ERP-Projekt: Wie wird das System zum Wissensfaktor?

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Durchgängige ERP-Systeme sorgen für mehr Transparenz und solidere Entscheidungsgrundlagen. Um möglichst viel geschäftsrelevantes Wissen aus der Fülle der digitalen Informationen ziehen zu können, müssen alle ERP-User den Nutzen der Software erkennen. Dies funktioniert nur mittels gezielter Vorbereitung und kompetenter Beratung.

Eine ERP-Implementierung ist für jedes Unternehmen ein richtungsweisender Schritt. Natürlich sind die grundlegende Ausrichtung, die Kernfunktionalitäten und die Zukunftsfähigkeit der Software entscheidende Aspekte für eine Kaufentscheidung. Mindestens ebenso wichtig sind jedoch die Punkte Projektvorbereitung, Beratung und Schulung, um später den größtmöglichen Prozessnutzen und Wissenszuwachs mit der Software erzielen zu können. Denn nur zu häufig ist zu beobachten, dass die gewinnbringenden Effekte nicht eintreten, weil die umfassenden Möglichkeiten der jeweiligen Systeme weder bei den Entscheidungsträgern noch bei den Endanwendern bekannt sind. Deshalb sollten alle Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten sollen, von Beginn an aktiv in das ERP-Projekt einbezogen werden, um ihre Anforderungen an das System formulieren zu können.

Daraus ergibt sich in vielen Fällen ein viel konkreteres Bedarfsprofil als es bei dem reinen Abhaken theoretischer Funktionalitätskataloge in ausufernden Pflichtenheften möglich wäre.

Veränderung als Chance

Das ERP-Projekt verläuft in der Regel dann erfolgreich, wenn alle Beteiligten im Unternehmen bereit sind, Prozessveränderungen zuzulassen, die unweigerlich eintreten werden. Der Schlüssel besteht daher darin, diesem Transformationsvorgang positiv zu begegnen und ihn als Chance für eine stetige Verbesserung zu begreifen. Dies funktioniert am besten, wenn sich die Mitarbeiter über mögliche Herausforderungen im Projektverlauf im Klaren sind.

Hilfreich ist es vor diesem Hintergrund, wenn die Projekt­realisierung strukturiert erfolgt und sich die Anwender an einem bewährten „Fahrplan“ orientieren können. Um dies zu gewährleisten, setzen wir auf eine erprobte Fünfphasen-Methodik mit klar definierten Schritten: von der Prozess­analyse und der grundlegenden Organisationsberatung über die Abbildung aller vorhandenen Strukturen in der sogenannten Geschäftsprozessmodellierung, die Individualisierung der Standardkomponenten und das Customizing sowie die Echtstartvorbereitung bis zum Produktivgang.

Die Geschäftsprozessmodellierung und eine Modellstudie der Prozesse sind integrale Bestandteile einer jeden ams.erp-Implementierung, um die individuellen Prozesse bei den Anwendern detailliert aufzunehmen und sie mit den Standardprozessen der Software abzugleichen. Auf diese Weise wird organisatorischer Veränderungsbedarf sichtbar und etwaige Veränderungsschritte frühzeitig eingeleitet werden. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass es zu dem bereits beschriebenen Change-Prozess kommen wird, auf den alle Projektbeteiligten im Vorfeld vorbereitet werden. Optional können ams-Kunden dabei auf die Unterstützung des Hamburger Seminar- und Coaching-Anbieters Lux & Lux zurückgreifen, mit dem der ERP-Anbieter koope­riert. Der Geschäftsführer des ams-Kunden AGO Stahlbau Neuwied GmbH, Rastislav Rendko, nahm dieses zusätzliche Angebot in Anspruch und zeigt sich zufrieden: „Es wurden Sachverhalte thematisiert, die weder die Unternehmensleitung noch die Mitarbeiter im Vorfeld des ERP-Projekts auf dem Radar hatten. Ungeschönt wurde aufgezeigt, wo etwaige Probleme bei der Umsetzung zu erwarten sind. Infolgedessen konnten sich die Mitarbeiter sehr viel besser vorbereiten.“

ERP-Projekt – Praxiskompetenz in der Beratung

Ob ein ERP-Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, steht und fällt mit der Kompetenz der Berater. Neben der menschlichen und sozialen Komponente geht es natürlich insbesondere um das notwendige Fach- und Branchenwissen. Die Berater müssen in der Lage sein, die Prozesse und Arbeitsweisen des jeweiligen Anwenderunternehmens schnell zu verstehen, um sie anschließend bestmöglich in der Software abzubilden zu können. Unsere Kunden und Interessenten von stammen aus der Einzel- Auftrags- und Variantenfertigung. In diesem Umfeld muss die Software grundlegende Funktionalitäten wie die „wachsende Stückliste“ oder die unkomplizierte Verwaltung von Teilen ohne Artikelnummern von Hause aus mitbringen.

Zusätzlich ist es von Vorteil, wenn die Berater selbst im Umfeld der Losgröße 1+ gearbeitet haben. Der IT-Leiter der Wipperfürther SN Maschinenbau GmbH, Peter Düllberg, bringt es auf den Punkt: „Uns vermittelten die ams-Berater von Beginn an, dass man ihnen die Prozessanforderungen im Sonder- bzw. Verpackungsmaschinenbau nicht lange erklären musste. Im Gegenteil: Ihr tiefes Verständnis für unsere Geschäftsanforderungen versetzte sie sofort in die Lage, uns kompetent auf einem hohen Niveau zu beraten.“

Die Beweggründe der überwiegenden Mehrheit der ams-Kunden fasst Jochen Haux, Geschäftsführer des Hochtechnologieunternehmens HAUX-LIFE-SUPPORT GmbH, hervorragend zusammen. Er suchte eine schlanke Lösung, die dennoch alle wichtigen Funk­tionen für Einzelfertiger und Sondermaschinenbauer bereitstellt und deren Kernprozesse sauber abbildet. Als weiteren wichtigen Entscheidungsgrund führt er die handelnden Personen bei ams an: „Abseits der reinen Software-Funktionalität sollte der ERP-Anbieter vor allem menschlich und fachlich passen. Von den Beratern erwarten wir neben hoher Branchenkompetenz die Bereitschaft, sich auf ein mittelständisches Unternehmen einzulassen und dabei den Fokus stets auf den Prozessstandard der Software zu richten.“

Neben der reinen Funktionalität sind weitere Faktoren entscheidend für den Aufbau eines unternehmensweiten Wissens-Pools mittels einer ERP-Software: dies sind ihre Durchgängigkeit, Veränderungsbereitschaft aufseiten der Kunden und tiefes Branchenverständnis der Berater. Kommen diese Faktoren zusammen, profitieren die Anwenderunternehmen von effizienteren Prozessstrukturen sowie von mehr Grundlagenwissen für bessere Geschäftsentscheidungen.

Der Autor Roger Westmeier ist Leading Expert Consultant bei ams.Solution.