Digitale Tools für Unternehmen: Welche werden wirklich gebraucht?

Anbieter zum Thema

FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

d.velop AG

xSuite Group GmbH

Unsere Arbeitswelt wird immer digitaler und Unternehmen dürfen in puncto digitaler Ausbau nicht auf der Strecke bleiben. Insbesondere kleine und mittelständische Betriebe können sich mit den richtigen digitalen Tools Arbeit ersparen oder Prozesse beschleunigen und vereinfachen.

Allerdings beginnt hier auch gleich die Schwierigkeit: Die Auswahl an digitalen Werkzeugen ist inzwischen enorm. Hierbei nicht den Überblick zu verlieren, ist eine Mammutaufgabe. Oft besteht dann die Gefahr, gleich zu viele digitale Tools einzuführen, die am Ende gar nicht genutzt werden. Wir haben an dieser Stelle zusammengefasst, wie neue digitale Tools im Unternehmen implementiert werden sollten und welche Programme für für Unternehmen sinnvoll sein können

Tools testen & implementieren

Zuerst: Bedarf klären & Empfehlungen einholen

Jedes Unternehmen ist anders und hat damit auch andere Ansprüche an die eigene Software, um damit die digitale Transformation voranzutreiben. Der Bedarf ist unter anderem abhängig von der Branche, der Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und dem finanziellen Spielraum.

Im ersten Schritt sollte daher eine Analyse durchgeführt werden, die den Ist-Stand des eigenen Unternehmens erhebt und damit auch den Bedarf an Softwarelösungen klärt. Die gängigsten Anwendungsbereiche fordern digitale Tools, die die Kommunikation zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erleichtern, die die Verwaltung vereinfachen oder die zur Strukturierung von Arbeitsabläufen dienen. Hier muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, was es genau benötigt.

Im zweiten Schritt können Empfehlungen hilfreich sein. Denn trotz allem kristallisieren sich in jedem Feld – so auch bei den digitalen Tools – gewisse Spitzenreiter heraus sowie Programme und Unternehmen, die andere mit gutem Gewissen weiterempfehlen. Angesichts der Vielfalt an Anforderungen, die Firmen mitunter an die Tools stellen, können solche Empfehlungen ein erster wichtiger Anhaltspunkt sein, um sich ein Bild zu machen. Man sollte sich daher zunächst in der Branche umhören und Feedback sammeln.

All-In-One-Tools oder lieber Einzellösungen?

Ist der Bedarf an Software-Lösungen geklärt, gilt es eine weitere Entscheidung zu treffen: Soll das Unternehmen künftig mit einem All-In-One-Tool arbeiten oder mehrere Einzellösungen verwenden? Auch diese Entscheidung ist individuell zu treffen und vom Bedarf des jeweiligen Unternehmens abhängig. Möchte ein Betrieb zum Beispiel lediglich die Kommunikation zwischen den Angestellten erleichtern, reicht ein Tool, das eben genau diese Funktion erfüllt. Legte sich ein Unternehmen zu diesem Zweck eine All-In-One-Lösung zu, würde es hingegen unter Umständen für Funktionen bezahlen, die gar nicht genutzt werden.

Es ist also letztendlich ein Kostenfaktor, den man nicht aus den Augen verlieren sollte. Für Unternehmen, die gleich mehrere Aspekte mit einem Tool abdecken möchten, empfehlen sich wiederum Kombi-Lösungen. Sie vereinen mehrere Funktionen und können am Ende mitunter günstiger sein als viele einzelne Tools.

Sich nicht im Tool-Dschungel verirren

Die Auswahl an digitalen Tools ist heutzutage groß – so groß, dass man dabei schnell den Überblick verlieren kann. Gerade wenn sich Unternehmen für verschiedene Einzel-Programme entscheiden, steigt die Gefahr, dass sich Chefs und Angestellte möglicherweise verzetteln. Manche Funktionen überschneiden sich möglicherweise, wodurch Chaos vorprogrammiert ist. Es muss also klar kommuniziert werden, welches Programm wofür verwendet werden soll. Das sollte im Rahmen von Mitarbeiterschulungen geschehen.

Ausreichend im Vorfeld testen

Nach der Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollte eine umfangreiche Testphase im Unternehmen folgen. Dabei werden digitale Tools einem Alltagstest unterzogen. Diese Phase beschränkt sich zunächst auf ausgewählte Angestellte, die sich mit den Programmen intensiver auseinandersetzen. Verläuft der Test erfolgreich, können in weiterer Folge weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu eingeladen werden, sich mit dem Programm zu beschäftigen. Für diesen Prozess sollte ausreichend Zeit eingeplant werden.

Konkrete Tools für verschiedene Anwendungsgebiete

Digitale Tools: eines für alles

Insbesondere Agenturen können von Allround-Programmen wie Teambox profitieren. Dabei handelt es sich um ein All-In-One-Tool, das sich auf Agenturen spezialisiert hat. Es wurde zusammen mit Agenturen entwickelt, weshalb hier alles enthalten ist, was man im Arbeitsalltag so braucht. Dabei reicht das Spektrum der Funktionen vom Kundenmanagement über die Zeiterfassung bis hin zum Controlling.

Ein weiteres Beispiel ist Comarch ERP Enterprise, ein Warenwirtschaftssystem für Betriebe, die mit ERP arbeiten. ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, womit sich Ressourcen wie Kapital, Personal oder Material verwalten und steuern lassen. Mit diesem Tool lassen sich viele Bereiche abdecken – angefangen von Dokumentmanagement und IoT über die Anbindung beliebiger Vertriebskanäle wie einem Webshop bis hin zu Lagerlogistik, Projektmanagement, Finanzbuchhaltung oder Zeiterfassung.

Kommunikation zwischen den Angestellten

Eine schnelle und vor allem unkomplizierte Kommunikation zwischen den Angestellten ist für ein erfolgreiches Unternehmen wichtig. Gerade in der Pandemie arbeiten viele Menschen von zu Hause aus, was jedoch die Kommunikation erschwert. Hier können Messenger-Anwendungen eine große Erleichterung darstellen. Beste Beispiele hierfür sind Skype, Slack, Zoom oder Teams von Microsoft.

Die Funktionen mancher Programme gehen sogar über die reine Kommunikation hinaus, werden sie beispielsweise mit anderen Anwendungen, wie etwa Dropbox oder Google Docs, gekoppelt.

Projekte klug verwalten

Ein kluges Management anstehender und laufender Projekte ist für Unternehmen ebenfalls sehr wichtig. Programme sollten die Aufgaben klug verwalten und alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand halten. Ein besonders nützliches Tool in diesem Zusammenhang ist die App Trello.

Anwender arbeiten bei der App mit sogenannten Boards. Dabei werden Aufgaben, Ideen, Notizen, Bilder, Dokumente und Weiteres gesammelt und verarbeitet. Die Optik erinnert an Stundenpläne aus der Schule. Verschiedene Boards mit Aufgaben können den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugeteilt werden. Auf diese Weise weiß jeder immer ganz genau, wer woran arbeitet.

Datenbanken für einen gemeinsamen Wissensstand

Kunden, Artikel, Produkte, Arbeiten oder Daten von Angestellten – ohne eine solide Datenbank kommt heutzutage kein Unternehmen mehr aus. Diese Aufgabe kann beispielsweise das Programm Groove übernehmen. So kann sichergestellt werden, dass alle Daten ihre Ordnung haben und jeder darauf zugreifen kann.

Digitale Lösungen gerade in Zeiten von Homeoffice wichtig

Die Corona-Pandemie, die die Welt noch immer im Griff hat, hat uns gezeigt, dass wir auf das Fortschreiten der Digitalisierung angewiesen sind. Gerade in Zeiten von Homeoffice wird es immer wichtiger, immer und überall miteinander kommunizieren zu können und Zugriff auf relevante Daten zu haben. Die genannten Tools können hierbei helfen. Dabei kommt es jedoch stets auf den individuellen Bedarf eines jeden Unternehmens an, für welche Lösung – sei es All-In-One oder Einzeltool – es sich am Ende entscheidet.