Digital Asset Management: Wie Unternehmen das passende System auswählen

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Inhalte neu auflegen und anpassen erfordert wenig Kreativität, ist jedoch häufig mit viel Aufwand verbunden. Die Frage ist daher nicht mehr, ob, sondern welche Lösung Unternehmen für Digital Asset Management benötigen, um ihre Mitarbeiter in Marketing und Vertrieb zu unterstützen.

Systeme für Digital Asset Management (DAM) gehören heutzutage zu den wichtigsten Tools eines jeden Marketing-, Kreativ- oder Vertriebsteams. Die Software hilft nicht nur, die Content-Prozesse zu optimieren, sondern verbessert auch die Flexibilität der Teams nachhaltig. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb für ein DAM-System, um ihre Mitarbeiter besser zu unterstützen. Doch sie stehen bei der Wahl des richtigen DAM-Modells vor einer schwierigen Entscheidung: On-Premise oder eine SaaS-Lösung.

Digital Asset Management: On-Premise-Modell

Bei einem On-Premise-DAM handelt es sich um ein internes System, das bei Drittanbietern meist für einen Pauschalpreis erhältlich ist und auf unternehmenseigener Hardware betrieben wird. Es bietet mehr Kontrolle und ist insbesondere für Unternehmen interessant, die mit Digital Asset Management Daten verwalten, die sehr hohen Sicherheitsauflagen unterliegen. Angesichts der Art von Materialien, mit denen Marketing-, Kreativ- oder Vertriebsteams normalerweise arbeiten, ist dies zwar eher selten der Fall, kann jedoch vorkommen.

Darüber hinaus bieten On-Premise-betriebene Systeme im Durchschnitt mehr Möglichkeiten zur Individualisierung. Das kommt vor allem den Unternehmen zugutekommt, die sehr bestimmte Anforderungen und eher ungewöhnliche Funktionen in ihr DAM implementieren möchten. Dies bedeutet jedoch auch, dass Dinge wie Onboarding und Schulungen im Umgang mit dem System intern selbst organisiert und durchgeführt werden müssen. Gleichzeitig gibt es nur eingeschränkten Support vonseiten des Anbieters, der sich oft rein auf die Grundfunktionen der Software selbst beschränkt.

Die Initialkosten einer On-Premise Lösung sind im Vergleich zu SaaS-Lösungen relativ hoch. Zudem muss langfristig gesehen die Arbeitszeit, die IT-Mitarbeiter auf Verwaltung und Wartung des Systems verwenden, mit eingerechnet werde. Durch den Bedarf nach weiterer Datenspeicher-Kapazitäten können außerdem zusätzliche Kosten anfallen. Die Skalierbarkeit des Systems ist entsprechend unflexibel, wobei eine Skalierung nach oben abhängig vom Umfang und Speichermedium recht schnell teuer werden kann.

Digital Asset Management: SaaS-basiertes System

Ein SaaS-basiertes DAM, oder Cloud-DAM genannt, wird von einem Drittanbieter verwaltet. Wesentliche Dinge wie Onboarding, Schulung, Verwaltung, Aktualisierungen sowie die Bereitstellung von Support und flexiblen Skalierungsoptionen sind dabei oftmals bereits integriert. Verschiedene Paketoptionen erlauben es den Anwendern, genau die Funktionen zu buchen und zu bezahlen, die sie auch wirklich brauchen. Das System wird dann basierend auf diesen Anforderungen vorkonfiguriert und als Plug-and-Play-Lösung zur Verfügung gestellt. Funktionen können zudem flexibel an sich ändernde Anforderungen angepasst werden, wobei die Service-Anbieter mit seiner Expertise und Beratung zusätzliche Unterstützung bietet. Diese Flexibilität erstreckt sich auch auf die Skalierbarkeit des Systems. Je nach Bedarf können dem System nahtlos und potenziell unbegrenzt neue Ressourcen zugewiesen werden.

Einhalten der Richtlinien von Digital Rights Management

Kollektive Sicherheitsmaßnahmen zum Schutze der Daten helfen dabei, sicherzustellen, dass Unternehmen stets die strengen Richtlinien des Digital Rights Managements (DRM) befolgt. Eine Mediendatenbank-Software gibt Überblick über die Benutzerrechte aller vorhandenen digitalen Medien und unterstützt bei der Einführung effizienter Zugangsrechte für jeden Benutzer.

Die Gebühren für SaaS-DAM werden je nach Kostenmodell bzw. Vertrag meist monatlich, manchmal auch vierteljährlich erhoben. Der Preis hängt dabei von den inkludierten Leistungen sowie dem Nutzungsumfang ab. Unternehmen haben so die Möglichkeit, je nach Projektlage, schnell und problemlos nach oben und nach unten zu skalieren. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass sich die Kosten entsprechend reduzieren lassen, sollten es einmal weniger aktive Projekte geben.

Welches DAM-Modell zu welchem Unternehmen passt

Für wen sich welches Modell am besten eignet, hängt stark von den Anforderungen sowie den technischen Grundvoraussetzungen ab. Unternehmen müssen sich im Rahmen ihrer Lösungswahl folgende Fragen stellen:

• Welche Anpassungen sind erforderlich? Wie weit weichen diese von den Standardoptionen ab?

• Welche Compliance-Richtlinien müssen Anwender beachten? Können die bestehenden Lösungen die Richtlinien abdecken?

• Wer wird von wo aus Zugriff benötigen?

• Wie flexibel und skalierbar muss das System sein?

• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

• Wie gut ist die eigene IT-Abteilung aufgestellt?

Diese Fragen können Unternehmen als Leitlinie beim Entscheidungsprozess dienen. Basierend auf diesen Leitlinien lässt sich allgemein sagen, dass sich On-Premise-DAM hervorragend für Unternehmen eignet, die beispielsweise nicht-standardmäßige Anpassungen in Bezug auf Produktintegrationen benötigen und an strenge rechtliche Compliance-Standards in Bezug auf digitale Assets gebunden sind. So lassen sich Zugriffsrichtlinien und -Berechtigungen in Eigenregie verwalten und kontrollieren, wobei das Unternehmen den Zugang von extern genau regulieren kann.

Sie müssen sich jedoch darüber im Klaren sein, dass bei der Wahl eines On-Premise-DAM eine engagierte IT-Abteilung entscheidend ist. Diese muss über das entsprechend ausgebildete Personal sowie über die Zeit verfügen, die zur Konfiguration und Verwaltung eines DAM-Systems benötigt werden. Auch müssen genügend interne Ressourcen wie Rechenleistung und Speicherkapazitäten vorhanden sein, um ein solch ressourcenintensives System zu verwalten. Eine Skalierung nach oben ist immer auch mit Kosten und Zeit verbunden, da in der Regel zusätzliche Ressourcen erst beschafft werden müssen.

Nicht zuletzt sind On-Premise-DAM-Systeme physische Systeme. Zum Zeitpunkt des Kaufs sind sie neu und wettbewerbsfähig. Allerdings altern sie im Wettbewerb mit neuen technologischen Entwicklungen selten mit Würde. Infolgedessen müssen sich Unternehmen irgendwann mit den Kosten für den Austausch auseinandersetzen - und mit den Unannehmlichkeiten, wenn nicht sogar Ausfällen, den diese Übergangszeit in ihrem Unternehmen verursachen wird.

SaaS-basierte DAM-Systeme erfüllen Compliance-Standards

Im Gegensatz dazu profitieren Unternehmen, die nicht das nötige IT-Know-how zur Eigenverwaltung besitzen, von dem und automatisierten Updates. Dies bedeutet zum einen weniger Arbeit für die unternehmenseigenen IT-Teams, zum anderen eine längere Laufzeit der Lösung selbst. Diese wird mittels System-Updates der Anbieter regelmäßig auf den neusten Stand der Technik gebracht. Gute SaaS-basierte DAM-Systeme erfüllen zudem grundlegende Compliance-Standards wie GDPR und DPA, und sind für wichtige Sicherheitsstandards zertifiziert. Sie garantieren dadurch den fortlaufenden Schutz der im DAM-System befindlichen Daten sowie die Einhaltung von Sicherheitsanforderungen.

Insbesondere in der heutigen Zeit von Remote-Arbeiten und Homeoffice eignet sich SaaS-DAM besonders gut für Unternehmen, die einen durchgehenden Zugang zu Assets für ihre Mitarbeiter gewährleisten müssen. Da es sich um eine Cloud-basierte Lösung handelt, kann jeder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens mit Zugriffserlaubnis auf die Assets zugreifen, selbst externen Stakeholder. Gleichzeitig bietet SaaS-DAM dank seiner Cloud-Eigenschaften die idealen Voraussetzungen für jene, die hoch-flexibel agieren und problemlos skalieren können wollen und müssen.

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Über den Autor: Andrew Hally ist Chief Marketing Officer bei Bynder, das auf Digital Asset Management (DAM) spezialisiert. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Leitung von Marketing- und Produktteams bei internationalen Unternehmen, darunter Allego, Cazena und Bullhorn. Bynder bietet eine skalierbare SaaS-Lösung für das Markenmanagement. Mit der DSGVO-konformen Plattform lassen sich alle digitalen Inhalte sicher in der Cloud speichern. Das hilft mehr als 1,4 Millionen Nutzern in über 2.100 Unternehmen, ihre Marketing-Assets über das ganze Unternehmen hinweg bereitzustellen. (sg)