehmen zudem bei Datenschutz, Datenresidenz und Compliance-Anforderungen. Zusätzliche Sicherheitssysteme von Drittanbietern sind grundsätzlich nicht erforderlich, da wir Governance, Sicherheit und KI in einer integrierten Plattform zusammenführen.

In einer neuen Studie hat Box den Einsatz von KI-Agenten in Unternehmen untersucht: Demnach erzielen bereits 80 Prozent der Unternehmen bereits einen ROI von mindestens zehn Prozent.  Welche Maßnahmen empfehlen Sie, um das Potenzial von KI-Systemen optimal zu nutzen und diese verantwortungsvoll steuern zu können?

MP: Die Ergebnisse des „State of AI in the Enterprise Report 2026“ zeigen, dass erfolgreicher KI-Einsatz heute vor allem eine Organisationsfrage ist. Die Unternehmen mit den höchsten Erträgen setzen KI nicht isoliert ein, sondern integrieren sie systematisch in ihre Geschäftsprozesse.

Drei Faktoren sind dabei entscheidend: Erstens benötigen KI-Agenten Zugang zu vertrauenswürdigem Unternehmenswissen. Das bedeutet vor allem, dass unstrukturierte Daten aus Dokumenten, Verträgen oder Präsentationen erschlossen, normalisiert und in strukturierte, semantisch nutzbare Daten überführt werden müssen. Nur so entsteht eine belastbare Grundlage für hochwertige KI-Ergebnisse. Zweitens müssen Governance-, Sicherheits- und Compliance-Strukturen von Anfang an mitgedacht werden. Und drittens sollten Unternehmen auf offene Plattformen setzen, um nicht von einzelnen Technologien oder Anbietern abhängig zu werden. Unsere Empfehlung lautet daher, mit konkreten Anwendungsfällen zu starten, den Geschäftsnutzen messbar zu machen und KI-Agenten als Bestandteil durchgängiger Workflows zu etablieren. Dort entstehen die größten Produktivitäts- und Effizienzgewinne.

Souveräne Cloud-Architektur

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