Software-Lizenzen: Ohne Cloud Kosten sparen

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Digitalisierung bedeutet nicht zwangsläufig Cloud-only. Das zeigen drei Beispiele aus produzierendem Gewerbe, Handel und Hoch/Tiefbau. Die Alternativen können den Weg für mehr Nachhaltigkeit ebnen und befreien aus der stetig steigenden Preisspirale der Cloudanbieter.

Soeben hat Softwarehersteller Microsoft wieder einmal die Preise für seine Software-Lizenzen angezogen. Erst im März 2022 wurden sechs der wichtigsten Cloud-Dienste bis zu 25 Prozent teurer. Nun steigen die Kosten für M-365-Abos noch einmal um 11 Prozent. Auch SQL-Lizenzen unterliegen ab sofort einer verschärften Lizenzpolitik und all das wird in Redmond nicht der letzte Dreh an der Preisspirale gewesen sein. Budgetverantwort­liche stöhnen, dass ihnen die Lizenzkosten aus dem Ruder laufen. Nicht zuletzt durch ‚versteckte Kosten‘. So sind monatlich kündbare Abos kaum noch bezahlbar. Mit dieser stetig anziehenden Lizenzpolitik wandeln die Anbieter einen wesentlichen Vorteil der Cloud immer mehr in sein Gegenteil: die Flexibilität.

Da wundert es nicht, dass Unternehmen bereits Anwendungen aus der Cloud zurück ins eigene Rechenzentrum holen. Die folgenden Beispiele zeigen, dass und wie eine Modernisierung der IT mit abgespeckten Abo-Diensten bzw. ganz ohne Cloud funktioniert.

Hybrid statt Cloud: 23 Prozent IT-Kosten bei Software-Lizenzen gespart

Die Konstruktionsgruppe Bauen AG ist ein Ingenieurbüro mit 140 Beschäftigten. Die IT- Ausstattung mit PC-Arbeitsplätzen, Notebooks, Tablets, Handys, Servern und CAL ist naturgemäß Microsoft-lastig. Das wurde über die Jahre teuer, weshalb IT-Leiter Pascal König auf gebrauchte Microsoft-Lizenzen umstieg. Die bewährten sich schon bald in einem Audit; vor allem aber budgetär, weil sie nur etwa ein Drittel des Preises neuer Lizenzen kosten.

Die Konstruktionsgruppe Bauen agiert grundsätzlich nachhaltig. Mit gebrauchter Software und teilweise refurbished Laptops konnte das auch IT-seitig umgesetzt werden. Dennoch stand irgendwann an, die sieben Standorte zu vernetzen, remote Arbeitende anzubinden und Microsoft Teams für Video-Konferenzen bereitzustellen. Pascal König wandte sich an die VENDOSOFT GmbH, die das Ingenieurbüro schon bei den Gebrauchtlizenzen gut beraten und beliefert hatte. Die Anforderung: Eine mögliche Cloud-Migration sollte kosteneffizient erfolgen und auch weiterhin dem Nachhaltigkeitsgedanken dienen.

Aus der Vielzahl der Microsoft-­Cloud-Modelle empfahl Lizenzberater Fabian Gerum die Kombination von Business Premium mit Power-­BI-Lizenzen. Wo keine Cloud-Lösung erforderlich ist, kommt weiterhin Gebrauchtsoftware zum Einsatz. Ebenso ein SQL Server. Eingefroren auf den Stand von 2017 leistet er erfolgreich, sicher und ohne teure Cloud-Gebühren seinen Dienst im Dokumentenmanagement des Unternehmens.

Kosteneinsparung der hybriden Lösung: 23 Prozent gegenüber dem UVP von Microsoft.

Software-Lizenzen: Ohne Cloud geht auch – wenn es muss

Ganz anderen Herausforderungen sah sich der IT-Leiter dreier großer Autohäuser gegenüber. Um die Kosten für die Ausstattung von 200 Computerarbeitsplätzen zu minimieren, entschied man sich auch hier für den Bezug gebrauchter Microsoft-­Lizenzen. 2021 gab es dann unverhofft Probleme: Microsoft wollte die Terminal Server vom Markt nehmen beziehungsweise Office nicht mehr für neue Server-Versionen anbieten. Einzige Alternative: Mietmodelle.

Doch in die Cloud zu routen, wäre laut Sebastian Böhme vom Autohaus am Sachsenring nicht einfach möglich gewesen. Der Grund liegt in der Anbindung an das VW-Partnernetzwerk, das keine Microsoft-Cloud-Lösungen zulässt. Ein Problem, das alle VW- und Audi-Partner haben. Wie auch all jene Unternehmen, die infrastrukturell bedingt ohne Cloud auskommen müssen.

Dem IT-Leiter stand Joyce Studier zur Seite. SAM-Spezialistin und Microsoft Licensing Professional. Ihr Ansatz, der das Cloud-Problem löste, sieht Terminal-Server-Lizenzen und Microsoft Office 2019 vor. Eine Lösung, die noch Jahre so genutzt werden kann: Office 2019 wird bis Oktober 2025 mit Sicherheits-Updates versorgt, Datacenter 2019 bis Januar 2029. Kosteneinsparungen im 6-stelligen EURO-Bereich

Volle Kontrolle und ordentlich gespart

Dann wieder gibt es Organisationen, die ihre IT selbstbestimmt verwalten möchten und denen Cloud-Anbindungen keinen Mehrwert bringen. So wie der in Deutschland ansässige Spezialpapierhersteller Mitsubishi HiTec Paper Europe. Stefan Düe ist hier für die IT-Systeme und Netzwerke verantwortlich und betreut etwa 400 Arbeitsplätze. Der stetig wachsende Bedarf an Betriebssystemen, Anwendungssoftware und Servern von Microsoft summierte sich. Man wechselte von Volumenlizenzverträgen zunächst auf Einzellizenzen einschließlich OEM-Produkten und ist mittlerweile mit gebrauchter Software optimal ausgestattet.

Kostenersparnis: 60 Prozent

Für jedes Unternehmen gibt es IT-Modelle für eine Digita­lisierung und Modernisierung ohne die Gefahr explodierender Abogebühren. Eine Beratung zum Thema Software-Lizenzen lohnt sich, um nicht irgendwann aus allen Wolken zu fallen!

Der Autor Björn Orth ist CEO und Lizenzoptimierer von Vendosoft.